Khi nhân viên quản lý toà nhà ra đi: giữ lại kiến thức về thiết bị cho doanh nghiệp

Cuối tháng Ba, nhân viên quản lý toà nhà (Hauswart) nghỉ việc. Ông đã làm việc hai mươi hai năm tại đơn vị, và trong thời gian đó ông ghi nhớ những điều không nơi nào ghi lại: rằng cửa chống cháy ở tầng hai chỉ đóng được nếu nhấc nó lên. Rằng công ty bảo trì cửa cuốn năm nào cũng đến vào tháng Tư mà không cần ai gọi. Rằng chìa khoá phòng lò sưởi treo trên tấm bảng sau cửa xưởng. Và rằng nếu muốn đổi nhà cung cấp, hợp đồng với công ty thông gió phải được chấm dứt chậm nhất vào cuối tháng Sáu.

Người kế nhiệm của ông bắt đầu làm việc từ ngày 1 tháng Tư. Việc bàn giao kéo dài hai buổi chiều, trong đó một buổi bị huỷ vì hệ thống sưởi gặp sự cố. Những gì còn thiếu sau đó, doanh nghiệp không nhận ra ngay — mà đến mùa thu, khi cơ quan phòng cháy chữa cháy (Feuerpolizei) hỏi biên bản kiểm tra gần nhất của hệ thống báo cháy và không ai biết nó nằm trong tập hồ sơ nào.

Bài viết này cho thấy kiến thức nào bị mất khi thay đổi nhân sự, cách chuẩn bị bàn giao trước khi cần đến, và vì sao tài liệu phải gắn với thiết bị chứ không nằm trong đầu một người.

Những gì chỉ nằm trong đầu

Kiến thức của một nhân viên quản lý toà nhà giàu kinh nghiệm có thể chia thành năm nhóm. Mỗi nhóm có nơi riêng để lưu lại:

• Danh mục thiết bị: Có những thiết bị nào, đặt ở đâu và gọi là gì. „Chiếc máy nén phía sau bên trái“ không phải là thông tin vị trí đối với người kế nhiệm.
• Nghĩa vụ và thời hạn: Thiết bị nào phải được kiểm tra khi nào, do ai thực hiện, và lần gần nhất diễn ra khi nào.
• Hợp đồng và người liên hệ: Công ty nào phụ trách việc gì, gọi cho ai ở đó và hợp đồng có thể chấm dứt đến khi nào.
• Đặc điểm riêng: Cánh cửa bị kẹt. Bộ lọc phải thay ba tháng một lần thay vì sáu tháng vì nhà xưởng nhiều bụi. Hệ thống sưởi phải xác nhận thủ công sau khi mất điện.
• Chìa khoá và quyền truy cập: Chìa khoá, mã cho cổng và hệ thống báo động, tài khoản truy cập cổng web của nhà cung cấp.

Ba nhóm đầu là dữ liệu. Chúng có thể được ghi vào một danh sách hoặc một hệ thống và vẫn ở đó khi người phụ trách ra đi. Nhóm thứ tư là kinh nghiệm — chỉ cứu được nếu có người ghi lại dưới dạng ghi chú tại thiết bị liên quan. Nhóm thứ năm thuộc về sổ quản lý chìa khoá và kho lưu mật khẩu, không thuộc danh sách thiết bị.

Chuẩn bị bàn giao trước khi cần đến

Thời gian dành cho bàn giao rất ngắn. Người nghỉ việc sau mười năm làm việc có thời hạn báo trước ba tháng theo Bộ luật Nghĩa vụ (Obligationenrecht), còn trong năm làm việc đầu tiên là một tháng (OR Art. 335c; có thể thoả thuận khác bằng văn bản). Sau khi trừ ngày nghỉ phép và công việc thường ngày, thường chỉ còn vài ngày cho việc lẽ ra cần nhiều tuần. Còn nếu xảy ra tai nạn hoặc ốm dài ngày thì hoàn toàn không có bàn giao.

Vì vậy, việc ghi chép cần là một phần của công việc hằng ngày, chứ không phải ở cuối quan hệ lao động. Cách đã được chứng minh hiệu quả là mỗi năm một lần đi kiểm tra từng toà nhà cùng một người thứ hai:

1. Đi từng phòng và ghi nhận mỗi thiết bị cùng tên gọi, số hiệu và vị trí. Một bức ảnh chụp nhãn thiết bị giúp đỡ mất công tìm nhà sản xuất và năm sản xuất sau này.
2. Với mỗi thiết bị, ghi lại cần kiểm tra hoặc bảo trì gì, ai thực hiện và lần gần nhất diễn ra khi nào.
3. Ghi các đặc điểm riêng thành ghi chú ngắn tại thiết bị — không ghi vào một cuốn sổ tay riêng.
4. Ghi nhận ngay các việc còn tồn đọng thành lệnh công việc, thay vì xử lý „lần sau“.

Cách biến một vòng kiểm tra như vậy thành một kế hoạch kiểm tra hoàn chỉnh được mô tả trong bài Xây dựng kế hoạch kiểm tra cho các bất động sản của bạn.

