Accordo sul trattamento dei dati

Il presente accordo si applica tra l’azienda che utilizza Fristo («cliente») e Hoang Nguyen («Fristo»). Fa parte delle CG e si applica finché Fristo tratta dati personali per conto del cliente. Soddisfa l’art. 9 della legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e l’art. 28 del regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (GDPR). Laddove il presente accordo e le CG si contraddicono, prevale il presente accordo.

Scopo: l’esercizio del software Fristo — patrimonio, scadenze di controllo, ordini di lavoro, segnalazioni, attestati, analisi, importazione ed esportazione, accesso e notifiche — e il supporto.

Natura del trattamento: memorizzazione, organizzazione, visualizzazione, analisi all’interno dell’applicazione, invio di notifiche, salvataggio, esportazione e cancellazione.

Persone interessate: collaboratori del cliente, persone presso ditte esterne con cui il cliente lavora, persone che effettuano segnalazioni tramite un adesivo QR e persone che compaiono in documenti, foto e planimetrie del cliente.

Categorie di dati: nomi, indirizzi e-mail, numeri di telefono, ruoli, assegnazioni, tempi di lavoro e attività negli ordini di lavoro, testi delle segnalazioni, foto, documenti e firme sugli attestati. Fristo tratta dati personali degni di particolare protezione solo se il cliente li registra esso stesso; il cliente lo evita laddove non sia necessario per lo scopo.

Nel modulo aggiuntivo Tecnica medica, se il cliente lo sottoscrive: le persone istruite all’uso di dispositivi medici — anche senza account —, con nome, numero di personale, reparto e firma; inoltre gli incidenti con dispositivi medici. Per la persona coinvolta in un incidente Fristo prevede solo età, sesso e conseguenze, nessun nome; il cliente non inserisce nomi né numeri di paziente nemmeno nella descrizione.

Le fatture di ditte esterne registrate dal cliente, con i loro dati di pagamento (IDI, IBAN, numero creditore). Nel modulo aggiuntivo Interfaccia contabile, se il cliente lo sottoscrive: il suo piano dei conti, la contabilizzazione di queste fatture e il protocollo di ogni trasferimento; se il cliente collega Bexio, inoltre la chiave d’accesso al suo Bexio, cifrata. Fristo trasmette fatture e PDF solo quando il cliente avvia un trasferimento e solo verso la contabilità che sceglie; il relativo fornitore li tratta per conto del cliente e non è un sub-responsabile del trattamento di Fristo.

Nel modulo aggiuntivo Accesso e chiavi, se il cliente lo sottoscrive: le persone a cui il cliente consegna chiavi o badge — collaboratori e persone di ditte esterne, anche senza account —, con nome, ditta, funzione, telefono e firma alla consegna e alla restituzione; i preannunci delle ditte esterne con persona di contatto, persone che vengono, giorni, luogo, attività e firma sul regolamento; i permessi di lavoro con prescrizioni, sorveglianza antincendio e attestati che la ditta carica. La ditta si annuncia tramite un link, senza account.

Nei moduli aggiuntivi Acquisizione documenti con IA e Strumenti di prova, se il cliente li sottoscrive: rapporti di verifica e file di esportazione degli strumenti di prova, comprese le persone ivi indicate (per lo più nome e firma di chi ha eseguito la verifica), e ciò che ne è stato letto. Fristo trasmette i rapporti di verifica per la lettura al modello linguistico indicato nell’informativa sulla protezione dei dati.

Nel modulo aggiuntivo Pulizia, se il cliente lo sottoscrive: conferme della pulizia con il momento e la ditta o l’account che ha confermato — senza nomi del personale di pulizia —, segnalazioni di utenti senza nomi e controlli a campione con le risposte di chi controlla.

Nel modulo aggiuntivo Sicurezza sul lavoro, se il cliente lo sottoscrive: valutazioni dei rischi con le persone responsabili; infortuni, interventi di primo soccorso e quasi incidenti con luogo, momento, dinamica, persona coinvolta e addetti al primo soccorso, nonché dati sanitari (lesione, cure, giorni di assenza) — dati personali degni di particolare protezione, che vede solo chi il cliente autorizza a tal fine e che Fristo rimuove allo scadere del termine scelto dal cliente; istruzioni di sicurezza con nome e firma.

Durata: la durata del contratto e il termine successivo durante il quale i dati restano consultabili secondo le CG, cifra 7.

Fristo tratta i dati solo secondo le istruzioni del cliente. Tali istruzioni sono le CG, il presente accordo e ciò che il cliente imposta e avvia nell’applicazione. Ulteriori istruzioni il cliente le impartisce per iscritto o per e-mail. Se Fristo ritiene un’istruzione illecita, lo comunica al cliente.

Fa eccezione ciò che Fristo deve fare per legge; in tal caso Fristo informa preventivamente il cliente, nella misura in cui la legge lo consente.

