Informativa sulla protezione dei dati

Titolare del trattamento ai sensi della legge sulla protezione dei dati è:

Fristo — un’offerta di Hoang Nguyen
Hohfurristrasse 24, 8408 Winterthur, Svizzera
datenschutz@fristo.ch

Per i clienti nello SEE: trattiamo i dati dalla Svizzera. L’UE riconosce alla Svizzera un livello adeguato di protezione dei dati.

Questa informativa descrive che cosa facciamo noi stessi con i dati: sul nostro sito web, in occasione dell’accesso, della fatturazione e del supporto.

Per i dati che un’azienda registra in Fristo — anche quelli dei suoi collaboratori e delle ditte esterne e le segnalazioni tramite adesivi QR — il titolare del trattamento è l’azienda. Li trattiamo per suo conto e secondo le sue istruzioni (CG, cifra 8, e accordo sul trattamento dei dati). Per domande al riguardo conviene rivolgersi all’azienda; quanto giunge a noi, lo inoltriamo all’azienda.

Account: nome, indirizzo e-mail, numero di telefono (facoltativo), ruolo, lingua.

Dati aziendali: edifici, impianti, ordini di lavoro, segnalazioni, scadenze di controllo, documenti, foto e planimetrie e i relativi attestati — ossia quanto inserite voi stessi.

Messaggi: i messaggi, le foto e i file che le persone di un’azienda si scambiano sono da noi salvati come dati aziendali per conto dell’azienda. Possono leggerli i membri della conversazione; una conversazione relativa a un ordine di lavoro, tutti coloro che sono autorizzati a vedere tale ordine. L’amministrazione dell’azienda non legge le conversazioni dirette e i gruppi di cui non è membro. Un messaggio eliminato perde subito testo e allegati. Nel browser i messaggi arrivano tramite un servizio di Laravel Cloud a Francoforte, sul telefono tramite Apple (sezione «L’app Fristo»). Vengono conservati finché dura il contratto dell’azienda.

Segnalazioni senza account: chi segnala un guasto tramite un adesivo QR indica un testo e, facoltativamente, nome e indirizzo e-mail — l’indirizzo per sapere come va a finire. Non viene creato alcun account.

Annunci senza account: le ditte esterne annunciano tramite un link il proprio intervento presso un’azienda con il modulo aggiuntivo Accesso e chiavi — con persona di contatto, le persone che vengono e una firma; un’impresa di pulizia conferma il proprio lavoro nel modulo aggiuntivo Pulizia tramite il link del suo tesserino. Responsabile è l’azienda (sezione «Di che cosa risponde l’azienda»); non viene creato alcun account.

Accesso: il momento dell’ultimo accesso, la sessione e i codici di accesso, ciascuno con indirizzo IP (sezione «Registri e indirizzi IP»).

Accettazione delle condizioni: chi apre un account accetta le CG e le condizioni d’uso. Registriamo chi ha accettato quale versione, quando e in quale lingua.

Contratti: se firmate in Fristo un contratto con noi, registriamo a titolo di prova nome, funzione, indirizzo e-mail, momento, indirizzo IP e identificativo del browser.

Fatturazione: indirizzo di fatturazione, livello, fatture e pagamenti. I dati della carta non li vediamo mai. Se scegliete la fattura QR, verifichiamo il numero IDI della vostra azienda nel registro IDI pubblico dell’Ufficio federale di statistica. Registriamo il risultato, la ragione sociale secondo il registro e il momento, e teniamo conto del vostro comportamento di pagamento nei nostri confronti (solleciti). Non interpelliamo alcuna agenzia di informazioni commerciali.

E-mail che ci inviate e la nostra rubrica: chi ci scrive — tramite il modulo di contatto o per e-mail — figura poi nella nostra rubrica, con nome, indirizzo e-mail e quanto ci comunica (ad esempio azienda, telefono, funzione), oltre ai messaggi stessi. Così ritroviamo lo scambio e non ricominciamo ogni volta da capo.

Richieste di informazioni, di cancellazione e di limitazione: registriamo chi ha chiesto che cosa e quando, e che cosa abbiamo fatto — a titolo di prova, in un verbale firmato.

Modulo di contatto e visita delle nostre pagine pubbliche: ciascuno nella propria sezione più sotto.

