Een inspectieplan opstellen voor uw eigen vastgoed

Neem als voorbeeld een metaalbouwbedrijf met drie hallen en een kantoorgebouw. De elektrakeuring komt pas wanneer de netbeheerder schrijft. De brandblussers worden gecontroleerd door het bedrijf dat ze ook heeft geleverd. Om de verwarming bekommert zich de servicetechnicus, om de poorten niemand echt, en voor de douches in de kleedkamer heeft nog nooit iemand aan een verplichting gedacht. Elke keuring is op zichzelf geregeld, op de een of andere manier. Een overzicht heeft niemand.

Een inspectieplan verandert dat. Het is niets anders dan een volledige lijst: welke installatie, welke verplichting, welk interval, wie controleert, wanneer voor het laatst, wanneer de volgende keer. Dat klinkt eenvoudig, en dat is het ook, mits u in de juiste volgorde te werk gaat.

Deze bijdrage leidt u in vijf stappen van het installatieregister naar de termijnenlijst.

Stap 1: Het bestand inventariseren

Een inspectieplan begint niet bij de verplichtingen, maar bij de installaties. Wie met de verplichtingen begint, controleert wat hij kent en over het hoofd ziet wat hij niet kent.

Ga daarom uit van het gebouw: terrein, gebouw, verdieping, ruimte, installatie. Een ronde met plattegrond en telefoon brengt aan het licht wat op geen enkele lijst staat. Let vooral op deze groepen:

• Elektra: hoofdverdeler en onderverdelers, fotovoltaïek, laadstations, bliksembeveiliging
• Warmte: olie- en gasstookinstallaties, tankinstallaties, warmtepompen
• Brandbeveiliging: brandwerende deuren en poorten, draagbare blussers, blusposten, brandmeldinstallatie, noodverlichting
• Gebouwtechniek: ventilatie, koelinstallaties, liften, warm water en douches
• Arbeidsmiddelen: poorten, ladders, stellingen, heftrucks, kranen, hefplatforms
• Gebouwschil: dak, valbeveiligingen, verankeringspunten

Elke installatie krijgt een eenduidige aanduiding en een locatie. „Poort 3, hal 2, laadperron“ is eenduidig; „de grote poort“ niet.

Stap 2: Elke installatie haar verplichtingen toewijzen

Inspectieverplichtingen komen uit meerdere bronnen: uit federaal recht, uit kantonaal recht, uit de brandbeveiligingsvoorschriften van de VKF, uit opgaven van de fabrikant en uit contracten met verzekeraars of dienstverleners. Voor de meeste installaties bestaat een maatgevende grondslag. Enkele voorbeelden:

Installatie	Grondslag	Interval
Elektrische installatie	NIV Art. 36 en bijlage	afhankelijk van het gebruik 1 tot 20 jaar, bijvoorbeeld 5 jaar voor bedrijfsruimten van de industrie en de grootbedrijven
Oliestookinstallatie	Luftreinhalte-Verordnung Art. 13	emissiemeting in de regel om de 2 jaar; gasstookinstallaties tot 1 MW om de 4 jaar
Vergunningplichtige tankinstallatie	Gewässerschutzverordnung Art. 32a	visuele controle van buitenaf om de 10 jaar
Draagbare brandblusser	VKF-richtlijn 18-15	onderhoud volgens opgaven van de fabrikant
Brandmeldinstallatie	VKF-richtlijn 20-15	periodiek, frequentie naar type, grootte en gebruik
Arbeidsmiddelen zoals poorten, ladders, heftrucks	VUV Art. 32b	volgens opgaven van de fabrikant, onderhoud gedocumenteerd

De tabel is een uittreksel. Meer over twee gebieden vindt u in de bijdragen over de elektrakeuring volgens NIV en over brandbeveiliging in het bedrijf.

Twee dingen vallen op. Ten eerste noemen veel voorschriften geen vast getal, maar „periodiek“ of „volgens opgaven van de fabrikant“. Dan hoort het concrete interval uit de gebruiksaanwijzing, het onderhoudscontract of de voorwaarde van de overheid in het plan, met vermelding van de herkomst. Ten tweede regelen de kantons veel zelf, van de stookinstallatiecontrole tot de schoorsteenveger. De uitvoering van de Luftreinhalte-Verordnung ligt bijvoorbeeld bij de kantons; interval en controleorgaan kunnen daarom per locatie verschillen.

