Quand le concierge part : comment conserver le savoir sur les installations

Fin mars, le concierge s'en va. Il a passé vingt-deux ans dans l'entreprise, et pendant ce temps, il a retenu ce qui n'est écrit nulle part : que la porte coupe-feu du deuxième étage ne se ferme que si on la soulève. Que l'entreprise chargée des portes roulantes vient chaque année en avril, sans que personne ne l'appelle. Que la clé du local de chauffage est accrochée au tableau derrière la porte de l'atelier. Et que le contrat avec l'entreprise de ventilation devrait être résilié d'ici fin juin si l'on veut changer.

Sa successeure commence le 1er avril. La passation dure deux après-midi, dont l'un saute à cause d'une panne du chauffage. Ce qui manquera ensuite, l'entreprise ne le remarque pas tout de suite, mais en automne, quand la police du feu demande le dernier rapport de contrôle de l'installation de détection d'incendie et que personne ne sait dans quel classeur il se trouve.

Cet article montre quel savoir se perd lors d'un changement de personnel, comment préparer la passation avant qu'elle ne soit nécessaire, et pourquoi les documents doivent être rattachés à l'installation et non à la tête d'une personne.

Ce qui n'existe que dans les têtes

Le savoir d'un concierge expérimenté peut se ranger en cinq groupes. Chaque groupe a son propre endroit où il doit être consigné :

• Inventaire : quelles installations existent, où elles se trouvent et comment elles s'appellent. « Le compresseur au fond à gauche » n'est pas une indication de lieu pour la successeure.
• Obligations et délais : quelle installation doit être contrôlée quand, par qui, et quand cela a été fait pour la dernière fois.
• Contrats et interlocuteurs : quelle entreprise est responsable de quoi, qui y appeler et jusqu'à quand un contrat peut être résilié.
• Particularités : la porte qui coince. Le filtre qui doit être changé tous les trois mois au lieu de tous les six, parce que le hall est poussiéreux. Le chauffage qui, après une panne de courant, doit être acquitté manuellement.
• Clés et accès : clés, codes des portails et de l'alarme, accès aux portails web des fournisseurs.

Les trois premiers groupes sont des données. Elles peuvent être saisies dans une liste ou un système et y restent quand la personne part. Le quatrième groupe relève de l'expérience : elle ne peut être sauvée que si quelqu'un l'inscrit sous forme de remarque sur l'installation concernée. Le cinquième a sa place dans un registre des clés et un gestionnaire de mots de passe, pas dans une liste d'installations.

Préparer la passation avant qu'elle ne soit nécessaire

Le temps pour une passation est court. Après dix ans de service, le délai de résiliation est de trois mois selon le Code des obligations, et d'un mois la première année de service (CO art. 335c ; des accords écrits dérogatoires sont possibles). Une fois déduits les vacances et le quotidien, il reste souvent peu de jours pour ce qui demanderait des semaines. Et en cas d'accident ou de longue maladie, il n'y a pas de passation du tout.

C'est pourquoi la consignation doit faire partie du quotidien, et non de la fin d'un contrat de travail. Une ronde par bâtiment, une fois par an, avec une seconde personne, a fait ses preuves :

1. Parcourir pièce par pièce et saisir chaque installation avec désignation, numéro et emplacement. Une photo de la plaque signalétique évite de chercher plus tard le fabricant et l'année de construction.
2. Pour chaque installation, consigner quel contrôle ou quelle maintenance elle nécessite, qui l'effectue et quand elle a eu lieu pour la dernière fois.
3. Écrire les particularités en courte remarque sur l'installation, et non dans un carnet séparé.
4. Saisir immédiatement les points ouverts sous forme de mandat, au lieu de les régler « la prochaine fois ».

L'article Einen Prüfplan für die eigenen Liegenschaften aufbauen décrit comment une telle ronde devient un plan de contrôle complet.

Le Code des obligations prévoit d'ailleurs une obligation qui aide ici : le travailleur remet à l'employeur tout ce qu'il produit dans l'exercice de son activité (CO art. 321b al. 2), et à la fin des rapports de travail, chaque partie restitue à l'autre ce qu'elle a reçu pour le compte de celle-ci (CO art. 339a). Une liste de maintenance tenue par soi-même sur un ordinateur portable privé doit donc aussi être remise. Il est plus simple qu'elle n'y soit pas créée du tout.

