Cómo elaborar un plan de inspecciones para sus propios inmuebles

Tomemos como ejemplo una empresa de construcción metálica con tres naves y un edificio de oficinas. El control eléctrico llega cuando escribe el operador de red. Los extintores los revisa la empresa que también los suministró. De la calefacción se ocupa el técnico de servicio, de los portones no se ocupa nadie realmente, y en cuanto a las duchas del vestuario, nadie ha pensado nunca en una obligación. Cada inspección está resuelta por sí sola, de alguna manera. Pero nadie tiene una visión de conjunto.

Un plan de inspecciones cambia eso. No es otra cosa que una lista completa: qué instalación, qué obligación, qué intervalo, quién inspecciona, cuándo fue la última vez, cuándo toca la próxima. Suena sencillo, y lo es, siempre que se proceda en el orden correcto.

Este artículo le guía en cinco pasos del inventario de instalaciones a la lista de plazos.

Paso 1: Registrar el parque existente

Un plan de inspecciones no empieza por las obligaciones, sino por las instalaciones. Quien empieza por las obligaciones inspecciona lo que conoce y pasa por alto lo que no conoce.

Por eso, parta del edificio: inmueble, edificio, planta, sala, instalación. Un recorrido con plano y teléfono saca a la luz lo que no figura en ninguna lista. Preste especial atención a estos grupos:

• Electricidad: cuadro general y subcuadros, fotovoltaica, estaciones de carga, protección contra rayos
• Calefacción: quemadores de gasóleo y de gas, instalaciones de depósitos, bombas de calor
• Protección contra incendios: puertas y portones cortafuegos, extintores portátiles, puestos de extinción, sistema de detección de incendios, alumbrado de emergencia
• Técnica del edificio: ventilación, instalaciones frigoríficas, ascensores, agua caliente y duchas
• Equipos de trabajo: portones, escaleras, estanterías, carretillas elevadoras, grúas, plataformas elevadoras
• Envolvente del edificio: cubierta, protecciones anticaída, puntos de anclaje

Cada instalación recibe una denominación inequívoca y una ubicación. «Portón 3, nave 2, recepción de mercancías» es inequívoco; «el portón grande», no.

Paso 2: Asignar a cada instalación sus obligaciones

Las obligaciones de inspección proceden de varias fuentes: del derecho federal, del derecho cantonal, de las normas de protección contra incendios de la VKF, de las indicaciones del fabricante y de contratos con aseguradoras o proveedores de servicios. Para la mayoría de las instalaciones existe una base determinante. Algunos ejemplos:

Instalación	Base	Intervalo
Instalación eléctrica	NIV art. 36 y anexo	de 1 a 20 años según el uso, por ejemplo 5 años para locales de empresas industriales y de la gran industria
Quemador de gasóleo	Ordenanza sobre protección del aire art. 13	Medición de emisiones por lo general cada 2 años; quemadores de gas de hasta 1 MW cada 4 años
Instalación de depósitos sujeta a autorización	Ordenanza sobre protección de las aguas art. 32a	Control visual exterior cada 10 años
Extintores portátiles	Directiva VKF 18-15	Mantenimiento según las indicaciones del fabricante
Sistema de detección de incendios	Directiva VKF 20-15	periódico, ciclo según tipo, tamaño y uso
Equipos de trabajo como portones, escaleras, carretillas elevadoras	VUV art. 32b	según las indicaciones del fabricante, mantenimiento documentado

La tabla es solo un extracto. Encontrará más información sobre dos de estos ámbitos en los artículos sobre el control eléctrico según la NIV y sobre la protección contra incendios en la empresa.

Hay dos cosas que llaman la atención. Primero, muchas normas no indican una cifra fija, sino «periódico» o «según las indicaciones del fabricante». En ese caso, el intervalo concreto del manual de instrucciones, del contrato de mantenimiento o de la condición de la autoridad debe incorporarse al plan, indicando de dónde procede. Segundo, los cantones regulan muchas cosas por su cuenta, desde el control de quemadores hasta el deshollinador. La ejecución de la Ordenanza sobre protección del aire corresponde, por ejemplo, a los cantones; por eso el intervalo y el organismo de control pueden variar según la ubicación.