Stap 3: Interval en volgende vervaldatum vastleggen

De volgende vervaldatum volgt uit de laatste uitvoering en het interval. Daarvoor hebt u voor elke installatie de datum van de laatste keuring nodig — uit het laatste rapport, het veiligheidsbewijs of het keurmerk op het apparaat.

Drie regels voorkomen typische fouten:

• Niet gokken: Is de laatste datum onbekend, dan is de keuring nu verschuldigd. Een geschatte datum leidt tot een termijn die niemand kan onderbouwen.
• Tellen vanaf de uitvoering: De volgende termijn begint op de dag waarop daadwerkelijk is gekeurd, niet op de dag waarop het gepland was.
• Gemiste termijnen zichtbaar laten: Wordt een keuring te laat gedaan, dan blijft de leemte in de historie staan. Een plan dat gemiste termijnen stilzwijgend overslaat, creëert precies de leemte die bij schade niemand meer kan verklaren.

Houd bovendien rekening met voorbereidingstijd. Voor een elektrakeuring zijn maanden nodig voor offerte, keuring en herstel van gebreken, voor een visuele controle van de brandwerende deuren een uur.

Stap 4: Verantwoordelijkheden vastleggen

Bij elke verplichting horen drie rollen: wie bestelt de keuring? Wie begeleidt haar ter plaatse? Wie voert haar uit? Vaak zijn dat drie verschillende personen of bedrijven, en vaak is alleen de derde bekend.

Leg voor externe keuringen het bedrijf en het contract vast. Let, waar de wet dat eist, op de onafhankelijkheid: de periodieke elektrakeuring mag niet worden uitgevoerd door wie aan de installatie heeft gewerkt (NIV Art. 31). En bepaal voor interne controles wie ze uitvoert en wie vervangt als die persoon afwezig is.

Controleer bij bestaande onderhoudscontracten wat ze daadwerkelijk dekken. Een contract voor „brandbeveiliging“ kan de blussers omvatten, maar niet de brandwerende deuren. En een servicecontract voor de verwarming vervangt de stookinstallatiecontrole volgens de Luftreinhalte-Verordnung niet: die wordt bewaakt door de overheid, die haar zelf uitvoert of laat uitvoeren.

Stap 5: Uitvoeren, aantonen, bijwerken

Een inspectieplan leeft alleen als het bij elke keuring wordt bijgewerkt:

1. Na de keuring het rapport opbergen, bij de installatie, niet in een stapel.
2. Vastgestelde gebreken direct als opdracht registreren en het herstel eveneens aantonen.
3. De datum van uitvoering invullen; daaruit ontstaat de volgende vervaldatum.
4. Eén keer per jaar het hele plan doorlopen: nieuwe installaties, buiten gebruik gestelde installaties, gewijzigde voorschriften, nieuwe contracten.

Geheugensteun: Eerst het bestand, dan de verplichtingen, dan de termijnen. Een inspectieplan is volledig als elke installatie erin staat — niet als elke bekende verplichting erin staat.

Deze bijdrage is algemene informatie en geen juridisch advies. In het individuele geval gelden de voorschriften van het kanton en de eisen van de bevoegde instantie.

Hoe Fristo daarbij helpt

Fristo levert voor Zwitserland 35 inspectiesjablonen met rechtsgrondslag, interval en bron mee en stelt bij de geregistreerde installaties de passende voor, als suggestie, niet als juridische informatie. Een afspraak ontstaat pas wanneer u hebt bevestigd dat het sjabloon voor uw bedrijf geldt, en de vervaldatum volgt uit de datum van de laatste keuring, die u bij het overnemen invult. Daarna telt elke termijn vanaf de daadwerkelijke uitvoering, blijven gemiste termijnen zichtbaar en toont de jaarlijkse tijdlijn in welke maand de keuringen zich opstapelen.

Bronnen

• Verordnung über elektrische Niederspannungsinstallationen (NIV), SR 734.27, Art. 31, 36 en bijlage — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/2002/22/de
• Luftreinhalte-Verordnung (LRV), SR 814.318.142.1, Art. 13 — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1986/208_208_208/de
• Gewässerschutzverordnung (GSchV), SR 814.201, Art. 32a — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1998/2863_2863_2863/de
• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, Art. 32b — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de
• Brandschutzrichtlinien 18-15 „Löscheinrichtungen“ en 20-15 „Brandmeldeanlagen“ — Vereinigung Kantonaler Feuerversicherungen VKF: bsvonline.ch