Per far funzionare l’applicazione: calcolare le scadenze, assegnare gli ordini di lavoro, produrre gli attestati, farvi accedere e avvisarvi. Inoltre per la fatturazione e il supporto, per la sicurezza e per individuare e correggere errori. I vostri dati aziendali non vengono analizzati per altri scopi né venduti a terzi.

A seconda dello scopo:

Esecuzione del contratto (art. 31 cpv. 2 lett. a LPD, art. 6 par. 1 lett. b GDPR) — per l’esercizio dell’applicazione e la fatturazione.

Interesse legittimo (art. 31 cpv. 1 LPD, art. 6 par. 1 lett. f GDPR) — per la sicurezza, la difesa dagli abusi e la ricerca degli errori, il conteggio anonimo delle visualizzazioni di pagina, la protezione antispam nel modulo di contatto e la conservazione dei documenti richiesta dal diritto svizzero.

Consenso (art. 6 par. 1 lett. a GDPR) — esclusivamente per la statistica delle visite con identificativo. Potete revocarlo in qualsiasi momento tramite «Impostazioni cookie» in fondo a ogni pagina; quanto raccolto fino ad allora resta lecito.

Oltre a ciò non facciamo nulla che richiederebbe un consenso: nessun tracciamento pubblicitario, nessun profilo, nessuna trasmissione per scopi altrui. Non adottiamo decisioni individuali automatizzate.

L’applicazione e la banca dati funzionano su server a Francoforte sul Meno (regione eu-central-1), gestiti tramite Laravel Cloud su Amazon Web Services. Lì si trovano anche i salvataggi quotidiani.

I file — foto, documenti, planimetrie, attestati — si trovano in un archivio di Cloudflare (R2) che Laravel Cloud gestisce per noi. La sua ubicazione non è vincolata all’UE.

Dal punto di vista svizzero si tratta di una comunicazione all’estero. Verso gli Stati dello SEE è lecita perché il Consiglio federale riconosce loro un livello adeguato di protezione dei dati (allegato 1 dell’ordinanza sulla protezione dei dati). Che cosa va negli USA e su quale garanzia ci basiamo a tal fine è indicato nella sezione successiva.

Alcuni dei nostri fornitori di servizi hanno sede negli USA e lì possono essere obbligati dalle autorità a consegnare dati. I contratti con loro li obbligano a esaminare tali richieste e a informarci, nella misura in cui la legge lo consente. La trasmissione è cifrata, e noi stessi consegniamo dati solo nella misura in cui la legge ci obbliga a farlo.

Ci avvaliamo di fornitori di servizi che trattano dati per nostro conto. Con ciascuno di essi abbiamo concluso un contratto sul trattamento dei dati per conto terzi.

– Laravel Holdings Inc. (USA) con Laravel Cloud: esercizio dell’applicazione, della banca dati, dell’archivio file e dei salvataggi. A tal fine Laravel si avvale di propri sub-responsabili del trattamento, segnatamente Amazon Web Services (centri di calcolo a Francoforte) e Cloudflare (archivio file e la rete che inoltra ogni richiesta e respinge gli attacchi; in tale ambito viene trattato il vostro indirizzo IP).

– Laravel Nightwatch (anch’esso Laravel Holdings Inc.): monitoraggio degli errori e dei tempi di risposta. Per ogni richiesta vengono registrati l’indirizzo richiamato, il momento, la durata e l’esito, nonché un indirizzo IP accorciato e l’identificativo della persona che ha effettuato l’accesso — non il suo nome, non il suo indirizzo e-mail e non quanto inserite nei moduli. Inoltre i messaggi di errore e l’oggetto delle e-mail inviate. I dati risiedono nell’UE e vengono cancellati dopo 90 giorni.

– cyon GmbH (Basilea, Svizzera): invio delle nostre e-mail — codici di accesso, notifiche, conferme di ricezione, fatture. Il trattamento avviene in Svizzera.

