Política de privacidad

El responsable del tratamiento en el sentido de la ley suiza de protección de datos (DSG) es:

Fristo — una oferta de Hoang Nguyen
Hohfurristrasse 24, 8408 Winterthur, Suiza
datenschutz@fristo.ch

Para clientes del EEE: tratamos los datos desde Suiza. La UE reconoce a Suiza un nivel adecuado de protección de datos.

Esta política describe lo que nosotros mismos hacemos con los datos: en nuestro sitio web, en el inicio de sesión, la facturación y el soporte.

De los datos que una empresa registra en Fristo — también los de su personal y de las empresas externas, y los avisos realizados mediante pegatinas QR — es responsable la empresa. Los tratamos por encargo suyo y siguiendo sus instrucciones (condiciones generales, § 8, y contrato de encargo del tratamiento). Lo mejor es que dirija sus preguntas al respecto a la empresa; lo que nos llegue a nosotros se lo remitimos a ella.

Cuenta: nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono (opcional), rol, idioma.

Datos de la empresa: edificios, instalaciones, órdenes de trabajo, avisos, plazos de inspección, documentos, fotos y planos, y los justificantes correspondientes — es decir, lo que usted mismo registra.

Mensajes: los mensajes, fotos y archivos que las personas de una empresa se envían entre sí los guardamos como datos de la empresa por encargo de esta. Pueden leerlos los miembros de la conversación; una conversación sobre una orden de trabajo, todas las personas autorizadas a ver esa orden. La administración de la empresa no lee las conversaciones directas ni los grupos de los que no es miembro. Un mensaje eliminado pierde de inmediato su texto y sus adjuntos. En el navegador, los mensajes llegan a través de un servicio de Laravel Cloud en Fráncfort; en el teléfono, a través de Apple (apartado «La app de Fristo»). Se conservan mientras dure el contrato de la empresa.

Avisos sin cuenta: quien comunica una avería mediante una pegatina QR indica un texto y, opcionalmente, su nombre y su dirección de correo electrónico — la dirección, para saber cómo termina. Con ello no se crea ninguna cuenta.

Preavisos sin cuenta: las empresas externas comunican mediante un enlace su intervención en una empresa que tiene el módulo adicional Acceso y llaves — con persona de contacto, las personas que acuden y una firma; una empresa de limpieza confirma su trabajo en el módulo adicional Limpieza mediante el enlace de su pase. La responsable es la empresa (apartado «De qué es responsable la empresa»); con ello no se crea ninguna cuenta.

Inicio de sesión: el momento del último inicio de sesión, la sesión y los códigos de inicio de sesión, cada uno con la dirección IP (apartado «Registros y direcciones IP»).

Aceptación de las condiciones: quien abre una cuenta acepta las condiciones generales de contratación y las condiciones de uso. Registramos quién ha aceptado qué versión, cuándo y en qué idioma.

Contratos: si firma con nosotros un contrato en Fristo, registramos como prueba el nombre, el cargo, la dirección de correo electrónico, el momento, la dirección IP y el identificador del navegador.

Facturación: dirección de facturación, nivel, facturas y pagos. Nunca vemos los datos de la tarjeta. Si elige la factura QR, verificamos el número UID de su empresa en el registro UID público de la Oficina Federal de Estadística. Registramos el resultado, el nombre de la empresa según el registro y el momento, y tenemos en cuenta su comportamiento de pago con nosotros (recordatorios). No consultamos a ninguna agencia de informes comerciales.

Correos dirigidos a nosotros y nuestra libreta de direcciones: quien nos escribe — a través del formulario de contacto o por correo electrónico — figura después en nuestra libreta de direcciones, con su nombre, su dirección de correo electrónico y lo que nos comunica (por ejemplo, empresa, teléfono, cargo), además de los propios mensajes. Así encontramos de nuevo el intercambio y no empezamos cada vez desde cero.

Solicitudes de información, de supresión y de limitación: registramos quién ha solicitado qué y cuándo, y qué hemos hecho — como prueba, en un acta firmada.

