Bygg upp en kontrollplan för de egna fastigheterna

Ta ett metallbyggeri med tre hallar och en kontorsbyggnad som exempel. Elkontrollen kommer när nätoperatören skriver. Brandsläckarna kontrolleras av det företag som också levererade dem. Värmen sköts av servicetekniker, portarna sköter ingen riktigt, och för duscharna i omklädningsrummet har ingen någonsin tänkt på att det finns en skyldighet. Varje kontroll är för sig ordnad, på något sätt. Någon överblick har ingen.

En kontrollplan ändrar det. Den är inget annat än en fullständig lista: vilken anläggning, vilken skyldighet, vilket intervall, vem som kontrollerar, när det senast gjordes och när nästa gång är. Det låter enkelt, och det är det också — om man går tillväga i rätt ordning.

Det här inlägget går i fem steg från anläggningsregistret till fristlistan.

Steg 1: Registrera beståndet

En kontrollplan börjar inte med skyldigheterna, utan med anläggningarna. Den som börjar med skyldigheterna kontrollerar det hen känner till och missar det hen inte känner till.

Utgå därför från byggnaden: fastighet, byggnad, våningsplan, rum, anläggning. En runda med ritning och telefon avslöjar sådant som inte står i någon lista. Var särskilt uppmärksam på dessa grupper:

• El: huvudfördelning och undercentraler, solceller, laddstationer, åskskydd
• Värme: olje- och gaseldning, tankanläggningar, värmepumpar
• Brandskydd: brandskyddsdörrar och -portar, handbrandsläckare, släckposter, brandlarm, nödbelysning
• Byggnadsteknik: ventilation, kylanläggningar, hissar, varmvatten och duschar
• Arbetsmedel: portar, stegar, hyllor, truckar, kranar, lyftbord
• Byggnadsskal: tak, fallskydd, fästpunkter

Varje anläggning får en entydig beteckning och en plats. ”Port 3, hall 2, godsmottagning” är entydigt; ”den stora porten” är det inte.

Steg 2: Koppla rätt skyldigheter till varje anläggning

Kontrollskyldigheter kommer från flera källor: från federal rätt, från kantonal rätt, från VKF:s brandskyddsföreskrifter, från tillverkarens uppgifter och från avtal med försäkringsbolag eller tjänsteleverantörer. För de flesta anläggningar finns en styrande grund. Några exempel:

Anläggning	Grund	Intervall
Elektrisk installation	NIV Art. 36 och bilaga	beroende på användning 1 till 20 år, till exempel 5 år för driftlokaler inom industri och storhantverk
Oljeeldning	Luftreinhalte-Verordnung Art. 13	utsläppsmätning som regel vartannat år; gaseldning upp till 1 MW vart fjärde år
Tillståndspliktig tankanläggning	Gewässerschutzverordnung Art. 32a	Visuell kontroll utifrån vart tionde år
Handbrandsläckare	VKF-Richtlinie 18-15	Underhåll enligt tillverkarens uppgifter
Brandlarm	VKF-Richtlinie 20-15	periodiskt, intervall efter typ, storlek och användning
Arbetsmedel som portar, stegar, truckar	VUV Art. 32b	enligt tillverkarens uppgifter, underhåll dokumenterat

Tabellen är ett utdrag. Mer om två av områdena hittar du i inläggen om elkontroll enligt NIV och om brandskydd i verksamheten.

Två saker märks. För det första anger många föreskrifter inget fast tal, utan ”periodiskt” eller ”enligt tillverkarens uppgifter”. Då hör det konkreta intervallet från bruksanvisningen, underhållsavtalet eller myndighetens krav hemma i planen — med uppgift om varifrån det kommer. För det andra reglerar kantonerna mycket själva, från eldningskontroll till sotare. Verkställigheten av Luftreinhalte-Verordnung ligger till exempel hos kantonerna; intervall och kontrollorgan kan därför skilja sig beroende på ort.