Paso 3: Fijar el intervalo y el próximo vencimiento

El próximo vencimiento resulta de la última realización y del intervalo. Para ello necesita para cada instalación la fecha de la última inspección — a partir del último informe, del certificado de seguridad o de la etiqueta del equipo.

Tres reglas evitan errores típicos:

• No adivinar: si se desconoce la última fecha, la inspección vence: ahora. Una fecha estimada genera un plazo que nadie puede justificar.
• Contar desde la realización: el siguiente plazo empieza el día en que realmente se inspeccionó, no el día en que estaba previsto.
• Dejar visibles las fechas incumplidas: si una inspección se hace tarde, el hueco permanece en el historial. Un plan que omite en silencio las fechas incumplidas genera justo el hueco que, en caso de siniestro, nadie puede explicar.

Además, prevea un plazo de antelación. Un control eléctrico requiere meses para la oferta, el control y la subsanación de defectos; un control visual de las puertas cortafuegos, una hora.

Paso 4: Definir las responsabilidades

Cada obligación implica tres roles: ¿quién encarga la inspección? ¿Quién la acompaña in situ? ¿Quién la realiza? A menudo son tres personas o empresas distintas, y a menudo solo se conoce la tercera.

Para las inspecciones externas, anote la empresa y el contrato. Allí donde la ley lo exija, cuide la independencia: el control eléctrico periódico no puede realizarlo quien haya trabajado en la instalación (NIV art. 31). Y para los controles internos, establezca quién los hace y quién sustituye a esa persona cuando falte.

En los contratos de mantenimiento existentes, compruebe qué cubren realmente. Un contrato de «protección contra incendios» puede incluir los extintores, pero no las puertas cortafuegos. Y un contrato de servicio de la calefacción no sustituye el control de quemadores conforme a la Ordenanza sobre protección del aire: este lo supervisa la autoridad, que lo realiza ella misma o lo encarga a terceros.

Paso 5: Realizar, documentar, actualizar

Un plan de inspecciones solo está vivo si se actualiza con cada inspección:

1. Tras la inspección, archivar el informe junto a la instalación, no en una pila de papeles.
2. Registrar de inmediato los defectos detectados como orden de trabajo y documentar también su subsanación.
3. Anotar la fecha de realización; de ella resulta el próximo vencimiento.
4. Una vez al año, revisar todo el plan: instalaciones nuevas, instalaciones fuera de servicio, normas modificadas, contratos nuevos.

Regla mnemotécnica: primero el parque existente, luego las obligaciones, luego los plazos. Un plan de inspecciones está completo cuando en él figura cada instalación — no cuando figura cada obligación conocida.

Este artículo es información general y no constituye asesoramiento jurídico. En cada caso concreto rigen las normas del cantón y las exigencias del organismo competente.

Cómo ayuda Fristo

Para Suiza, Fristo incluye 35 plantillas de inspección con base legal, intervalo y fuente, y sugiere las adecuadas para las instalaciones registradas — como sugerencia, no como dictamen jurídico. No se crea ninguna cita hasta que usted confirme que la plantilla se aplica a su empresa, y el vencimiento resulta de la fecha de la última inspección, que usted introduce al adoptarla. A partir de ahí, cada plazo cuenta desde la realización efectiva, las fechas incumplidas permanecen visibles y el eje anual muestra en qué mes se concentran las inspecciones.

Fuentes

• Verordnung über elektrische Niederspannungsinstallationen (NIV), SR 734.27, art. 31, 36 y anexo — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/2002/22/de
• Luftreinhalte-Verordnung (LRV), SR 814.318.142.1, art. 13 — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1986/208_208_208/de
• Gewässerschutzverordnung (GSchV), SR 814.201, art. 32a — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1998/2863_2863_2863/de
• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, art. 32b — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de
• Directivas de protección contra incendios 18-15 «Löscheinrichtungen» y 20-15 «Brandmeldeanlagen» — Vereinigung Kantonaler Feuerversicherungen VKF: bsvonline.ch