Formulario de contacto y visita de nuestras páginas públicas: cada uno en su propio apartado, más abajo.

Para el funcionamiento de la aplicación: calcular plazos, asignar órdenes de trabajo, generar justificantes, permitirle iniciar sesión y enviarle notificaciones. Además, para la facturación y el soporte, por seguridad y para detectar y corregir errores. Sus datos de empresa no se analizan con otros fines, ni se venden a terceros.

Según la finalidad:

Ejecución del contrato (art. 31 apdo. 2 letra a DSG, art. 6 apdo. 1 letra b RGPD) — para el funcionamiento de la aplicación y la facturación.

Interés legítimo (art. 31 apdo. 1 DSG, art. 6 apdo. 1 letra f RGPD) — para la seguridad, la prevención de abusos y la búsqueda de errores, el recuento anónimo de las visitas a las páginas, la protección contra el spam en el formulario de contacto y la conservación de la documentación que exige el derecho suizo.

Consentimiento (art. 6 apdo. 1 letra a RGPD) — exclusivamente para la estadística de visitas con identificador. Puede retirarlo en cualquier momento mediante «Configuración de cookies», al pie de cada página; lo registrado hasta entonces sigue siendo lícito.

Aparte de esto, no hacemos nada que requiera un consentimiento: ningún seguimiento publicitario, ningún perfil, ninguna cesión con fines ajenos. No tomamos decisiones individuales automatizadas.

La aplicación y la base de datos funcionan en servidores situados en Fráncfort del Meno (región eu-central-1), operados mediante Laravel Cloud en Amazon Web Services. Allí se encuentran también las copias de seguridad diarias.

Los archivos — fotos, documentos, planos, justificantes — se encuentran en un almacenamiento de Cloudflare (R2) que Laravel Cloud opera para nosotros. Su ubicación no está limitada a la UE.

Desde el punto de vista suizo, se trata de una comunicación de datos al extranjero. Hacia los Estados del EEE es lícita, porque el Consejo Federal suizo les reconoce un nivel adecuado de protección de datos (anexo 1 de la Datenschutzverordnung, la ordenanza suiza de protección de datos). Qué se transfiere a EE. UU. y en qué garantía nos basamos para ello figura en el apartado siguiente.

Algunos de nuestros proveedores tienen su sede en EE. UU. y allí pueden ser obligados por las autoridades a entregar datos. Los contratos con ellos les obligan a examinar tales solicitudes y a informarnos, en la medida en que la ley lo permita. La transmisión está cifrada, y nosotros mismos solo entregamos los datos que la ley nos obliga a entregar.

Recurrimos a proveedores que tratan datos por encargo nuestro. Con cada uno de ellos hemos celebrado un contrato de encargo del tratamiento.

– Laravel Holdings Inc. (EE. UU.) con Laravel Cloud: funcionamiento de la aplicación, la base de datos, el almacenamiento de archivos y las copias de seguridad. Para ello, Laravel recurre a sus propios subencargados del tratamiento, en particular Amazon Web Services (centros de datos en Fráncfort) y Cloudflare (almacenamiento de archivos y la red que redirige cada solicitud y repele los ataques; en este proceso se trata su dirección IP).

– Laravel Nightwatch (también Laravel Holdings Inc.): supervisión de errores y tiempos de respuesta. De cada solicitud se registran la dirección solicitada, el momento, la duración y el resultado, además de una dirección IP truncada y el identificador de la persona que ha iniciado sesión — no su nombre, ni su dirección de correo electrónico, ni lo que usted introduce en los formularios. Además, los mensajes de error y el asunto de los correos electrónicos enviados. Los datos se encuentran en la UE y se eliminan al cabo de 90 días.

– cyon GmbH (Basilea, Suiza): envío de nuestros correos electrónicos — códigos de inicio de sesión, notificaciones, acuses de recibo, facturas. El tratamiento tiene lugar en Suiza.

