Wenn der Hauswart geht: So bleibt das Anlagenwissen im Betrieb

Ende März hört der Hauswart auf. Zweiundzwanzig Jahre war er im Betrieb, und in dieser Zeit hat er sich gemerkt, was nirgends steht: dass die Brandschutztür im zweiten Obergeschoss nur schliesst, wenn man sie anhebt. Dass die Firma für die Rolltore jedes Jahr im April kommt, ohne dass jemand anruft. Dass der Schlüssel zum Heizraum am Brett hinter der Werkstatttür hängt. Und dass der Vertrag mit der Lüftungsfirma bis Ende Juni gekündigt werden müsste, wenn man wechseln will.

Seine Nachfolgerin fängt am 1. April an. Die Übergabe dauert zwei Nachmittage, einer davon fällt wegen einer Störung an der Heizung aus. Was danach fehlt, merkt der Betrieb nicht sofort — sondern im Herbst, wenn die Feuerpolizei nach dem letzten Prüfbericht der Brandmeldeanlage fragt und niemand weiss, in welchem Ordner er liegt.

Dieser Beitrag zeigt, welches Wissen bei einem Personalwechsel verloren geht, wie Sie die Übergabe vorbereiten, bevor sie nötig ist, und warum Dokumente an die Anlage gehören und nicht in den Kopf einer Person.

Was nur im Kopf steht

Das Wissen eines erfahrenen Hauswarts lässt sich in fünf Gruppen ordnen. Jede Gruppe hat ihren eigenen Ort, an dem sie festgehalten werden muss:

• Bestand: Welche Anlagen es gibt, wo sie stehen und wie sie heissen. „Der Kompressor hinten links“ ist für die Nachfolgerin keine Ortsangabe.
• Pflichten und Fristen: Welche Anlage wann geprüft werden muss, von wem, und wann es zuletzt geschah.
• Verträge und Ansprechpersonen: Welche Firma wofür zuständig ist, wen man dort anruft und bis wann ein Vertrag gekündigt werden kann.
• Eigenheiten: Die Tür, die klemmt. Der Filter, der alle drei Monate statt alle sechs gewechselt werden muss, weil die Halle staubt. Die Heizung, die nach einem Stromausfall von Hand quittiert werden muss.
• Schlüssel und Zugänge: Schlüssel, Codes für Tore und Alarmanlage, Zugänge zu Webportalen von Lieferanten.

Die ersten drei Gruppen sind Daten. Sie lassen sich in einer Liste oder einem System erfassen und bleiben dort, wenn die Person geht. Die vierte Gruppe ist Erfahrung — sie lässt sich nur retten, wenn jemand sie als Bemerkung an die betroffene Anlage schreibt. Die fünfte gehört in ein Schlüsselverzeichnis und einen Passwortspeicher, nicht in eine Anlagenliste.

Die Übergabe vorbereiten, bevor sie nötig ist

Die Zeit für eine Übergabe ist kurz. Wer nach zehn Dienstjahren kündigt, hat nach dem Obligationenrecht eine Kündigungsfrist von drei Monaten, im ersten Dienstjahr ist es einer (OR Art. 335c; abweichende schriftliche Abreden sind möglich). Nach Abzug von Ferien und Alltag bleiben davon oft wenige Tage für das, was eigentlich Wochen bräuchte. Und bei einem Unfall oder einer langen Krankheit gibt es gar keine Übergabe.

Deshalb gehört das Festhalten in den Alltag, nicht an das Ende eines Arbeitsverhältnisses. Bewährt hat sich ein Rundgang pro Gebäude, einmal im Jahr, mit einer zweiten Person:

1. Raum für Raum durchgehen und jede Anlage mit Bezeichnung, Nummer und Standort erfassen. Ein Foto vom Typenschild spart später das Suchen nach Hersteller und Baujahr.
2. Zu jeder Anlage festhalten, welche Prüfung oder Wartung sie braucht, wer sie macht und wann sie zuletzt stattfand.
3. Eigenheiten als kurze Bemerkung an die Anlage schreiben — nicht in ein separates Notizbuch.
4. Offene Punkte sofort als Auftrag erfassen, statt sie „beim nächsten Mal“ zu erledigen.

Wie aus einem solchen Rundgang ein vollständiger Prüfplan wird, beschreibt der Beitrag Einen Prüfplan für die eigenen Liegenschaften aufbauen.

