CAFM explicado
¿Qué es un CAFM?
CAFM significa Computer-Aided Facility Management: un software que registra lo que hay en sus edificios y se encarga de que se mantenga, se inspeccione y se repare — a tiempo y de forma demostrable. Una introducción en unos diez minutos.
Empezar gratisEl término
Facility Management, con software
El Facility Management (FM) es todo lo que mantiene en funcionamiento un edificio y sus instalaciones: mantenimiento y reparaciones, inspecciones legales, limpieza, seguridad, superficies, energía. La norma internacional ISO 41011 lo describe como una función de la organización que integra a las personas, el lugar y los procesos en el entorno construido, para que la actividad principal pueda desarrollarse sin interrupciones.
Computer-Aided Facility Management —CAFM, para abreviar— es el software para ello. Sustituye las carpetas del cuarto técnico, la lista de Excel con las fechas de mantenimiento y las notas del tablón de anuncios por un sistema en el que todo está en su sitio: en el edificio, en el espacio, en la instalación.
El núcleo es siempre el mismo: un inventario (¿qué hay y dónde?), unas obligaciones (¿qué debe hacerse y cuándo?) y unas órdenes de trabajo (¿quién lo hace, y está hecho?). Todo lo demás —planificación de espacios, gestión de alquileres, energía— son ampliaciones que no toda empresa necesita.
Diferencias
CAFM, CMMS, IWMS: tres términos, tres enfoques
Estos términos se confunden a menudo. Las diferencias están en el enfoque:
| Término | Enfoque | Típico de |
|---|---|---|
| CAFM | Edificios, espacios, instalaciones y su mantenimiento | Empresas con edificios propios |
| CMMS (software de mantenimiento) | Máquinas y su mantenimiento | Producción, talleres, flotas de vehículos |
| IWMS | Además, gestión inmobiliaria, alquileres, proyectos, energía | Grandes grupos y grandes carteras inmobiliarias |
| Módulo de mantenimiento del ERP | Mantenimiento como parte de compras y contabilidad | Grandes empresas con un ERP existente |
Los límites son difusos: un CAFM también conoce máquinas, y un CMMS también espacios. Lo decisivo es el punto de partida del sistema. Quien piensa desde el edificio —inmueble, edificio, planta, espacio— necesita un CAFM.
Tareas
Lo que hace un CAFM
Un CAFM para el mantenimiento cubre seis tareas. Cuanto más completamente las conecte, menos habrá que completar a mano:
- Inventario: inmuebles, edificios, plantas, espacios y las instalaciones que contienen, con tipo, fabricante, ubicación y documentos.
- Mantenimiento e inspecciones: planes por tipo de instalación, plazos legales de inspección, contratos de mantenimiento con empresas externas. El sistema calcula las fechas.
- Averías y órdenes de trabajo: quien ve algo lo avisa; de ahí surge una orden de trabajo con plazo, responsable y respuesta.
- Proveedores externos: órdenes de trabajo a empresas que no trabajan en el sistema, y su respuesta a ellas.
- Justificantes: ¿quién inspeccionó qué y cuándo? Documentado por instalación, por edificio, por periodo.
- Análisis: órdenes de trabajo abiertas, plazos vencidos, costes por edificio.
Obligaciones de inspección en Suiza
Qué obligaciones debe conocer una empresa
Quien explota edificios tiene en Suiza una serie de obligaciones legales de inspección y mantenimiento, con independencia del tamaño de la empresa. Algunos ejemplos:
| Instalación | Base | Intervalo (orientativo) |
|---|---|---|
| Instalaciones eléctricas | NIV Art. 36 | cada 5 años |
| Cierres cortafuegos | VKF 12-15 | anual |
| Puertas motorizadas | VUV Art. 32b | anual |
| Instalación de agua potable | LGV Art. 73–76 | anual |
Los intervalos dependen del tipo de instalación, de su uso y, en parte, del cantón: el deshollinado, por ejemplo, se rige por el derecho cantonal. A ello se suman las obligaciones de seguridad laboral (Suva, EKAS) y los requisitos del seguro de edificios.
Un CAFM no sustituye ninguna de estas inspecciones ni a ningún especialista. Se encarga de que no se olvide ninguna y deja constancia de que se ha realizado. Fristo incluye 59 plantillas de este tipo, cada una con base legal y fuente, como propuesta, no como asesoramiento jurídico.