– Anthropic PBC (EE. UU.): solo si usted utiliza «Tomar del documento», el reconocimiento de espacios en el plano o el módulo Captura de documentos con IA. El documento elegido se envía a un modelo de lenguaje para su análisis; la propuesta vuelve a un formulario que usted ve y modifica antes de guardar. Por contrato, Anthropic no utiliza los datos para entrenamiento y elimina las entradas y los resultados en un plazo de 30 días — salvo que deba conservarlos durante más tiempo debido a un abuso o por imperativo legal. El mismo modelo puede ayudarnos a redactar respuestas a sus mensajes; en ese caso, se envía también el texto del mensaje.

– Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanda): pagos con tarjeta, en cuanto usted pague con tarjeta una suscripción de pago. Los datos de la tarjeta van directamente a Stripe; nosotros nunca los vemos ni los almacenamos. De la prevención del fraude y de las obligaciones legales es responsable la propia Stripe, que para ello transfiere datos a Stripe Inc. (EE. UU.).

– Google LLC (EE. UU.): reCAPTCHA en el formulario de contacto (apartado «El formulario de contacto y su protección contra el spam»).

– Apple (Apple Distribution International Ltd., Irlanda, y Apple Inc., EE. UU.): entrega de las notificaciones a la app de Fristo. Apple basa la transferencia a EE. UU. en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

PostFinance AG (Berna) consulta por cuenta nuestra los cobros de las facturas QR; como banco, trata los datos bajo su propia responsabilidad.

Para nuestra propia comunicación y administración — correo electrónico, aplicaciones de oficina, contabilidad, envíos — utilizamos servicios habituales con sede o centros de datos en Suiza y en la UE. Lo que usted nos escribe se encuentra allí.

A EE. UU. se transfieren datos a Laravel, Cloudflare, Anthropic, Stripe, Google y Apple. Laravel, Cloudflare, Stripe y Google están certificados conforme al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (EU-US Data Privacy Framework) y su parte Suiza-EE. UU.; para las empresas certificadas, Suiza y la UE reconocen un nivel de protección adecuado. Con Anthropic se aplican las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea en la versión reconocida por el Comisionado Federal suizo de Protección de Datos y Transparencia (EDÖB); lo mismo se aplica, con carácter complementario, a todos los demás en caso de que deje de existir una certificación.

Más allá de esto, no cedemos datos — salvo que estemos obligados a ello por ley.

En cada solicitud, nuestro proveedor de alojamiento y su red tratan su dirección IP para servir la página y repeler ataques.

Nosotros mismos limitamos por dirección IP los intentos de inicio de sesión, los avisos y las consultas a través del formulario de contacto; estos contadores caducan al cabo de una hora como máximo. Junto con un código de inicio de sesión guardamos su dirección de correo electrónico y su dirección IP, y eliminamos ambas al cabo de 30 días. Su sesión puede contener la dirección IP y el identificador del navegador; finaliza dos horas después de la última solicitud. Si firma un contrato en Fristo, registramos como prueba la dirección IP y el identificador del navegador mientras deba conservarse el contrato.

Aparte de esto, no guardamos ninguna dirección IP — tampoco en el formulario de contacto ni en los avisos realizados mediante una pegatina QR.

Mientras exista su cuenta. Tras la finalización del contrato, los datos de su empresa siguen disponibles durante un tiempo, solo en modo de lectura, para que pueda exportarlos íntegramente — como mínimo 30 días y como máximo un año; le indicamos el plazo exacto con la rescisión. Después los eliminamos. Los justificantes que usted mismo haya archivado siguen siendo legibles sin cambios hasta entonces.

Las copias de seguridad abarcan un mes hacia atrás; las más antiguas se eliminan. Durante ese tiempo, los datos eliminados pueden seguir figurando en ellas.

Códigos de inicio de sesión: 30 días. Consultas del formulario de contacto y correos dirigidos a nosotros, junto con el intercambio correspondiente: dos años después del último mensaje — entonces los eliminamos automáticamente, y con ellos la entrada en la libreta de direcciones, salvo que usted sea cliente o socio comercial. Estadística de visitas con identificador: 14 meses. Actas sobre información, supresiones y limitaciones: diez años, como prueba.