Steg 3: Fastställ intervall och nästa förfallodatum

Nästa förfallodatum följer av senaste genomförandet och intervallet. För det behöver du för varje anläggning datumet för den senaste kontrollen — från det senaste protokollet, säkerhetsintyget eller märkningen på apparaten.

Tre regler förhindrar typiska fel:

• Gissa inte: Är det senaste datumet okänt är kontrollen förfallen — nu. Ett uppskattat datum ger en frist som ingen kan motivera.
• Räkna från genomförandet: Nästa frist börjar den dag då kontrollen faktiskt gjordes, inte den dag då den var planerad.
• Låt missade tidpunkter vara synliga: Görs en kontroll för sent finns luckan kvar i historiken. En plan som tyst hoppar över missade tidpunkter skapar just den lucka som ingen längre kan förklara vid en skada.

Planera dessutom in framförhållning. För en elkontroll krävs månader för offert, kontroll och åtgärdande av brister, för en visuell kontroll av brandskyddsdörrarna en timme.

Steg 4: Fastställ ansvar

Till varje skyldighet hör tre roller: Vem beställer kontrollen? Vem följer med på plats? Vem utför den? Ofta är det tre olika personer eller företag, och ofta är bara den tredje känd.

Dokumentera företaget och avtalet för externa kontroller. Se till att oberoendet finns där lagen kräver det: Den periodiska elkontrollen får inte utföras av den som har arbetat på installationen (NIV Art. 31). Och fastställ för interna kontroller vem som utför dem och vem som är ersättare när den personen är borta.

Kontrollera i befintliga underhållsavtal vad de faktiskt täcker. Ett avtal för ”brandskydd” kan omfatta släckarna men inte brandskyddsdörrarna. Och ett serviceavtal för värmen ersätter inte eldningskontrollen enligt Luftreinhalte-Verordnung: Den övervakas av myndigheten, som utför den själv eller låter utföra den.

Steg 5: Genomföra, dokumentera, uppdatera

En kontrollplan lever bara om den uppdateras vid varje kontroll:

1. Lägg efter kontrollen protokollet vid anläggningen, inte i en hög.
2. Registrera konstaterade brister direkt som uppdrag och dokumentera även åtgärdandet.
3. För in genomförandedatumet; av det uppstår nästa förfallodatum.
4. Gå igenom hela planen en gång om året: nya anläggningar, nedlagda anläggningar, ändrade föreskrifter, nya avtal.

Minnesregel: Först beståndet, sedan skyldigheterna, sedan fristerna. En kontrollplan är fullständig när varje anläggning finns med — inte när varje känd skyldighet finns med.

Det här inlägget är allmän information och ingen juridisk rådgivning. I det enskilda fallet gäller kantonens föreskrifter och den behöriga instansens krav.

Så hjälper Fristo till

Fristo levererar för Schweiz 35 kontrollmallar med rättslig grund, intervall och källa, och föreslår de passande mallarna för de registrerade anläggningarna — som förslag, inte som rättslig information. En tidpunkt skapas först när du har bekräftat att mallen gäller för din verksamhet, och förfallodatumet följer av datumet för den senaste kontrollen, som du anger när du tar över mallen. Därefter räknas varje frist från det faktiska genomförandet, missade tidpunkter förblir synliga, och årsaxeln visar i vilken månad kontrollerna hopar sig.

Källor

• Verordnung über elektrische Niederspannungsinstallationen (NIV), SR 734.27, Art. 31, 36 och bilaga — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/2002/22/de
• Luftreinhalte-Verordnung (LRV), SR 814.318.142.1, Art. 13 — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1986/208_208_208/de
• Gewässerschutzverordnung (GSchV), SR 814.201, Art. 32a — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1998/2863_2863_2863/de
• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, Art. 32b — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de
• Brandschutzrichtlinien 18-15 ”Löscheinrichtungen” och 20-15 ”Brandmeldeanlagen” — Vereinigung Kantonaler Feuerversicherungen VKF: bsvonline.ch