Elección
Cómo reconocer un CAFM adecuado
Para una empresa sin departamento de informática propio cuentan otras cosas que para un gran grupo. Seis preguntas que debería hacer a cualquier proveedor:
01
¿Cuánto dura la implantación?
¿Semanas con consultoría o una hora por su cuenta? Un sistema que primero hay que configurar cuesta tiempo antes de ahorrarlo.
02
¿Conoce las obligaciones suizas?
¿Trae los plazos de inspección, con base legal y fuente, o tiene que investigarlos y teclearlos usted mismo?
03
¿Puede avisar cualquiera?
Quien ve una avería rara vez es la persona que tiene cuenta. Un aviso por código QR sin iniciar sesión reduce el obstáculo a cero.
04
¿Cómo colaboran las empresas externas?
¿Necesitan sus proveedores una cuenta propia y una formación, o basta con un enlace a través del cual informan?
05
¿Puede volver a sacar sus datos?
Una exportación completa en un formato legible, en cualquier momento y también después de darse de baja, es el mejor seguro contra la dependencia.
06
¿Dónde están los datos?
Suiza o la UE, según la DSG y el RGPD; ¿y quién puede verlos? Un acceso del soporte solo debería ser posible con su consentimiento visible.
Implantación
En cinco pasos hasta el funcionamiento normal
Así es una implantación cuando el sistema está hecho para pequeñas empresas, con Fristo como ejemplo.
Paso 1
Registrar el inventario
Edificios, plantas, espacios e instalaciones: a mano, desde una lista de Excel o directamente desde el plano de planta.
Paso 2
Confirmar las obligaciones
El sistema propone para cada instalación las inspecciones legales. Usted confirma lo que se aplica a su empresa.
Paso 3
Invitar a personas y empresas
Los empleados reciben una cuenta sin contraseña; las empresas externas, un enlace para sus órdenes de trabajo.
Paso 4
Colocar las pegatinas QR
Cada instalación recibe una pegatina. Quien ve una avería la escanea y avisa, sin cuenta.
Paso 5
Generar el justificante
Si llega la inspección, genera el justificante con un clic: todo lo realizado y todo lo pendiente.
Cuándo merece la pena
¿Necesita mi empresa un CAFM?
Un CAFM merece la pena en cuanto se cumple una de estas afirmaciones:
- Las fechas de mantenimiento solo las conoce una persona, y nadie sabe qué pasa si falta.
- A la pregunta «¿Cuándo se inspeccionó esta instalación por última vez?» no hay una respuesta rápida.
- Las averías llegan por teléfono o de palabra, y después nadie sabe qué fue de ellas.
- Varios edificios, varias empresas, varios contratos, y la visión de conjunto está en carpetas.
Un CAFM no merece la pena si lo que gestiona sobre todo son alquileres, gastos comunes y el arrendamiento de superficies: para eso existe el software inmobiliario, y un IWMS es entonces la mejor opción. Fristo se ocupa del mantenimiento, y por completo.
Preguntas
Preguntas frecuentes sobre CAFM
¿Qué significa CAFM?
Computer-Aided Facility Management: software que apoya la explotación de edificios: inventario, mantenimiento, inspecciones legales, averías y órdenes de trabajo, justificantes.
¿Cuál es la diferencia entre CAFM y CMMS?
Un CAFM parte del edificio (inmueble, edificio, espacio); un CMMS, de la máquina. Para empresas con edificios propios, un CAFM es la opción más natural.
¿Necesita realmente una pequeña empresa un CAFM?
Las obligaciones legales son las mismas que las de un gran grupo. Si hoy las fechas y los justificantes están en una lista de Excel o en la cabeza de una persona, merece la pena, siempre que el sistema no requiera implantación.
¿Sustituye un CAFM la inspección por parte de un especialista?
No. Recuerda el plazo, registra la inspección y la hace demostrable. La inspección la siguen realizando las personas y empresas autorizadas para ello.
¿Cuánto dura una implantación?
En los grandes sistemas, meses, con consultoría. En un sistema para pequeñas empresas como Fristo, alrededor de una hora hasta que la estructura está creada y las primeras obligaciones confirmadas.
¿Cuánto cuesta un CAFM?
Desde licencias de cinco cifras más consultoría hasta un precio mensual según el número de edificios. En Fristo, un edificio con hasta 100 instalaciones es gratuito para siempre; los precios figuran abiertamente en la página de inicio.
Un edificio con hasta 100 instalaciones, gratis para siempre.
Todas las funciones, sin datos de pago. Si no le encaja, habrá perdido una hora.
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