Når vaktmesteren slutter: Slik blir kunnskapen om anleggene igjen i virksomheten

I slutten av mars slutter vaktmesteren. Han har vært i virksomheten i tjueto år, og i løpet av den tiden har han lagt seg på minnet det som ikke står noe sted: at brannsikringsdøren i andre etasje bare lukker seg hvis man løfter den. At firmaet for rulleportene kommer hvert år i april, uten at noen ringer. At nøkkelen til fyrrommet henger på brettet bak verkstedsdøren. Og at avtalen med ventilasjonsfirmaet måtte sies opp innen utgangen av juni hvis man vil bytte.

Etterfølgeren hans begynner 1. april. Overleveringen varer to ettermiddager, og den ene faller bort på grunn av en feil på varmeanlegget. Hva som mangler etterpå, merker virksomheten ikke med en gang – men om høsten, når brannvesenet spør etter siste kontrollrapport for brannalarmanlegget og ingen vet hvilken perm den ligger i.

Dette innlegget viser hvilken kunnskap som går tapt ved et personalskifte, hvordan du forbereder overleveringen før den trengs, og hvorfor dokumenter hører hjemme ved anlegget og ikke i hodet til én person.

Det som bare finnes i hodet

Kunnskapen til en erfaren vaktmester kan ordnes i fem grupper. Hver gruppe har sitt eget sted der den må festes til papiret:

• Beholdning: Hvilke anlegg som finnes, hvor de står og hva de heter. «Kompressoren bak til venstre» er ikke noen stedsangivelse for etterfølgeren.
• Plikter og frister: Hvilket anlegg som må kontrolleres når, av hvem, og når det sist ble gjort.
• Avtaler og kontaktpersoner: Hvilket firma som er ansvarlig for hva, hvem man ringer der og innen når en avtale kan sies opp.
• Særegenheter: Døren som setter seg fast. Filteret som må byttes hver tredje måned i stedet for hver sjette, fordi det støver i hallen. Varmeanlegget som må kvitteres ut for hånd etter strømbrudd.
• Nøkler og tilganger: Nøkler, koder til porter og alarmanlegg, tilganger til leverandørers nettportaler.

De tre første gruppene er data. De kan registreres i en liste eller et system og blir der når personen slutter. Den fjerde gruppen er erfaring – den lar seg bare berge hvis noen skriver den som merknad på det aktuelle anlegget. Den femte hører hjemme i et nøkkelregister og en passordbehandler, ikke i en anleggsliste.

Forbered overleveringen før den trengs

Tiden til en overlevering er kort. Den som sier opp etter ti tjenesteår, har etter obligasjonsretten en oppsigelsesfrist på tre måneder, i det første tjenesteåret er den én (OR Art. 335c; avvikende skriftlige avtaler er mulige). Etter fradrag for ferie og hverdag er det ofte bare noen få dager igjen til det som egentlig trenger uker. Og ved en ulykke eller langvarig sykdom blir det ingen overlevering i det hele tatt.

Derfor hører dokumentasjonen hjemme i hverdagen, ikke på slutten av et arbeidsforhold. En runde per bygning, én gang i året, sammen med en annen person, har vist seg å fungere:

1. Gå gjennom rom for rom og registrer hvert anlegg med betegnelse, nummer og plassering. Et bilde av typeskiltet sparer deg senere for å lete etter produsent og byggeår.
2. For hvert anlegg noterer du hvilken kontroll eller vedlikehold det trenger, hvem som utfører det og når det sist ble gjort.
3. Skriv særegenheter som en kort merknad på anlegget – ikke i en egen notatbok.
4. Registrer åpne punkter umiddelbart som oppdrag, i stedet for å ta dem «neste gang».

Hvordan en slik runde blir til en fullstendig kontrollplan, beskriver innlegget Bygge opp en kontrollplan for egne eiendommer.

