Quando il custode se ne va: come conservare in azienda le conoscenze sugli impianti

A fine marzo il custode va in pensione. Era in azienda da ventidue anni e in questo tempo si è memorizzato ciò che non è scritto da nessuna parte: che la porta tagliafuoco al secondo piano si chiude solo se la si solleva. Che la ditta incaricata dei portoni avvolgibili passa ogni anno in aprile, senza che nessuno la chiami. Che la chiave del locale caldaia è appesa alla bacheca dietro la porta dell'officina. E che il contratto con la ditta di ventilazione dovrebbe essere disdetto entro fine giugno, se si vuole cambiare.

La sua successora inizia il 1° aprile. Il passaggio di consegne dura due pomeriggi, di cui uno salta a causa di un guasto al riscaldamento. Ciò che manca dopo, l'azienda non lo nota subito, ma in autunno, quando la polizia del fuoco chiede l'ultimo rapporto di controllo dell'impianto di rilevazione incendi e nessuno sa in quale raccoglitore si trovi.

Questo articolo mostra quali conoscenze si perdono in caso di avvicendamento del personale, come preparare il passaggio di consegne prima che sia necessario e perché i documenti appartengono all'impianto e non alla testa di una persona.

Ciò che esiste solo nella testa

Le conoscenze di un custode esperto si possono ordinare in cinque gruppi. Ogni gruppo ha il proprio luogo in cui deve essere documentato:

• Inventario: quali impianti esistono, dove si trovano e come si chiamano. «Il compressore in fondo a sinistra» non è un'indicazione di luogo per la successora.
• Obblighi e termini: quale impianto deve essere controllato quando, da chi e quando è avvenuto l'ultima volta.
• Contratti e persone di contatto: quale ditta è competente per cosa, chi chiamare e fino a quando un contratto può essere disdetto.
• Particolarità: la porta che s'inceppa. Il filtro che va cambiato ogni tre mesi invece che ogni sei, perché nel capannone c'è polvere. Il riscaldamento che dopo un'interruzione di corrente deve essere riconfermato a mano.
• Chiavi e accessi: chiavi, codici di portoni e impianto d'allarme, accessi ai portali web dei fornitori.

I primi tre gruppi sono dati. Si possono registrare in un elenco o in un sistema e vi restano quando la persona se ne va. Il quarto gruppo è esperienza: si può salvare solo se qualcuno la annota come osservazione sull'impianto interessato. Il quinto va in un registro delle chiavi e in un gestore di password, non in un elenco degli impianti.

Preparare il passaggio di consegne prima che sia necessario

Il tempo per un passaggio di consegne è poco. Chi si dimette dopo dieci anni di servizio ha, secondo il Codice delle obbligazioni, un termine di disdetta di tre mesi; nel primo anno di servizio è di uno (OR Art. 335c; sono possibili diversi accordi scritti). Dopo aver detratto ferie e attività quotidiane, spesso restano pochi giorni per ciò che richiederebbe settimane. E in caso di infortunio o lunga malattia non c'è alcun passaggio di consegne.

Per questo la documentazione va integrata nella quotidianità, non collocata alla fine di un rapporto di lavoro. Si è rivelato efficace un giro per edificio, una volta all'anno, con una seconda persona:

1. Percorrere stanza per stanza e registrare ogni impianto con designazione, numero e ubicazione. Una foto della targhetta evita di cercare in seguito costruttore e anno di costruzione.
2. Per ogni impianto annotare quale controllo o manutenzione richiede, chi la esegue e quando è stata effettuata l'ultima volta.
3. Scrivere le particolarità come breve osservazione sull'impianto, non in un quaderno separato.
4. Registrare subito i punti aperti come ordine di lavoro, invece di sbrigarli «la prossima volta».

Come da un giro del genere nasce un piano di controllo completo è descritto nell'articolo Einen Prüfplan für die eigenen Liegenschaften aufbauen.

Il Codice delle obbligazioni prevede del resto un obbligo che qui è utile: i lavoratori consegnano al datore di lavoro ciò che producono nell'esercizio della loro attività (OR Art. 321b cpv. 2) e, alla fine del rapporto di lavoro, ciascuna parte restituisce all'altra ciò che ha ricevuto per suo conto (OR Art. 339a). Anche un elenco di manutenzione tenuto di propria iniziativa sul portatile privato deve quindi essere consegnato. È più semplice se non nasce nemmeno lì.