– Anthropic PBC (USA): solo se utilizzate «Riprendere dal documento», il riconoscimento dei locali nella pianta o il modulo Acquisizione documenti con IA. Il documento scelto viene trasmesso a un modello linguistico per l’analisi; la proposta ritorna in un modulo che vedete e modificate prima di salvare. Per contratto Anthropic non utilizza i dati per l’addestramento e cancella input e risultati entro 30 giorni — salvo che debba conservarli più a lungo a causa di un abuso o per legge. Lo stesso modello può aiutarci a formulare le risposte ai vostri messaggi; in tal caso viene trasmesso anche il testo del messaggio.

– Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanda): pagamenti con carta, non appena pagate con carta un abbonamento a pagamento. I dati della carta vanno direttamente a Stripe; noi non li vediamo né li memorizziamo mai. Per la prevenzione delle frodi e gli obblighi di legge Stripe è essa stessa titolare del trattamento e a tal fine trasmette dati a Stripe Inc. (USA).

– Google LLC (USA): reCAPTCHA nel modulo di contatto (sezione «Il modulo di contatto e la sua protezione antispam»).

– Apple (Apple Distribution International Ltd., Irlanda, e Apple Inc., USA): recapito delle notifiche all’app Fristo. Apple fonda il trasferimento negli USA sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

Gli accrediti sulle fatture QR li rileva per noi PostFinance AG (Berna); essa tratta i dati in qualità di banca sotto la propria responsabilità.

Per la nostra comunicazione e amministrazione — e-mail, applicazioni d’ufficio, contabilità, invii — utilizziamo servizi usuali con sede o centri di calcolo in Svizzera e nell’UE. Quanto ci scrivete si trova lì.

Negli USA vanno dati a Laravel, Cloudflare, Anthropic, Stripe, Google e Apple. Laravel, Cloudflare, Stripe e Google sono certificati secondo l’EU-US Data Privacy Framework e la sua parte Swiss-US; per le imprese certificate la Svizzera e l’UE riconoscono un livello di protezione adeguato. Con Anthropic valgono le clausole contrattuali tipo della Commissione europea nella versione riconosciuta dall’IFPDT; lo stesso vale a titolo complementare per tutti gli altri, qualora una certificazione venga meno.

Oltre a ciò non trasmettiamo dati — salvo obbligo di legge.

A ogni visualizzazione il nostro fornitore di hosting e la sua rete trattano il vostro indirizzo IP per fornire la pagina e respingere gli attacchi.

Noi stessi limitiamo per indirizzo IP i tentativi di accesso, le segnalazioni e le richieste tramite il modulo di contatto; questi contatori scadono al più tardi dopo un’ora. Per un codice di accesso memorizziamo il vostro indirizzo e-mail e il vostro indirizzo IP e cancelliamo entrambi dopo 30 giorni. La vostra sessione può contenere indirizzo IP e identificativo del browser; termina due ore dopo l’ultima visualizzazione. Se firmate un contratto in Fristo, registriamo indirizzo IP e identificativo del browser a titolo di prova, finché il contratto deve essere conservato.

Oltre a ciò non memorizziamo alcun indirizzo IP — nemmeno nel modulo di contatto e nelle segnalazioni tramite un adesivo QR.

Finché esiste il vostro account. Dopo la fine del contratto i dati della vostra azienda restano consultabili per un certo tempo in sola lettura, affinché possiate esportarli integralmente — almeno 30 giorni e al massimo un anno; il termine preciso ve lo comunichiamo con la disdetta. Poi li cancelliamo. Gli attestati che avete depositato voi stessi restano leggibili invariati fino ad allora.

I salvataggi coprono un mese a ritroso; quelli più vecchi vengono cancellati. Per tale periodo i dati cancellati possono ancora trovarvisi.

Codici di accesso: 30 giorni. Richieste dal modulo di contatto ed e-mail che ci inviate, insieme al relativo scambio: due anni dopo l’ultimo messaggio — poi le cancelliamo automaticamente, e con esse la voce nella rubrica, a meno che non siate clienti o partner commerciali. Statistica delle visite con identificativo: 14 mesi. Verbali di informazioni, cancellazioni e limitazioni: dieci anni, a titolo di prova.

Fatture e giustificativi contabili li conserviamo dieci anni, perché lo esige il diritto delle obbligazioni (art. 958f CO). I contratti firmati e l’accettazione delle condizioni li conserviamo finché le pretese che ne derivano non sono prescritte — fino a dieci anni dopo la fine del contratto (art. 127 CO).

