Når viceværten går: Sådan bliver viden om anlæggene i virksomheden

Til udgangen af marts stopper viceværten. Han har været i virksomheden i toogtyve år, og i den tid har han husket det, som ikke står nogen steder: at branddøren på 2. sal kun lukker, hvis man løfter den. At firmaet kommer og servicerer rulleportene hvert år i april, uden at nogen ringer. At nøglen til fyrrummet hænger på tavlen bag værkstedsdøren. Og at kontrakten med ventilationsfirmaet skulle opsiges senest ved udgangen af juni, hvis man vil skifte.

Hans efterfølger starter den 1. april. Overdragelsen varer to eftermiddage, og den ene aflyses på grund af en fejl på varmeanlægget. Hvad der mangler bagefter, mærker virksomheden ikke med det samme – men om efteråret, når brandpolitiet spørger efter den seneste prøvningsrapport for brandalarmanlægget, og ingen ved, i hvilken mappe den ligger.

Dette indlæg viser, hvilken viden der går tabt ved et personaleskift, hvordan du forbereder overdragelsen, før den bliver nødvendig, og hvorfor dokumenter hører til anlægget og ikke i hovedet på en enkelt person.

Det, der kun står i hovedet

En erfaren vicevært's viden kan inddeles i fem grupper. Hver gruppe har sit eget sted, hvor den skal nedskrives:

• Beholdning: Hvilke anlæg der findes, hvor de står, og hvad de hedder. „Kompressoren bagved til venstre“ er ikke en stedsangivelse for efterfølgeren.
• Pligter og frister: Hvilket anlæg der skal efterses hvornår, af hvem, og hvornår det sidst skete.
• Kontrakter og kontaktpersoner: Hvilket firma der er ansvarligt for hvad, hvem man ringer til der, og hvornår en kontrakt senest kan opsiges.
• Særheder: Døren, der sidder fast. Filteret, der skal skiftes hver tredje måned i stedet for hver sjette, fordi der er støv i hallen. Varmeanlægget, der efter et strømsvigt skal kvitteres manuelt.
• Nøgler og adgange: Nøgler, koder til porte og alarmanlæg, adgange til leverandørers webportaler.

De første tre grupper er data. De kan registreres i en liste eller et system og bliver der, når personen går. Den fjerde gruppe er erfaring – den kan kun reddes, hvis nogen skriver den som bemærkning på det pågældende anlæg. Den femte hører hjemme i en nøgleoversigt og en adgangskodeadministrator, ikke i en anlægsliste.

Forbered overdragelsen, før den bliver nødvendig

Tiden til en overdragelse er kort. Opsiger man efter ti års ansættelse, er opsigelsesfristen efter Obligationenrecht tre måneder, i første ansættelsesår er den én (OR Art. 335c; afvigende skriftlige aftaler er mulige). Efter fradrag af ferie og hverdag er der ofte kun få dage tilbage til det, der egentlig kræver uger. Og ved en ulykke eller langvarig sygdom er der slet ingen overdragelse.

Derfor hører nedskrivningen til i hverdagen, ikke til slutningen af et ansættelsesforhold. En rundtur pr. bygning en gang om året sammen med en anden person har vist sig at fungere:

1. Gå rum for rum igennem og registrer hvert anlæg med betegnelse, nummer og placering. Et foto af typeskiltet sparer senere ledetid efter producent og byggeår.
2. Notér for hvert anlæg, hvilken prøvning eller vedligeholdelse det kræver, hvem der udfører den, og hvornår den sidst fandt sted.
3. Skriv særheder som en kort bemærkning på anlægget – ikke i en separat notesbog.
4. Registrér åbne punkter straks som opgave i stedet for at ordne dem „næste gang“.

Hvordan sådan en rundtur bliver til en komplet prøvningsplan, beskriver indlægget Einen Prüfplan für die eigenen Liegenschaften aufbauen.