Nhân tiện, Bộ luật Nghĩa vụ có một quy định hữu ích ở đây: người lao động phải giao lại cho người sử dụng lao động những gì họ tạo ra khi thực hiện công việc (OR Art. 321b Abs. 2), và khi chấm dứt quan hệ lao động, mỗi bên phải trả lại cho bên kia những gì đã nhận cho phần của bên đó (OR Art. 339a). Do đó, ngay cả danh sách bảo trì tự lập trên máy tính xách tay cá nhân cũng phải được giao lại. Sẽ đơn giản hơn nếu nó không được tạo ra ở đó ngay từ đầu.

Tài liệu phải gắn với thiết bị

Ở nhiều doanh nghiệp, hồ sơ nằm trong tập hồ sơ ở phòng kỹ thuật: hướng dẫn vận hành, sơ đồ, biên bản kiểm tra, báo giá. Chừng nào có một người biết tập nào chứa gì thì cách này còn hiệu quả. Sau đó, tập hồ sơ trở thành một kho lưu trữ mà không ai còn tìm kiếm.

Hai nguyên tắc giúp tài liệu không phụ thuộc vào con người:

• Mỗi tài liệu có một vị trí trong danh mục thiết bị. Biên bản kiểm tra đèn chiếu sáng an toàn gắn với đèn chiếu sáng an toàn, bản vẽ mặt bằng gắn với tầng, hợp đồng bảo trì gắn với công ty và các thiết bị mà hợp đồng bao gồm.
• Bằng chứng được tạo ra cùng với công việc. Ai hoàn tất một lần kiểm tra thì lưu biên bản ngay trong cùng bước đó. Một chồng giấy „chờ xếp“ là một lỗ hổng, và chậm nhất sẽ bị phát hiện khi có đợt kiểm tra.

Đối với phương tiện lao động như thang, cửa cổng hoặc xe nâng, Quy định về phòng ngừa tai nạn và bệnh nghề nghiệp yêu cầu rõ ràng phải lập tài liệu về việc bảo dưỡng (VUV Art. 32b). Một lần kiểm tra không được ghi lại thì sau khi thay đổi nhân sự sẽ không còn chứng minh được nữa.

Hợp đồng và thời hạn chấm dứt

Hợp đồng bảo trì thường lặng lẽ tiếp tục. Một số hợp đồng tự động gia hạn thêm một năm nếu không được chấm dứt đúng hạn — thời hạn này ghi trong hợp đồng, không phải trong luật. Người đã ký hợp đồng thì biết. Người tiếp quản thường phát hiện quá muộn.

Vì vậy, hãy ghi lại bốn thông tin cho mỗi hợp đồng:

Thông tin	Ví dụ
Công ty và người liên hệ	Tore-Service AG, bà Keller, số máy lẻ trực tiếp
Phạm vi hợp đồng	tất cả cổng vận hành bằng động cơ tại nhà xưởng 1 và 2
Thời hạn và gia hạn	đến 31.12., gia hạn thêm một năm
Có thể chấm dứt đến	30.09. (ba tháng trước khi hết hạn)

Các thông tin trong ví dụ là hư cấu. Điều quyết định là dòng cuối cùng: ngày chót có thể chấm dứt hợp đồng phải được đưa vào lịch của doanh nghiệp như một thời điểm cần xử lý — không phải vào lịch của một cá nhân.

Phân công theo trách nhiệm thay vì theo cá nhân

Một danh sách ghi „Hans“ ở mọi thiết bị sẽ lỗi thời ngay ngày ông ấy nghỉ việc. Bền vững hơn là gán nhiệm vụ cho một vai trò hoặc một nhóm — „Quản lý toà nhà“, „Kỹ thuật nhà xưởng 2“, „Điện bên ngoài“ — rồi chỉ định các cá nhân vào vai trò đó. Khi có thay đổi, chỉ một phân công thay đổi, chứ không phải hai trăm mục.

Việc có người thay thế cũng quan trọng không kém. Khi người phụ trách đi nghỉ, phải có người khác thấy được những gì đến hạn trong tuần này. Và khi ai đó rời doanh nghiệp, quyền truy cập hệ thống và cổng thông tin của họ bị khoá vào ngày làm việc cuối cùng — sau khi các lệnh công việc còn mở của họ đã được phân công lại, chứ không phải trước đó.

Ghi nhớ: Những gì chỉ một người biết thì doanh nghiệp không biết. Hãy ghi lại thiết bị, thời hạn, hợp đồng và đặc điểm riêng ở nơi người kế nhiệm tìm thấy ngay trong ngày đầu tiên.

Bài viết này là thông tin chung và không phải tư vấn pháp lý. Trong từng trường hợp cụ thể, các quy định và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cũng như hợp đồng lao động của bạn sẽ được áp dụng.

Fristo hỗ trợ như thế nào

Trong Fristo, kiến thức gắn với danh mục thiết bị chứ không gắn với một người: mỗi thiết bị có vị trí, số hiệu và ghi chú, các bản vẽ và biên bản kiểm tra được lưu dưới dạng tài liệu tại toà nhà, thiết bị hoặc lệnh công việc. Hợp đồng bảo trì được liệt kê cùng thời hạn và hạn chấm dứt trong một danh sách sắp xếp theo ngày chấm dứt, và tại mỗi thiết bị liên quan có dòng „chấm dứt đến“ kèm ngày. Lệnh công việc có thể giao cho một nhóm thay vì một người; người rời doanh nghiệp sẽ bị vô hiệu hoá và lập tức bị đăng xuất khỏi mọi phiên làm việc.

Nguồn

• Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 321b, 335c và 339a — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de
• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, Art. 32b — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de