Das Obligationenrecht kennt übrigens eine Pflicht, die hier hilft: Arbeitnehmende geben dem Arbeitgeber heraus, was sie in Ausübung ihrer Tätigkeit hervorbringen (OR Art. 321b Abs. 2), und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gibt jede Seite der anderen heraus, was sie für deren Rechnung erhalten hat (OR Art. 339a). Auch eine selbst geführte Wartungsliste auf dem privaten Laptop ist demnach herauszugeben. Einfacher ist es, wenn sie gar nicht erst dort entsteht.

Dokumente gehören an die Anlage

In vielen Betrieben liegen die Unterlagen im Ordner im Technikraum: Betriebsanleitungen, Schemas, Prüfberichte, Offerten. Solange eine Person weiss, welcher Ordner was enthält, funktioniert das. Danach wird aus dem Ordner ein Archiv, in dem niemand mehr sucht.

Zwei Regeln machen Dokumente unabhängig von Personen:

• Jedes Dokument hat einen Ort im Bestand. Der Prüfbericht der Sicherheitsbeleuchtung hängt an der Sicherheitsbeleuchtung, der Grundrissplan am Geschoss, der Wartungsvertrag an der Firma und den Anlagen, die er abdeckt.
• Der Nachweis entsteht mit der Arbeit. Wer eine Prüfung abschliesst, legt den Bericht im selben Schritt ab. Ein Stapel „noch einzuordnen“ ist eine Lücke, die spätestens bei einer Kontrolle auffällt.

Für Arbeitsmittel wie Leitern, Tore oder Stapler verlangt die Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten ausdrücklich, dass die Instandhaltung dokumentiert wird (VUV Art. 32b). Eine Kontrolle, die nicht aufgeschrieben ist, lässt sich nach einem Wechsel nicht mehr belegen.

Verträge und Kündigungsfristen

Wartungsverträge laufen oft still weiter. Manche verlängern sich automatisch um ein Jahr, wenn sie nicht rechtzeitig gekündigt werden — die Frist steht im Vertrag, nicht im Gesetz. Wer den Vertrag abgeschlossen hat, kennt sie. Wer ihn übernimmt, entdeckt sie oft zu spät.

Halten Sie deshalb zu jedem Vertrag vier Angaben fest:

Angabe	Beispiel
Firma und Ansprechperson	Tore-Service AG, Frau Keller, Direktwahl
Was der Vertrag abdeckt	alle kraftbetätigten Tore in Halle 1 und 2
Laufzeit und Verlängerung	bis 31.12., verlängert sich um ein Jahr
Kündbar bis	30.09. (drei Monate vor Ablauf)

Die Angaben im Beispiel sind erfunden. Entscheidend ist die letzte Zeile: Das Datum, bis zu dem gekündigt werden kann, gehört als Termin in den Kalender des Betriebs — nicht in den einer Person.

Zuständigkeiten statt Personen

Eine Liste, in der bei jeder Anlage „Hans“ steht, veraltet am Tag seines Austritts. Robuster ist es, Aufgaben einer Rolle oder einer Gruppe zuzuordnen — „Hauswartung“, „Technik Halle 2“, „Elektro extern“ — und die Personen dieser Rolle zuzuweisen. Beim Wechsel ändert sich dann eine Zuordnung, nicht zweihundert Einträge.

Genauso wichtig ist die Stellvertretung. Wenn die zuständige Person in den Ferien ist, muss jemand anders sehen, was diese Woche fällig wird. Und wenn jemand den Betrieb verlässt, wird sein Zugang zu Systemen und Portalen am letzten Arbeitstag gesperrt — nachdem seine offenen Aufträge umverteilt wurden, nicht vorher.

Merksatz: Was nur eine Person weiss, weiss der Betrieb nicht. Halten Sie Anlagen, Fristen, Verträge und Eigenheiten dort fest, wo die Nachfolgerin sie am ersten Tag findet.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Im Einzelfall gelten die Vorschriften und die Vorgaben der zuständigen Stelle sowie Ihr Arbeitsvertrag.

Wie Fristo dabei hilft

In Fristo hängt das Wissen am Bestand, nicht an einer Person: Jede Anlage hat Standort, Nummer und Bemerkungen, Pläne und Prüfprotokolle liegen als Dokumente am Gebäude, an der Anlage oder am Auftrag. Wartungsverträge stehen mit Laufzeit und Kündigungsfrist in einer Liste, die nach dem Kündigungstermin sortiert ist, und an jeder betroffenen Anlage steht „kündigen bis“ mit Datum. Aufträge lassen sich einer Gruppe statt einer Person zuteilen; wer den Betrieb verlässt, wird stillgelegt und ist sofort aus allen Sitzungen abgemeldet.

Quellen

• Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 321b, 335c und 339a — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de
• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, Art. 32b — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de