Misure tecniche e organizzative secondo lo stato della tecnica:

Trasmissione cifrata (TLS) su tutti i percorsi.

Accesso senza password — con codice monouso o passkey. Con una passkey impronta digitale e volto restano sul vostro dispositivo; noi non li riceviamo mai.

Separazione delle aziende a livello di banca dati, non soltanto nell’interfaccia.

Salvataggi quotidiani e accessi del supporto registrati.

Nessuno può garantire una sicurezza assoluta. Se constatiamo una violazione della sicurezza dei dati che vi riguarda, informiamo voi e — dove la legge lo esige — l’autorità di controllo.

Alla prima visita vi chiediamo quali cookie consentite. Potete cambiare la vostra scelta in qualsiasi momento tramite «Impostazioni cookie» in fondo a ogni pagina.

Necessari — sempre attivi, perché senza di essi il sito non funziona:
– fristo-session: la vostra sessione e il vostro accesso, due ore dopo l’ultima visualizzazione
– XSRF-TOKEN: protezione dall’abuso dei moduli, per la stessa durata
– appearance: la vostra scelta dell’aspetto, un anno; sidebar_state: se la barra laterale dell’applicazione è aperta, sette giorni
– fristo_consent: la vostra risposta a questa domanda, un anno
– fristo_reinigung: il tesserino di un’impresa di pulizia sul telefono che ha aperto il link del tesserino, un anno

Analisi — solo con il vostro consenso:
– fristo_av: un identificativo casuale con cui riconosciamo le visite ricorrenti, un anno. Non contiene nulla su di voi e viene letto solo sulle nostre pagine pubbliche.

Inoltre il sito salva nella memoria del vostro browser (non come cookie, e senza inviarlo a noi): i vostri aiuti alla lettura, la valuta scelta per i prezzi e la vostra scelta sui cookie.

Non impostiamo cookie per terzi. L’unica eccezione è Google reCAPTCHA: viene caricato non appena la sezione con il modulo di contatto compare sullo schermo e può allora impostare cookie propri (sezione «Il modulo di contatto e la sua protezione antispam»).

Quel che scrivete nel modulo — nome, indirizzo e-mail, facoltativamente azienda e telefono, il vostro messaggio — lo memorizziamo per rispondere. La richiesta e il relativo scambio li cancelliamo automaticamente due anni dopo l’ultimo messaggio.

Contro gli invii di massa impieghiamo Google reCAPTCHA v3. Non appena la sezione con il modulo compare sullo schermo, il vostro browser carica uno script di Google. Da quel momento indicazioni tecniche sul vostro dispositivo e sul vostro comportamento sulla pagina vanno a Google — anche negli USA — e all’invio vengono convertite in un punteggio che indica quanto è probabile che siate una persona. La base è il nostro interesse legittimo a un modulo che resti raggiungibile (art. 31 cpv. 1 LPD, art. 6 par. 1 lett. f GDPR); per la trasmissione negli USA ci basiamo sull’EU-US Data Privacy Framework e sulla sua parte Swiss-US, in base ai quali Google è certificata.

Valgono inoltre l’informativa sulla privacy e le condizioni d’uso di Google (policies.google.com). Di questo controllo memorizziamo solo il punteggio, per poter giudicare se la soglia sia impostata correttamente. Se la protezione antispam trattiene la vostra richiesta, potete raggiungerci per e-mail all’indirizzo email@fristo.ch.

Vogliamo sapere come vengono usate le nostre pagine pubbliche — pagina iniziale, pagine legali, registrazione — per migliorarle. Per questo esistono due livelli.

Senza consenso contiamo in forma anonima: una riga al giorno con pagina, lingua, tipo di dispositivo (telefono o computer) e il nome del sito da cui qualcuno proveniva — e un contatore. Nessun indirizzo IP, nessun identificativo nel vostro browser, nessun orario. Da ciò non si può risalire ad alcuna visita, nemmeno per noi.