Les documents appartiennent à l'installation

Dans beaucoup d'entreprises, les documents se trouvent dans le classeur du local technique : notices d'utilisation, schémas, rapports de contrôle, offres. Tant qu'une personne sait quel classeur contient quoi, cela fonctionne. Ensuite, le classeur devient une archive où plus personne ne cherche.

Deux règles rendent les documents indépendants des personnes :

• Chaque document a une place dans l'inventaire. Le rapport de contrôle de l'éclairage de sécurité est rattaché à l'éclairage de sécurité, le plan d'étage à l'étage, le contrat de maintenance à l'entreprise et aux installations qu'il couvre.
• La preuve naît avec le travail. Celui qui termine un contrôle classe le rapport dans la même étape. Une pile « à classer » est une lacune qui se remarque au plus tard lors d'un contrôle.

Pour les équipements de travail comme les échelles, les portes ou les chariots élévateurs, l'ordonnance sur la prévention des accidents et des maladies professionnelles exige expressément que la maintenance soit documentée (OPA art. 32b). Un contrôle qui n'est pas consigné par écrit ne peut plus être prouvé après un changement de personnel.

Contrats et délais de résiliation

Les contrats de maintenance se poursuivent souvent tacitement. Certains se prolongent automatiquement d'un an s'ils ne sont pas résiliés à temps ; le délai figure dans le contrat, pas dans la loi. Celui qui a conclu le contrat le connaît. Celui qui le reprend le découvre souvent trop tard.

Consignez donc quatre informations pour chaque contrat :

Information	Exemple
Entreprise et interlocuteur	Tore-Service AG, Mme Keller, ligne directe
Ce que couvre le contrat	toutes les portes motorisées des halles 1 et 2
Durée et prolongation	jusqu'au 31.12., prolongation d'un an
Résiliable jusqu'au	30.09. (trois mois avant l'échéance)

Les indications de l'exemple sont fictives. La dernière ligne est déterminante : la date limite de résiliation doit figurer comme échéance dans le calendrier de l'entreprise, et non dans celui d'une personne.

Des responsabilités plutôt que des personnes

Une liste où figure « Hans » pour chaque installation devient obsolète le jour de son départ. Il est plus robuste d'attribuer les tâches à un rôle ou à un groupe — « Conciergerie », « Technique halle 2 », « Électricité externe » — et d'affecter les personnes à ce rôle. Lors d'un changement, une seule attribution change, et non deux cents entrées.

La suppléance est tout aussi importante. Lorsque la personne responsable est en vacances, quelqu'un d'autre doit voir ce qui arrive à échéance cette semaine. Et lorsque quelqu'un quitte l'entreprise, son accès aux systèmes et aux portails est bloqué le dernier jour de travail, une fois ses mandats ouverts réattribués, pas avant.

À retenir : ce que seule une personne sait, l'entreprise ne le sait pas. Consignez les installations, les délais, les contrats et les particularités là où la successeure les trouvera dès le premier jour.

Cet article est une information générale et ne constitue pas un conseil juridique. Dans chaque cas particulier, les prescriptions et les exigences de l'organe compétent ainsi que votre contrat de travail s'appliquent.

Comment Fristo vous aide

Dans Fristo, le savoir est rattaché à l'inventaire, et non à une personne : chaque installation a un emplacement, un numéro et des remarques, les plans et les procès-verbaux de contrôle sont classés comme documents au niveau du bâtiment, de l'installation ou du mandat. Les contrats de maintenance figurent avec leur durée et leur délai de résiliation dans une liste triée selon la date de résiliation, et sur chaque installation concernée apparaît « résilier jusqu'au » avec la date. Les mandats peuvent être attribués à un groupe plutôt qu'à une personne ; celui qui quitte l'entreprise est désactivé et immédiatement déconnecté de toutes les sessions.

Sources

• Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 321b, 335c et 339a — Chancellerie fédérale, Fedlex : fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de
• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, Art. 32b — Chancellerie fédérale, Fedlex : fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de