Obligationenrecht kender i øvrigt en pligt, som hjælper her: Arbejdstagere afleverer til arbejdsgiveren, hvad de frembringer i udøvelsen af deres arbejde (OR Art. 321b Abs. 2), og ved ophør af ansættelsesforholdet afleverer hver part til den anden, hvad vedkommende har modtaget for dennes regning (OR Art. 339a). Også en selvført vedligeholdelsesliste på den private bærbare skal derfor afleveres. Det er nemmere, hvis den slet ikke opstår der.

Dokumenter hører til anlægget

I mange virksomheder ligger dokumenterne i en mappe i teknikrummet: betjeningsvejledninger, diagrammer, prøvningsrapporter, tilbud. Så længe én person ved, hvilken mappe der indeholder hvad, fungerer det. Bagefter bliver mappen til et arkiv, som ingen længere søger i.

To regler gør dokumenter uafhængige af personer:

• Hvert dokument har et sted i beholdningen. Prøvningsrapporten for nødbelysningen hører til nødbelysningen, grundplanen til etagen, vedligeholdelseskontrakten til firmaet og de anlæg, den dækker.
• Dokumentationen opstår sammen med arbejdet. Den, der afslutter en prøvning, lægger rapporten ind i samme trin. En bunke „skal stadig sorteres“ er et hul, som senest ved en kontrol bliver opdaget.

For arbejdsmidler som stiger, porte eller gaffeltrucks kræver Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten udtrykkeligt, at vedligeholdelsen dokumenteres (VUV Art. 32b). En kontrol, der ikke er skrevet ned, kan ikke dokumenteres efter et skifte.

Kontrakter og opsigelsesfrister

Vedligeholdelseskontrakter løber ofte stille videre. Nogle forlænges automatisk med et år, hvis de ikke opsiges i tide – fristen står i kontrakten, ikke i loven. Den, der har indgået kontrakten, kender den. Den, der overtager den, opdager den ofte for sent.

Notér derfor fire oplysninger for hver kontrakt:

Oplysning	Eksempel
Firma og kontaktperson	Tore-Service AG, fru Keller, direkte nummer
Hvad kontrakten dækker	alle motordrevne porte i hal 1 og 2
Løbetid og forlængelse	til 31.12., forlænges med et år
Kan opsiges senest	30.09. (tre måneder før udløb)

Oplysningerne i eksemplet er opdigtede. Afgørende er den sidste række: Datoen, hvortil der senest kan opsiges, hører som frist hjemme i virksomhedens kalender – ikke i en enkelt persons.

Ansvarsområder i stedet for personer

En liste, hvor der ved hvert anlæg står „Hans“, er forældet den dag, han stopper. Mere robust er det at tildele opgaver til en rolle eller en gruppe – „Vicevært“, „Teknik hal 2“, „Ekstern el“ – og tildele personerne til denne rolle. Ved et skifte ændres så én tildeling, ikke to hundrede poster.

Lige så vigtig er stedfortræderordningen. Når den ansvarlige er på ferie, skal en anden kunne se, hvad der forfalder denne uge. Og når nogen forlader virksomheden, spærres vedkommendes adgang til systemer og portaler på sidste arbejdsdag – efter at vedkommendes åbne opgaver er blevet omfordelt, ikke før.

Husk: Det, kun én person ved, ved virksomheden ikke. Nedskriv anlæg, frister, kontrakter og særheder der, hvor efterfølgeren finder dem den første dag.

Dette indlæg er generel information og ikke juridisk rådgivning. I det enkelte tilfælde gælder forskrifterne og kravene fra den kompetente myndighed samt din ansættelseskontrakt.

Sådan hjælper Fristo

I Fristo knytter viden sig til beholdningen, ikke til en person: Hvert anlæg har placering, nummer og bemærkninger, planer og prøvningsprotokoller ligger som dokumenter ved bygningen, anlægget eller opgaven. Vedligeholdelseskontrakter står med løbetid og opsigelsesfrist i en liste sorteret efter opsigelsestidspunkt, og ved hvert berørt anlæg står „opsig senest“ med dato. Opgaver kan tildeles en gruppe i stedet for en person; den, der forlader virksomheden, deaktiveres og logges straks ud af alle sessioner.

Kilder

• Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 321b, 335c og 339a — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de
• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, Art. 32b — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de