Con il vostro consenso registriamo inoltre, per ogni visualizzazione di pagina:
– l’identificativo casuale dal cookie fristo_av e un identificativo della sessione
– la pagina visitata con il suo indirizzo, comprese le indicazioni di campagna (utm)
– la pagina da cui provenivate
– browser, sistema operativo e tipo di dispositivo, ricavati dall’identificativo che il vostro browser invia
– paese e, dove disponibile, città — determinati dalla rete a monte del nostro fornitore di hosting a partire dall’indirizzo IP
– lingua, momento e rapidità con cui la pagina ha risposto

Non vengono memorizzati il vostro indirizzo IP (nemmeno cifrato o accorciato), il vostro nome, il vostro indirizzo e-mail né alcun collegamento a un account. I dati risiedono presso il nostro fornitore di hosting a Francoforte, non vengono trasmessi a terzi e vengono cancellati dopo 14 mesi.

Dietro l’accesso non vi è alcuna statistica delle visite né alcuna analisi del vostro comportamento. Affinché Fristo funzioni in modo affidabile, lì registriamo indicazioni tecniche su ogni richiesta — quale pagina, con quale rapidità, se si è verificato un errore (Nightwatch, sezione «Chi altro ha accesso»).

Informiamo gli account dei nostri clienti in Fristo su nuove funzioni, manutenzioni e guasti, li invitiamo a eventi e porgiamo loro gli auguri per le festività. Una circolare di questo tipo compare tra le notifiche e sotto «Novità»; quelle importanti le inviamo inoltre per e-mail o come notifica sul telefono (sezione «L’app Fristo»).

A tale scopo utilizziamo ciò che il vostro account contiene già — nome, lingua, ruolo e azienda —, affinché una circolare raggiunga le persone giuste, nella loro lingua e con il loro nome. Per ogni persona registriamo se e quando l’ha aperta, se le è già stata mostrata all’apertura di Fristo e se le è stata inviata per e-mail: così vale come letta e non compare due volte. Viene valutato solo il numero, mai la singola persona — vediamo quante persone hanno aperto una circolare, non chi. Non registriamo se aprite un’e-mail.

Potete annullare in qualsiasi momento l’iscrizione alle circolari per e-mail su eventi, festività e nuove funzioni — tramite il link presente in ogni e-mail di circolare o in Fristo sotto «Novità». All’interno di Fristo continuano a comparire. Fanno eccezione le comunicazioni su guasti, manutenzioni e correzioni e i messaggi personali relativi al vostro contratto: rientrano nella nostra prestazione e arrivano anche dopo l’annullamento dell’iscrizione.

Le immagini delle circolari si trovano a un indirizzo pubblico con un nome casuale, uguale per tutti i destinatari — altrimenti il vostro programma di posta non le mostrerebbe. Non contengono dati di aziende.

Il testo può esserci proposto e tradotto da un modello linguistico di Anthropic (sezione «Chi altro ha accesso»). A esso vengono trasmessi solo i nostri testi, nessuna informazione su di voi o sulla vostra azienda.

La base è, per le comunicazioni su guasti, manutenzioni, correzioni e il vostro contratto, l’esecuzione del contratto (art. 31 cpv. 2 lett. a LPD, art. 6 par. 1 lett. b GDPR) e, per le altre circolari, il nostro interesse legittimo a informare i nostri clienti su Fristo (art. 31 cpv. 1 LPD, art. 6 par. 1 lett. f GDPR).

L’app per iPhone è un ulteriore accesso alla stessa applicazione; tutto quanto indicato in questa informativa vale anche per essa. A ciò si aggiunge:

Dispositivo: all’abbinamento registriamo che cosa è il dispositivo («iPhone»), le versioni dell’app e del sistema operativo, un nome come «iPhone di Marco» e quando è stato usato l’ultima volta. Così voi e la vostra azienda vedete in Fristo quali dispositivi sono collegati e potete disconnetterli singolarmente. Un dispositivo non utilizzato per 90 giorni viene disconnesso automaticamente — dopo 30 giorni per le aziende con un proprio sistema di accesso.

Notifiche: se consentite le notifiche, l’app riceve da Apple un identificativo al quale inviamo le notifiche — ad esempio «Nuovo ordine per Lei» con titolo e luogo dell’ordine di lavoro, oppure un nuovo messaggio con mittente e inizio del testo. Vengono recapitate tramite il servizio push di Apple. La disconnessione cancella l’identificativo presso di noi.

