Bygg opp en inspeksjonsplan for dine egne eiendommer

Ta en metallbedrift med tre haller og en kontorbygning som eksempel. Den elektriske kontrollen kommer når nettselskapet skriver. Brannslokkerne kontrolleres av firmaet som også leverte dem. Varmeanlegget tar servicteknikeren seg av, portene er det egentlig ingen som har ansvar for, og for dusjene i garderoben har ingen noen gang tenkt på at det finnes en plikt. Hver enkelt kontroll er ordnet, på et vis. Men ingen har oversikten.

En inspeksjonsplan endrer det. Den er ikke noe annet enn en fullstendig liste: hvilket anlegg, hvilken plikt, hvilket intervall, hvem som kontrollerer, når sist, og når neste gang. Det høres enkelt ut, og det er det også – hvis man går frem i riktig rekkefølge.

Dette innlegget tar deg i fem steg fra anleggsregisteret til fristlisten.

Steg 1: Registrer beholdningen

En inspeksjonsplan begynner ikke med pliktene, men med anleggene. Den som begynner med pliktene, kontrollerer det han kjenner, og overser det han ikke kjenner.

Ta derfor utgangspunkt i bygningen: eiendom, bygg, etasje, rom, anlegg. En runde med plantegning og telefon avdekker det som ikke står i noen liste. Vær spesielt oppmerksom på disse gruppene:

• Elektro: hovedfordeling og underfordelinger, solcelleanlegg, ladestasjoner, lynbeskyttelse
• Varme: olje- og gassfyring, tankanlegg, varmepumper
• Brannvern: branndører og -porter, håndslokkere, slokkeposter, brannvarslingsanlegg, nødbelysning
• Bygningsteknikk: ventilasjon, kjøleanlegg, heiser, varmtvann og dusjer
• Arbeidsutstyr: porter, stiger, reoler, trucker, kraner, løfteplattformer
• Bygningskropp: tak, fallsikring, forankringspunkter

Hvert anlegg får en entydig betegnelse og et sted. «Port 3, hall 2, varemottak» er entydig; «den store porten» er det ikke.

Steg 2: Knytt pliktene til hvert anlegg

Kontrollplikter kommer fra flere kilder: fra føderal lovgivning, fra kantonal lovgivning, fra brannvernforskriftene til VKF, fra produsentens opplysninger og fra avtaler med forsikringsselskaper eller tjenesteleverandører. For de fleste anlegg finnes det et styrende grunnlag. Noen eksempler:

Anlegg	Grunnlag	Intervall
Elektrisk installasjon	NIV Art. 36 og vedlegg	avhengig av bruk 1 til 20 år, for eksempel 5 år for driftsrom i industri og storhåndverk
Oljefyring	Luftreinhalte-Verordnung Art. 13	utslippsmåling som regel hvert 2. år; gassfyring opp til 1 MW hvert 4. år
Tankanlegg med tillatelsesplikt	Gewässerschutzverordnung Art. 32a	Visuell kontroll utenfra hvert 10. år
Håndslokkere	VKF-Richtlinie 18-15	Vedlikehold i henhold til produsentens opplysninger
Brannvarslingsanlegg	VKF-Richtlinie 20-15	periodisk, intervall etter type, størrelse og bruk
Arbeidsutstyr som porter, stiger, trucker	VUV Art. 32b	etter produsentens opplysninger, vedlikehold dokumentert

Tabellen er et utdrag. Mer om to av områdene finner du i innleggene om elektrokontroll etter NIV og om brannvern i bedriften.

To ting faller i øynene. For det første oppgir mange forskrifter ikke et fast tall, men «periodisk» eller «etter produsentens opplysninger». Da hører det konkrete intervallet fra bruksanvisningen, vedlikeholdsavtalen eller myndighetens pålegg hjemme i planen – med opplysning om hvor det kommer fra. For det andre regulerer kantonene mye selv, fra fyringskontroll til skorsteinsfeier. Håndhevingen av Luftreinhalte-Verordnung ligger for eksempel hos kantonene; intervall og kontrollorgan kan derfor variere etter beliggenhet.