Conservamos las facturas y los justificantes contables durante diez años, porque así lo exige el derecho suizo de obligaciones (art. 958f OR). Conservamos los contratos firmados y la aceptación de las condiciones mientras no hayan prescrito las pretensiones que de ellos se deriven — hasta diez años después de la finalización del contrato (art. 127 OR).

Medidas técnicas y organizativas conforme al estado de la técnica:

Transmisión cifrada (TLS) en todas las vías.

Inicio de sesión sin contraseña — mediante código de un solo uso o passkey. Con una passkey, la huella dactilar y el rostro permanecen en su dispositivo; nosotros nunca los recibimos.

Separación de las empresas en la capa de base de datos, no solo en la interfaz.

Copias de seguridad diarias y registro de los accesos del soporte.

Nadie puede garantizar una seguridad absoluta. Si detectamos una violación de la seguridad de los datos que le afecte, le informaremos a usted y — cuando la ley lo exija — a la autoridad de control.

En su primera visita le preguntamos qué cookies permite. Puede cambiar su elección en cualquier momento mediante «Configuración de cookies», al pie de cada página.

Necesarias — siempre activas, porque sin ellas la página no funciona:
– fristo-session: su sesión y su inicio de sesión, dos horas desde la última solicitud
– XSRF-TOKEN: protección contra el uso indebido de formularios, el mismo tiempo
– appearance: su elección de apariencia, un año; sidebar_state: si la barra lateral de la aplicación está abierta, siete días
– fristo_consent: su respuesta a esta pregunta, un año
– fristo_reinigung: el pase de una empresa de limpieza en el teléfono que abrió el enlace del pase, un año

Análisis — solo con su consentimiento:
– fristo_av: un identificador aleatorio con el que reconocemos las visitas recurrentes, un año. No contiene nada sobre usted y solo se lee en nuestras páginas públicas.

Además, la página guarda en el almacenamiento de su navegador (no como cookie, y sin enviarlo a nosotros): sus ayudas de lectura, la moneda elegida para los precios y su elección de cookies.

No instalamos cookies para terceros. La única excepción es Google reCAPTCHA: se carga en cuanto la sección con el formulario de contacto aparece en la pantalla, y entonces puede instalar sus propias cookies (apartado «El formulario de contacto y su protección contra el spam»).

Lo que usted escribe en el formulario — nombre, dirección de correo electrónico, de forma opcional empresa y teléfono, su mensaje — lo guardamos para responderle. Eliminamos automáticamente la consulta y el intercambio correspondiente dos años después del último mensaje.

Contra los envíos masivos utilizamos Google reCAPTCHA v3. En cuanto la sección con el formulario aparece en la pantalla, su navegador carga un script de Google. A partir de ese momento se transmiten a Google — también a EE. UU. — datos técnicos sobre su dispositivo y su comportamiento en la página, y al enviar el formulario se convierten en una puntuación que indica la probabilidad de que usted sea una persona. La base es nuestro interés legítimo en un formulario que siga siendo accesible (art. 31 apdo. 1 DSG, art. 6 apdo. 1 letra f RGPD); para la transferencia a EE. UU. nos basamos en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (EU-US Data Privacy Framework) y su parte Suiza-EE. UU., en virtud del cual Google está certificado.

Se aplican además la política de privacidad y las condiciones de uso de Google (policies.google.com). De esta comprobación solo guardamos la puntuación, para poder valorar si el umbral está bien ajustado. Si la protección contra el spam retiene su consulta, puede contactarnos por correo electrónico en email@fristo.ch.

Queremos saber cómo se usan nuestras páginas públicas — página de inicio, páginas legales, registro — para mejorarlas. Para ello hay dos niveles.

Sin consentimiento, contamos de forma anónima: una línea por día con la página, el idioma, el tipo de dispositivo (teléfono u ordenador) y el nombre del sitio web desde el que llegó alguien — y un contador. Ninguna dirección IP, ningún identificador en su navegador, ninguna hora. Con ello no es posible rastrear ninguna visita, ni siquiera para nosotros.