Fotocamera e foto: la fotocamera legge i codici QR sul dispositivo; viene trasmesso solo il codice riconosciuto. Le foto che scattate per un ordine di lavoro, una segnalazione o in una conversazione, o che scegliete tra le vostre foto, giungono a Fristo come una foto caricata nel browser.

Dettatura: il riconoscimento vocale avviene sul dispositivo. Viene trasmesso solo il testo riconosciuto, mai la registrazione.

Face ID e codice del dispositivo: la verifica è eseguita dal sistema operativo. L’app viene a sapere soltanto se è riuscita.

Sul dispositivo: affinché possiate lavorare senza copertura di rete, l’app salva i vostri ordini di lavoro con i relativi edifici, impianti e documenti, nonché le immissioni non ancora inviate — con la protezione dei file del sistema operativo. Widget, schermata di blocco e Dynamic Island mostrano solo ciò che si trova già sul dispositivo. Alla disconnessione l’app cancella tutto questo.

Nessuna pubblicità, nessun tracciamento: l’app non contiene pubblicità né servizi di analisi o di tracciamento di terzi.

Download e aggiornamenti avvengono tramite l’App Store; ne è responsabile Apple stessa.

Potete chiedere informazioni sui vostri dati e una copia degli stessi, farli rettificare, cancellare o limitare e riceverli in un formato elettronico di uso comune per trasmetterli (art. 25, 28 e 32 LPD, art. da 15 a 20 GDPR).

La maggior parte funziona senza di noi. Le informazioni le scaricate nel profilo alla voce «I suoi dati» — un PDF firmato da leggere e un file JSON da trasmettere; per l’intera azienda lo fa l’amministrazione alla voce «Supporto e protezione dei dati». Le vostre indicazioni le rettificate nel profilo; i dati dell’intera azienda li scarica integralmente l’amministrazione con l’esportazione dati. La cancellazione e la limitazione le richiedete negli stessi punti; le evadiamo entro 30 giorni e vi inviamo un verbale firmato. La limitazione significa: i vostri dati restano memorizzati e leggibili, ma non vengono più modificati né ulteriormente trattati.

Ciò che dobbiamo conservare a titolo di prova resta anche dopo una cancellazione — fatture, contratti firmati e l’accettazione delle condizioni (sezione «Per quanto tempo»). Dove la vostra azienda fa riferimento a voi nei suoi documenti — ordini di lavoro, riscontri, attestati —, comparirà poi «Ex-Mitarbeiter/in» (ex collaboratore/collaboratrice). Le istruzioni sui dispositivi medici conservano nome, numero di personale e firma, perché l’azienda le custodisce come prova relativa all’apparecchio (registro dei dispositivi medici).

Senza account o per domande: datenschutz@fristo.ch. Se si tratta di dati che un’azienda ha registrato in Fristo, è l’azienda a esserne responsabile; se richiedete la cancellazione o la limitazione nell’applicazione, la informiamo, ed essa può opporsi entro dieci giorni. Se non ottenete soddisfazione, potete rivolgervi all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (edoeb.admin.ch); nello SEE, all’autorità di controllo competente per voi.

Laddove ci basiamo su un interesse legittimo, potete opporvi al trattamento in qualsiasi momento — per motivi connessi alla vostra situazione particolare. Basta un messaggio a datenschutz@fristo.ch. In tal caso non trattiamo più i dati, salvo che sussistano motivi cogenti per farlo che prevalgono sui vostri interessi, o che ne abbiamo bisogno per far valere o difendere pretese giuridiche.

Nell’attività quotidiana vediamo i vostri dati solo se autorizzate l’accesso in modo visibile per un caso preciso. L’accesso è limitato nel tempo e registrato; il registro potete consultarlo.

Fa eccezione ciò che è necessario senza la vostra autorizzazione: eliminare un guasto o un incidente di sicurezza, ripristinare un salvataggio, verificare una segnalazione di abuso o adempiere un obbligo di legge. Tali accessi li limitiamo allo stretto necessario e li registriamo.

Adattiamo questa informativa quando cambiano l’applicazione o la situazione giuridica. Lo stato è indicato in alto. In caso di modifiche sostanziali informiamo l’amministrazione delle aziende per e-mail o nell’applicazione.