Cuando el conserje se va: así permanece en la empresa el conocimiento de las instalaciones

A finales de marzo el conserje se jubila. Llevaba veintidós años en la empresa y, en ese tiempo, ha memorizado lo que no está escrito en ninguna parte: que la puerta cortafuegos del segundo piso solo cierra si se levanta. Que la empresa de los portones enrollables viene cada año en abril sin que nadie llame. Que la llave de la sala de calefacción cuelga del tablero detrás de la puerta del taller. Y que el contrato con la empresa de ventilación habría que rescindirlo antes de finales de junio si se quiere cambiar.

Su sucesora empieza el 1 de abril. El traspaso dura dos tardes, y una de ellas se cancela por una avería en la calefacción. Lo que falta después, la empresa no lo nota de inmediato, sino en otoño, cuando la policía del fuego pregunta por el último informe de inspección de la instalación de detección de incendios y nadie sabe en qué archivador está.

Este artículo muestra qué conocimiento se pierde con un cambio de personal, cómo preparar el traspaso antes de que sea necesario y por qué los documentos pertenecen a la instalación y no a la cabeza de una persona.

Lo que solo está en la cabeza

El conocimiento de un conserje experimentado se puede ordenar en cinco grupos. Cada grupo tiene su propio lugar donde debe quedar registrado:

• Inventario: qué instalaciones existen, dónde están y cómo se llaman. «El compresor de atrás a la izquierda» no es una indicación de ubicación para la sucesora.
• Obligaciones y plazos: qué instalación debe revisarse cuándo, quién lo hace y cuándo se hizo por última vez.
• Contratos y personas de contacto: qué empresa se encarga de qué, a quién se llama allí y hasta cuándo se puede rescindir un contrato.
• Particularidades: la puerta que se atasca. El filtro que hay que cambiar cada tres meses en lugar de cada seis porque la nave genera polvo. La calefacción que, tras un corte de corriente, hay que rearmar a mano.
• Llaves y accesos: llaves, códigos de portones y de la alarma, accesos a portales web de proveedores.

Los tres primeros grupos son datos. Se pueden registrar en una lista o en un sistema y permanecen allí cuando la persona se va. El cuarto grupo es experiencia: solo se puede salvar si alguien la anota como observación en la instalación correspondiente. El quinto pertenece a un registro de llaves y a un gestor de contraseñas, no a una lista de instalaciones.

Preparar el traspaso antes de que sea necesario

El tiempo para un traspaso es corto. Quien renuncia tras diez años de servicio tiene, según el Código de las Obligaciones, un plazo de preaviso de tres meses; en el primer año de servicio es de uno (OR art. 335c; son posibles pactos escritos distintos). Descontadas las vacaciones y el día a día, a menudo quedan pocos días para lo que en realidad necesitaría semanas. Y en caso de accidente o de una enfermedad larga, no hay traspaso en absoluto.

Por eso, dejar constancia debe formar parte del día a día y no del final de una relación laboral. Ha dado buen resultado un recorrido por edificio, una vez al año, con una segunda persona:

1. Recorrer sala por sala y registrar cada instalación con denominación, número y ubicación. Una foto de la placa de características ahorra después buscar fabricante y año de construcción.
2. Anotar para cada instalación qué inspección o mantenimiento necesita, quién lo realiza y cuándo se hizo por última vez.
3. Escribir las particularidades como breve observación en la instalación, no en un cuaderno aparte.
4. Registrar de inmediato los puntos pendientes como orden de trabajo, en lugar de resolverlos «la próxima vez».

El artículo Einen Prüfplan für die eigenen Liegenschaften aufbauen describe cómo de un recorrido así se obtiene un plan de inspecciones completo.