Chi presso Fristo può accedere ai dati è tenuto alla riservatezza. L’accesso da parte del supporto è disciplinato dall’informativa sulla protezione dei dati (sezione «Accesso da parte del supporto»): nell’attività quotidiana solo con l’autorizzazione del cliente, limitato nel tempo e registrato.

Fristo adotta le misure tecniche e organizzative secondo l’art. 8 LPD e l’art. 32 GDPR. Sono descritte nell’informativa sulla protezione dei dati (sezione «Come proteggiamo i vostri dati»), in particolare: trasmissione cifrata, accesso senza password, separazione delle aziende a livello di banca dati, salvataggi quotidiani, accessi del supporto registrati. Fristo adegua le misure allo stato della tecnica, senza ridurre il livello di protezione.

Il cliente autorizza i sub-responsabili del trattamento indicati nell’informativa sulla protezione dei dati alla sezione «Chi altro ha accesso». Fristo vincola contrattualmente ciascuno di essi a un livello di protezione equivalente e risponde nei confronti del cliente dei loro obblighi come del proprio operato (CG, cifra 11 cpv. 4); si applicano le limitazioni delle CG, cifra 11 cpv. 2 e 3.

Fristo annuncia un sub-responsabile del trattamento nuovo o sostituito almeno 30 giorni prima, per e-mail all’amministrazione. Entro tale termine il cliente può opporsi per un motivo grave attinente alla protezione dei dati. Se non è possibile trovare una soluzione, il cliente può disdire con effetto alla data del cambio; quanto pagato in anticipo Fristo lo rimborsa in proporzione.

Fristo comunica dati solo verso Stati con un livello adeguato di protezione dei dati oppure con garanzie secondo l’art. 16 cpv. 2 LPD e l’art. 46 GDPR — segnatamente la certificazione secondo l’EU-US Data Privacy Framework e la sua parte Swiss-US o le clausole contrattuali tipo della Commissione europea. Quali siano questi Stati è indicato nell’informativa sulla protezione dei dati.

Fristo sostiene il cliente con i mezzi dell’applicazione affinché possa rispondere alle richieste delle persone interessate: informazioni sull’azienda e su ogni persona con un clic, rettifica nel profilo, cancellazione e limitazione su richiesta, consegna tramite l’esportazione dati.

Se una persona del cliente richiede essa stessa nell’applicazione la cancellazione o la limitazione dei propri dati, Fristo ne informa l’amministrazione del cliente. Con la presente il cliente incarica Fristo di eseguire tali richieste se non si oppone entro dieci giorni; se si oppone, Fristo chiarisce la questione con lui e con la persona. Le richieste presentate dal cliente stesso sono eseguite da Fristo senza questo termine. Ogni esecuzione è documentata in un verbale firmato, che il cliente riceve.

Se una richiesta giunge a Fristo per un’altra via, Fristo la inoltra al cliente e non vi risponde esso stesso.

Fristo sostiene inoltre il cliente nella sicurezza del trattamento, nella notifica di violazioni della sicurezza dei dati e nelle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati, per quanto riguarda Fristo. Il sostegno che va oltre i mezzi dell’applicazione e semplici informazioni può essere fatturato da Fristo secondo il dispendio.

Se Fristo constata una violazione della sicurezza dei dati che riguarda dati del cliente, la notifica al cliente il più rapidamente possibile, al più tardi entro 72 ore, con quanto è noto: natura della violazione, dati e persone interessati, conseguenze prevedibili, misure adottate. Quanto si viene a sapere in seguito, Fristo lo comunica successivamente. Se informare l’autorità di controllo e le persone interessate, lo decide il cliente.

Il cliente può esportare integralmente i suoi dati in qualsiasi momento. Dopo la fine del contratto restano consultabili durante il termine secondo le CG, cifra 7; in seguito Fristo li cancella, e i salvataggi si sovrascrivono nel ciclo indicato nell’informativa sulla protezione dei dati. Fristo può conservare ciò che la legge esige — segnatamente le fatture.

Su richiesta Fristo mette a disposizione del cliente le informazioni di cui ha bisogno per dimostrare il rispetto del presente accordo — in via prioritaria per iscritto: descrizione delle misure, elenco dei sub-responsabili del trattamento, i loro certificati e rapporti.

Una verifica in loco è possibile solo in presenza di un motivo fondato: con un preavviso di almeno 30 giorni, durante l’orario d’ufficio, senza accesso ai dati di altri clienti e da parte di una persona tenuta alla riservatezza. I costi sono a carico del cliente. I centri di calcolo dei sub-responsabili del trattamento vengono verificati tramite i loro rapporti e certificati, non in loco.

Per la responsabilità valgono le CG, cifra 11. Per il resto valgono le CG, anche per quanto riguarda il diritto applicabile e il foro.