Con su consentimiento registramos además, por cada página visitada:
– el identificador aleatorio de la cookie fristo_av y un identificador de la sesión
– la página visitada con su dirección, incluidos los datos de campaña (utm)
– la página de la que procedía
– navegador, sistema operativo y tipo de dispositivo, deducidos del identificador que envía su navegador
– país y, cuando esté disponible, ciudad — determinados a partir de la dirección IP por la red perimetral de nuestro proveedor de alojamiento
– idioma, momento y rapidez con la que respondió la página

No se guardan su dirección IP (ni cifrada ni truncada), su nombre, su dirección de correo electrónico ni ninguna relación con una cuenta. Los datos se encuentran en nuestro proveedor de alojamiento en Fráncfort, no se ceden y se eliminan al cabo de 14 meses.

Tras el inicio de sesión no hay estadística de visitas ni análisis de su comportamiento. Para que Fristo funcione de forma fiable, allí registramos datos técnicos de cada solicitud — qué página, con qué rapidez, si se produjo un error (Nightwatch, apartado «Quién más tiene acceso»).

Informamos a las cuentas de nuestros clientes en Fristo sobre nuevas funciones, mantenimientos e incidencias, las invitamos a eventos y les enviamos un saludo en los días festivos. Una circular de este tipo aparece entre las notificaciones y en «Novedades»; las importantes las enviamos además por correo electrónico o como notificación al teléfono (apartado «La app de Fristo»).

Para ello utilizamos lo que su cuenta ya contiene — nombre, idioma, rol y empresa —, para que una circular llegue a las personas adecuadas, en su idioma y con su nombre. Para cada persona registramos si la ha abierto y cuándo, si ya se le ha mostrado al abrir Fristo y si se le ha enviado por correo electrónico: así cuenta como leída y no aparece dos veces. Solo se evalúa el número, nunca la persona concreta — vemos cuántas personas han abierto una circular, no quiénes. No registramos si usted abre un correo electrónico.

Puede darse de baja en cualquier momento de las circulares por correo electrónico sobre eventos, días festivos y nuevas funciones — mediante el enlace que figura en cada correo de circular o en Fristo, en «Novedades». En Fristo siguen apareciendo. Quedan exceptuados los avisos sobre incidencias, mantenimientos y correcciones y los mensajes personales relativos a su contrato: forman parte de nuestro servicio y le siguen llegando aunque se haya dado de baja.

Las imágenes de las circulares se encuentran en una dirección pública con un nombre aleatorio, la misma para todos los destinatarios — de lo contrario, su programa de correo no las mostraría. No contienen datos de empresas.

Un modelo de lenguaje de Anthropic puede proponernos el texto y traducirlo (apartado «Quién más tiene acceso»). Allí solo se envían nuestros propios textos, ningún dato sobre usted o su empresa.

La base es, para los avisos sobre incidencias, mantenimientos, correcciones y su contrato, la ejecución del contrato (art. 31 apdo. 2 letra a DSG, art. 6 apdo. 1 letra b RGPD) y, para las demás circulares, nuestro interés legítimo en informar a nuestros clientes sobre Fristo (art. 31 apdo. 1 DSG, art. 6 apdo. 1 letra f RGPD).

La app para iPhone es un acceso más a la misma aplicación; todo lo dispuesto en esta política se aplica también a ella. Además:

Dispositivo: al vincularlo registramos qué es el dispositivo («iPhone»), las versiones de la app y del sistema operativo, un nombre como «iPhone de Marco» y cuándo se usó por última vez. Así, usted y su empresa ven en Fristo qué dispositivos tienen la sesión iniciada y pueden cerrar la sesión de cada uno por separado. Un dispositivo que no se ha usado durante 90 días cierra la sesión automáticamente — a los 30 días en empresas con su propio sistema de inicio de sesión.

Notificaciones: si permite las notificaciones, la app recibe de Apple un identificador al que enviamos las notificaciones — por ejemplo «Nueva orden de trabajo para usted» con el título y el lugar de la orden, o un mensaje nuevo con el remitente y el comienzo del texto. Se entregan a través del servicio push de Apple. Al cerrar la sesión, eliminamos el identificador.