Por cierto, el Código de las Obligaciones prevé una obligación que aquí ayuda: los trabajadores entregan al empleador lo que producen en el ejercicio de su actividad (OR art. 321b apdo. 2), y al terminar la relación laboral cada parte entrega a la otra lo que haya recibido por cuenta de ella (OR art. 339a). Por tanto, también una lista de mantenimiento llevada por uno mismo en el portátil privado debe entregarse. Es más sencillo si ni siquiera se crea allí.

Los documentos pertenecen a la instalación

En muchas empresas la documentación está en el archivador de la sala técnica: manuales de uso, esquemas, informes de inspección, ofertas. Mientras una persona sepa qué contiene cada archivador, funciona. Después, el archivador se convierte en un archivo muerto en el que nadie busca.

Dos reglas hacen que los documentos sean independientes de las personas:

• Cada documento tiene un lugar en el inventario. El informe de inspección del alumbrado de emergencia va con el alumbrado de emergencia, el plano de planta con la planta, el contrato de mantenimiento con la empresa y las instalaciones que cubre.
• El justificante se genera con el trabajo. Quien termina una inspección archiva el informe en el mismo paso. Un montón «pendiente de clasificar» es una laguna que se descubre, como muy tarde, en un control.

Para equipos de trabajo como escaleras, portones o carretillas elevadoras, la Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten exige expresamente que se documente el mantenimiento (VUV art. 32b). Un control que no está anotado no puede acreditarse tras un cambio de personal.

Contratos y plazos de rescisión

Los contratos de mantenimiento a menudo siguen vigentes sin que nadie se dé cuenta. Algunos se prorrogan automáticamente por un año si no se rescinden a tiempo; el plazo figura en el contrato, no en la ley. Quien firmó el contrato lo conoce. Quien lo hereda suele descubrirlo demasiado tarde.

Por ello, anote cuatro datos de cada contrato:

Dato	Ejemplo
Empresa y persona de contacto	Tore-Service AG, Sra. Keller, línea directa
Qué cubre el contrato	todos los portones motorizados de las naves 1 y 2
Duración y prórroga	hasta el 31.12., se prorroga por un año
Rescindible hasta	30.09. (tres meses antes del vencimiento)

Los datos del ejemplo son inventados. Lo decisivo es la última fila: la fecha hasta la que se puede rescindir debe figurar como plazo en el calendario de la empresa, no en el de una persona.

Responsabilidades en lugar de personas

Una lista en la que en cada instalación figura «Hans» queda obsoleta el día de su salida. Es más robusto asignar las tareas a un rol o a un grupo («Conserjería», «Técnica nave 2», «Electricidad externa») y asignar las personas a ese rol. Al producirse un cambio, se modifica entonces una asignación, no doscientas entradas.

Igual de importante es la suplencia. Cuando la persona responsable está de vacaciones, otra debe poder ver qué vence esa semana. Y cuando alguien deja la empresa, su acceso a sistemas y portales se bloquea el último día laborable, después de reasignar sus órdenes abiertas, no antes.

Regla de oro: lo que solo sabe una persona, la empresa no lo sabe. Registre instalaciones, plazos, contratos y particularidades donde la sucesora los encuentre el primer día.

Este artículo es información general y no constituye asesoramiento jurídico. En cada caso concreto rigen las disposiciones y las exigencias del organismo competente, así como su contrato de trabajo.

Cómo ayuda Fristo

En Fristo el conocimiento está ligado al inventario, no a una persona: cada instalación tiene ubicación, número y observaciones, y los planos y protocolos de inspección se guardan como documentos en el edificio, en la instalación o en la orden de trabajo. Los contratos de mantenimiento figuran con su duración y plazo de rescisión en una lista ordenada por fecha de rescisión, y en cada instalación afectada aparece «rescindir hasta» con la fecha. Las órdenes se pueden asignar a un grupo en lugar de a una persona; quien deja la empresa se desactiva y se cierra de inmediato su sesión en todos los dispositivos.

Fuentes

• Obligationenrecht (OR), SR 220, art. 321b, 335c y 339a — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de
• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, art. 32b — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de