Steg 3: Fastsett intervall og neste forfallsdato

Neste forfallsdato følger av siste gjennomføring og intervallet. Til det trenger du for hvert anlegg datoen for siste kontroll – fra siste protokoll, sikkerhetsdokumentasjonen eller merket på apparatet.

Tre regler forhindrer typiske feil:

• Ikke gjett: Er siste dato ukjent, er kontrollen forfalt – nå. En anslått dato gir en frist som ingen kan begrunne.
• Tell fra gjennomføringen: Neste frist begynner den dagen kontrollen faktisk ble utført, ikke den dagen den var planlagt.
• La oversatte frister forbli synlige: Gjøres en kontroll for sent, blir hullet stående i historikken. En plan som i stillhet hopper over oversatte frister, skaper nettopp det hullet som ingen kan forklare i en skadesak.

Planlegg dessuten med forberedelsestid. For en elektrokontroll trenger man måneder til tilbud, kontroll og utbedring av mangler, for en visuell kontroll av branndørene én time.

Steg 4: Fastsett ansvar

Til hver plikt hører tre roller: Hvem bestiller kontrollen? Hvem følger den opp på stedet? Hvem gjennomfører den? Ofte er dette tre forskjellige personer eller firmaer, og ofte er bare den tredje kjent.

Før opp firma og avtale for eksterne kontroller. Vær oppmerksom på uavhengighet der loven krever det: Den periodiske elektrokontrollen kan ikke utføres av den som har arbeidet på installasjonen (NIV Art. 31). Og for interne kontroller bør du fastsette hvem som utfører dem og hvem som vikarierer når denne personen er borte.

Sjekk hva eksisterende vedlikeholdsavtaler faktisk dekker. En avtale for «brannvern» kan omfatte slokkerne, men ikke branndørene. Og en serviceavtale for varmeanlegget erstatter ikke fyringskontrollen etter Luftreinhalte-Verordnung: Den fører myndigheten tilsyn med, og den utfører den selv eller lar andre utføre den.

Steg 5: Gjennomfør, dokumenter, oppdater

En inspeksjonsplan lever bare hvis den oppdateres ved hver kontroll:

1. Legg protokollen på plass etter kontrollen, ved anlegget, ikke i en bunke.
2. Registrer påviste mangler umiddelbart som oppdrag, og dokumenter utbedringen også.
3. Før inn gjennomføringsdatoen; ut fra den oppstår neste forfallsdato.
4. Gå gjennom hele planen én gang i året: nye anlegg, nedlagte anlegg, endrede forskrifter, nye avtaler.

Huskeregel: Først beholdningen, så pliktene, så fristene. En inspeksjonsplan er fullstendig når hvert anlegg står i den – ikke når hver kjent plikt står i den.

Dette innlegget er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning. I enkelttilfeller gjelder kantonens forskrifter og kravene fra ansvarlig myndighet.

Slik hjelper Fristo

Fristo leverer for Sveits 35 kontrollmaler med rettsgrunnlag, intervall og kilde, og foreslår de passende malene for de registrerte anleggene – som forslag, ikke som juridisk veiledning. En frist opprettes først når du har bekreftet at malen gjelder for din bedrift, og forfallsdatoen følger av datoen for siste kontroll, som du fører inn når du overtar malen. Deretter teller hver frist fra den faktiske gjennomføringen, oversatte frister forblir synlige, og årsaksen viser i hvilken måned kontrollene hoper seg opp.

Kilder

• Verordnung über elektrische Niederspannungsinstallationen (NIV), SR 734.27, Art. 31, 36 og vedlegg — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/2002/22/de
• Luftreinhalte-Verordnung (LRV), SR 814.318.142.1, Art. 13 — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1986/208_208_208/de
• Gewässerschutzverordnung (GSchV), SR 814.201, Art. 32a — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1998/2863_2863_2863/de
• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, Art. 32b — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de
• Brandschutzrichtlinien 18-15 «Löscheinrichtungen» og 20-15 «Brandmeldeanlagen» — Vereinigung Kantonaler Feuerversicherungen VKF: bsvonline.ch