Verwerkersovereenkomst

Deze overeenkomst geldt tussen het bedrijf dat Fristo gebruikt („klant”) en Hoang Nguyen („Fristo”). Zij maakt deel uit van de algemene voorwaarden (AV) en geldt zolang Fristo persoonsgegevens in opdracht van de klant verwerkt. Zij voldoet aan art. 9 van de Zwitserse gegevensbeschermingswet (DSG) en art. 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming van de EU (AVG). Waar deze overeenkomst en de AV elkaar tegenspreken, gaat deze overeenkomst voor.

Doel: de werking van de software Fristo — inventaris, keuringstermijnen, werkorders, meldingen, bewijsstukken, analyses, import en export, aanmelding en notificaties — en de support.

Aard van de verwerking: opslaan, ordenen, weergeven, analyseren binnen de applicatie, verzenden van notificaties, back-ups maken, exporteren en verwijderen.

Betrokkenen: medewerkers van de klant, personen bij externe bedrijven waarmee de klant samenwerkt, personen die via een QR-sticker een melding doen, en personen die voorkomen in documenten, foto’s en tekeningen van de klant.

Soorten gegevens: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, rollen, toewijzingen, werktijden en werkzaamheden in werkorders, teksten van meldingen, foto’s, documenten en handtekeningen op bewijsstukken. Bijzondere persoonsgegevens verwerkt Fristo alleen wanneer de klant ze zelf vastlegt; de klant vermijdt dat waar het voor het doel niet nodig is.

In de aanvullende module Medische techniek, als de klant die boekt: personen die instructie krijgen voor medische hulpmiddelen — ook zonder account —, met naam, personeelsnummer, afdeling en handtekening; daarnaast incidenten met medische hulpmiddelen. Voor de betrokken persoon bij een incident voorziet Fristo alleen in leeftijd, geslacht en gevolgen, niet in een naam; de klant vermeldt ook in de beschrijving geen namen en geen patiëntnummers.

Facturen van externe bedrijven die de klant registreert, met hun betaalgegevens (UID, IBAN, crediteurnummer). In de aanvullende module Boekhoudkoppeling, als de klant die boekt: zijn rekeningschema, de boeking van deze facturen en het protocol van elke overdracht; verbindt de klant Bexio, daarnaast de toegangssleutel tot zijn Bexio, versleuteld. Fristo verstuurt facturen en pdf’s alleen wanneer de klant een overdracht start, en alleen naar de boekhouding die hij kiest; de aanbieder daarvan verwerkt ze in opdracht van de klant en is geen subverwerker van Fristo.

In de aanvullende module Toegang en sleutels, als de klant die boekt: personen aan wie de klant sleutels of badges uitgeeft — medewerkers en personen van externe bedrijven, ook zonder account —, met naam, bedrijf, functie, telefoon en de handtekening bij uitgifte en inname; vooraanmeldingen van externe bedrijven met contactpersoon, de personen die komen, dagen, locatie, werkzaamheden en de handtekening onder de huisregels; werkvergunningen met voorwaarden, brandwacht en de bewijsstukken die het bedrijf uploadt. Het bedrijf meldt zich aan via een link zonder account.

In de aanvullende modules AI-documentverwerking en Testapparatuur, als de klant die boekt: keuringsrapporten en exportbestanden van testapparatuur met de personen die daarin worden genoemd (meestal naam en handtekening van de keurende persoon) en wat daaruit is gelezen. Keuringsrapporten geeft Fristo ter lezing aan het taalmodel dat in de privacyverklaring wordt genoemd.

In de aanvullende module Schoonmaak, als de klant die boekt: bevestigingen van de schoonmaak met tijdstip en het bedrijf of het account dat heeft bevestigd — zonder namen van schoonmakers —, meldingen van gebruikers zonder namen en steekproeven met de antwoorden van de controleurs.

In de aanvullende module Arbeidsveiligheid, als de klant die boekt: risicobeoordelingen met verantwoordelijke personen; ongevallen, eerstehulpverleningen en bijna-ongevallen met plaats, tijdstip, toedracht, betrokken persoon en eerstehulpverleners, en gezondheidsgegevens (letsel, behandeling, verzuimdagen) — bijzondere persoonsgegevens die alleen zichtbaar zijn voor wie de klant daarvoor bevoegd maakt en die Fristo verwijdert na de door de klant gekozen termijn; veiligheidsinstructies met naam en handtekening.

Duur: de looptijd van de overeenkomst en de termijn daarna waarin de gegevens volgens AV § 7 beschikbaar blijven.