Obligasjonsretten har for øvrig en plikt som hjelper her: Arbeidstakere leverer til arbeidsgiveren det de frembringer i utførelsen av arbeidet (OR Art. 321b Abs. 2), og når arbeidsforholdet avsluttes, leverer hver part til den andre det vedkommende har mottatt for dennes regning (OR Art. 339a). Også en selvført vedlikeholdsliste på den private bærbare maskinen må derfor leveres ut. Det er enklere hvis den aldri havner der.

Dokumenter hører hjemme ved anlegget

I mange virksomheter ligger underlagene i permen i teknikkrommet: bruksanvisninger, skjemaer, kontrollrapporter, tilbud. Så lenge én person vet hva hver perm inneholder, fungerer det. Etterpå blir permen et arkiv ingen leter i lenger.

To regler gjør dokumenter uavhengige av personer:

• Hvert dokument har et sted i beholdningen. Kontrollrapporten for nødbelysningen henger på nødbelysningen, plantegningen på etasjen, vedlikeholdsavtalen på firmaet og anleggene den dekker.
• Dokumentasjonen blir til sammen med arbeidet. Den som avslutter en kontroll, legger rapporten inn i samme omgang. En bunke «skal ordnes» er et hull som senest ved en kontroll blir synlig.

For arbeidsutstyr som stiger, porter eller trucker krever forskriften om forebygging av ulykker og yrkessykdommer uttrykkelig at vedlikeholdet dokumenteres (VUV Art. 32b). En kontroll som ikke er skrevet ned, kan ikke dokumenteres etter et skifte.

Avtaler og oppsigelsesfrister

Vedlikeholdsavtaler løper ofte stille videre. Noen forlenges automatisk med ett år hvis de ikke sies opp i tide – fristen står i avtalen, ikke i loven. Den som inngikk avtalen, kjenner den. Den som overtar den, oppdager den ofte for sent.

Noter derfor fire opplysninger for hver avtale:

Opplysning	Eksempel
Firma og kontaktperson	Tore-Service AG, fru Keller, direktenummer
Hva avtalen dekker	alle motordrevne porter i hall 1 og 2
Varighet og forlengelse	til 31.12., forlenges med ett år
Kan sies opp innen	30.09. (tre måneder før utløp)

Opplysningene i eksempelet er oppdiktet. Avgjørende er siste linje: Datoen for når avtalen kan sies opp, hører hjemme som frist i virksomhetens kalender – ikke i kalenderen til én person.

Ansvar i stedet for personer

En liste der det står «Hans» ved hvert anlegg, er utdatert den dagen han slutter. Mer robust er det å knytte oppgaver til en rolle eller en gruppe – «Vaktmestertjeneste», «Teknikk hall 2», «Elektro ekstern» – og tildele personene til denne rollen. Ved et skifte endres da én tilordning, ikke to hundre oppføringer.

Like viktig er stedfortredelse. Når ansvarlig person har ferie, må noen andre se hva som forfaller denne uken. Og når noen forlater virksomheten, sperres tilgangen til systemer og portaler på siste arbeidsdag – etter at de åpne oppdragene er fordelt på nytt, ikke før.

Huskeregel: Det bare én person vet, vet ikke virksomheten. Fest anlegg, frister, avtaler og særegenheter til papiret der etterfølgeren finner dem den første dagen.

Dette innlegget er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning. I det enkelte tilfellet gjelder forskriftene og kravene fra ansvarlig myndighet samt arbeidsavtalen din.

Slik hjelper Fristo

I Fristo henger kunnskapen på beholdningen, ikke på en person: Hvert anlegg har plassering, nummer og merknader, planer og kontrollprotokoller ligger som dokumenter på bygningen, anlegget eller oppdraget. Vedlikeholdsavtaler står med varighet og oppsigelsesfrist i en liste som er sortert etter oppsigelsesdato, og på hvert berørt anlegg står «si opp innen» med dato. Oppdrag kan tildeles en gruppe i stedet for en person; den som forlater virksomheten, deaktiveres og logges umiddelbart ut av alle økter.

Kilder

• Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 321b, 335c og 339a — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de
• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, Art. 32b — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de