I documenti appartengono all'impianto

In molte aziende la documentazione si trova nel raccoglitore del locale tecnico: istruzioni per l'uso, schemi, rapporti di controllo, offerte. Finché una persona sa quale raccoglitore contiene cosa, funziona. Dopo, il raccoglitore diventa un archivio in cui nessuno cerca più.

Due regole rendono i documenti indipendenti dalle persone:

• Ogni documento ha un posto nell'inventario. Il rapporto di controllo dell'illuminazione di sicurezza è collegato all'illuminazione di sicurezza, la planimetria al piano, il contratto di manutenzione alla ditta e agli impianti che copre.
• La prova nasce con il lavoro. Chi conclude un controllo archivia il rapporto nello stesso passaggio. Una pila «da sistemare» è una lacuna che emerge al più tardi in occasione di un'ispezione.

Per le attrezzature di lavoro come scale, portoni o carrelli elevatori, l'Ordinanza sulla prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali richiede espressamente che la manutenzione sia documentata (VUV Art. 32b). Un controllo non annotato non può più essere comprovato dopo un cambio di persona.

Contratti e termini di disdetta

I contratti di manutenzione spesso proseguono in silenzio. Alcuni si rinnovano automaticamente di un anno se non vengono disdetti per tempo: il termine è indicato nel contratto, non nella legge. Chi ha stipulato il contratto lo conosce. Chi lo rileva spesso lo scopre troppo tardi.

Annotate quindi per ogni contratto quattro dati:

Dato	Esempio
Ditta e persona di contatto	Tore-Service AG, signora Keller, numero diretto
Cosa copre il contratto	tutti i portoni motorizzati nei capannoni 1 e 2
Durata e rinnovo	fino al 31.12., si rinnova di un anno
Disdicibile entro	30.09. (tre mesi prima della scadenza)

I dati dell'esempio sono inventati. Decisiva è l'ultima riga: la data entro la quale si può disdire va inserita come scadenza nel calendario dell'azienda, non in quello di una persona.

Competenze invece di persone

Un elenco in cui per ogni impianto compare «Hans» è obsoleto il giorno della sua uscita. È più solido assegnare i compiti a un ruolo o a un gruppo, ad esempio «Custodia», «Tecnica capannone 2», «Elettricista esterno», e assegnare le persone a quel ruolo. Al cambio si modifica quindi un'assegnazione, non duecento voci.

Altrettanto importante è la sostituzione. Quando la persona competente è in ferie, qualcun altro deve vedere cosa scade questa settimana. E quando qualcuno lascia l'azienda, il suo accesso a sistemi e portali viene bloccato l'ultimo giorno di lavoro, dopo che i suoi ordini aperti sono stati ridistribuiti, non prima.

Promemoria: ciò che sa una sola persona, l'azienda non lo sa. Documentate impianti, termini, contratti e particolarità dove la successora li trovi il primo giorno.

Questo articolo è un'informazione generale e non costituisce consulenza legale. Nel singolo caso valgono le disposizioni e le prescrizioni dell'ente competente, nonché il Suo contratto di lavoro.

Come Fristo aiuta in questo

In Fristo le conoscenze sono legate all'inventario, non a una persona: ogni impianto ha ubicazione, numero e osservazioni, e piani e verbali di controllo sono archiviati come documenti presso l'edificio, l'impianto o l'ordine di lavoro. I contratti di manutenzione compaiono con durata e termine di disdetta in un elenco ordinato per data di disdetta, e su ogni impianto interessato è indicato «disdire entro» con la data. Gli ordini possono essere assegnati a un gruppo invece che a una persona; chi lascia l'azienda viene disattivato e disconnesso subito da tutte le sessioni.

Fonti

• Codice delle obbligazioni (OR), SR 220, Art. 321b, 335c e 339a — Cancelleria federale, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de
• Ordinanza sulla prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali (VUV), SR 832.30, Art. 32b — Cancelleria federale, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de