Cámara y fotos: la cámara lee los códigos QR en el dispositivo; solo se transmite el código reconocido. Las fotos que tome en una orden de trabajo, un aviso o una conversación, o que elija de sus fotos, llegan a Fristo igual que una foto subida en el navegador.

Dictado: el reconocimiento de voz se realiza en el dispositivo. Solo se transmite el texto reconocido, nunca la grabación.

Face ID y código del dispositivo: la comprobación la realiza el sistema operativo. La app solo sabe si ha tenido éxito.

En el dispositivo: para que pueda trabajar sin cobertura, la app guarda sus propias órdenes de trabajo con los edificios, instalaciones y documentos correspondientes, así como las entradas que aún no se han enviado — con la protección de archivos del sistema operativo. Los widgets, la pantalla de bloqueo y la Dynamic Island solo muestran lo que ya está en el dispositivo. Al cerrar la sesión, la app elimina todo ello.

Sin publicidad, sin seguimiento: la app no contiene publicidad ni servicios de análisis o seguimiento de terceros.

La descarga y las actualizaciones se realizan a través de la App Store; de ello es responsable la propia Apple.

Puede solicitar información sobre sus datos y una copia de ellos, hacer que se rectifiquen, se supriman o se limiten y recibirlos en un formato electrónico habitual para transmitirlos (art. 25, 28 y 32 DSG, art. 15 a 20 RGPD).

La mayor parte funciona sin nosotros. La información la descarga en el perfil, en «Sus datos» — un PDF firmado para leer y un archivo JSON para transmitir; para toda la empresa lo hace la administración en «Soporte y protección de datos». Sus datos personales los rectifica en el perfil; la administración descarga íntegramente los datos de toda la empresa con la exportación de datos. La eliminación y la limitación las solicita en los mismos lugares; las resolvemos en un plazo de 30 días y le enviamos un acta firmada. Limitación significa: sus datos siguen guardados y legibles, pero ya no se modifican ni se siguen tratando.

Lo que debemos conservar como prueba se mantiene incluso después de una eliminación — facturas, contratos firmados y la aceptación de las condiciones (apartado «Cuánto tiempo»). Allí donde su empresa hace referencia a usted en sus documentos — órdenes de trabajo, respuestas, justificantes —, figurará después «Ex-Mitarbeiter/in» (antiguo/a empleado/a). Los registros de formación en productos sanitarios conservan nombre, número de personal y firma, porque la empresa los guarda como prueba del equipo (libro de productos sanitarios).

Sin cuenta o si tiene preguntas: datenschutz@fristo.ch. Si se trata de datos que una empresa ha registrado en Fristo, la responsable es esta; si solicita la eliminación o la limitación en la aplicación, la informamos, y esta puede oponerse en un plazo de diez días. Si así no logra resolverlo, puede acudir al Comisionado Federal de Protección de Datos y Transparencia de Suiza (EDÖB, edoeb.admin.ch); en el EEE, a la autoridad de control competente para usted.

Cuando nos basamos en un interés legítimo, puede oponerse al tratamiento en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular. Basta con un mensaje a datenschutz@fristo.ch. En ese caso dejamos de tratar los datos, salvo que existan motivos imperiosos para ello que prevalezcan sobre sus intereses o que los necesitemos para hacer valer pretensiones jurídicas o defendernos frente a ellas.

En el día a día solo vemos sus datos si usted habilita el acceso, de forma visible, para un caso concreto. El acceso es temporal y queda registrado; usted puede consultar el registro.

Se exceptúa lo que es necesario sin su habilitación: solucionar una avería o un incidente de seguridad, restaurar una copia de seguridad, investigar un indicio de abuso o cumplir una obligación legal. Limitamos dichos accesos a lo necesario y los registramos.

Adaptamos esta política cuando cambian la aplicación o la situación jurídica. Arriba figura la fecha de actualización. En caso de cambios sustanciales, informamos a la administración de las empresas por correo electrónico o en la aplicación.