Fristo verwerkt de gegevens uitsluitend volgens de instructies van de klant. Deze instructies zijn de AV, deze overeenkomst en wat de klant in de applicatie instelt en in gang zet. Verdere instructies geeft de klant schriftelijk of per e-mail. Acht Fristo een instructie onrechtmatig, dan deelt Fristo dat de klant mee.

Uitgezonderd is wat Fristo op grond van de wet moet doen; in dat geval informeert Fristo de klant vooraf, voor zover de wet dat toestaat.

Wie bij Fristo toegang tot de gegevens kan hebben, is tot vertrouwelijkheid verplicht. De toegang door de support richt zich naar de privacyverklaring (paragraaf „Toegang door de support”): in de dagelijkse gang van zaken alleen met vrijgave door de klant, in tijd beperkt en gelogd.

Fristo treft de technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in art. 8 DSG en art. 32 AVG. Deze zijn beschreven in de privacyverklaring (paragraaf „Hoe wij uw gegevens beschermen”), in het bijzonder: versleutelde overdracht, aanmelden zonder wachtwoord, scheiding van de bedrijven in de databaselaag, dagelijkse back-ups, gelogde toegang door de support. Fristo past de maatregelen aan de stand van de techniek aan, zonder het beschermingsniveau te verlagen.

De klant keurt de subverwerkers goed die in de privacyverklaring onder „Wie verder nog toegang heeft” zijn genoemd. Fristo verplicht elk van hen contractueel tot een gelijkwaardig beschermingsniveau en staat tegenover de klant voor hun verplichtingen in als voor eigen handelen (AV § 11 lid 4); de beperkingen in AV § 11 lid 2 en 3 zijn van toepassing.

Een nieuwe of vervangende subverwerker kondigt Fristo ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan het beheer aan. De klant kan binnen die termijn om een gewichtige reden op het gebied van gegevensbescherming bezwaar maken. Wordt geen oplossing gevonden, dan kan de klant opzeggen tegen het tijdstip van de wijziging; wat vooraf is betaald, betaalt Fristo naar rato terug.

Fristo geeft gegevens alleen door naar staten met een passend gegevensbeschermingsniveau of met waarborgen als bedoeld in art. 16 lid 2 DSG en art. 46 AVG — met name de certificering onder het EU-US Data Privacy Framework en het Swiss-US-deel daarvan of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Om welke staten het gaat, staat in de privacyverklaring.

Fristo ondersteunt de klant met de middelen van de applicatie, zodat hij verzoeken van betrokkenen kan beantwoorden: inzage in de gegevens van het bedrijf en van elke persoon met één druk op de knop, rectificatie in het profiel, wissing en beperking op verzoek, afgifte via de gegevensexport.

Vraagt een persoon van de klant zelf in de applicatie om wissing of beperking van zijn gegevens, dan informeert Fristo het beheer van de klant. De klant geeft Fristo hierbij de instructie zulke verzoeken uit te voeren als hij niet binnen tien dagen bezwaar maakt; maakt hij bezwaar, dan overlegt Fristo daarover met hem en met de persoon. Verzoeken die de klant zelf indient, voert Fristo zonder deze termijn uit. Elke uitvoering wordt vastgelegd in een ondertekend protocol, dat de klant ontvangt.

Bereikt een verzoek Fristo langs een andere weg, dan stuurt Fristo het door aan de klant en beantwoordt het niet zelf.

Fristo ondersteunt de klant bovendien bij de beveiliging van de verwerking, bij meldingen van inbreuken op de gegevensbeveiliging en bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, voor zover het om Fristo gaat. Ondersteuning die verder gaat dan de middelen van de applicatie en eenvoudige inlichtingen, kan Fristo op basis van de werkelijke inspanning in rekening brengen.

Stelt Fristo een inbreuk op de gegevensbeveiliging vast die gegevens van de klant betreft, dan meldt Fristo die zo snel mogelijk aan de klant, uiterlijk binnen 72 uur, met wat bekend is: aard van de inbreuk, betrokken gegevens en personen, vermoedelijke gevolgen, genomen maatregelen. Wat later bekend wordt, vult Fristo aan. Of de toezichthoudende autoriteit en betrokkenen worden geïnformeerd, beslist de klant.

De klant kan zijn gegevens op elk moment volledig exporteren. Na het einde van de overeenkomst blijven ze beschikbaar gedurende de termijn volgens AV § 7; daarna verwijdert Fristo ze, en de back-ups worden overschreven in de cyclus die de privacyverklaring noemt. Fristo mag bewaren wat de wet vereist — met name facturen.

Fristo stelt de klant op verzoek de informatie ter beschikking die hij nodig heeft om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen — in de eerste plaats schriftelijk: beschrijving van de maatregelen, lijst van de subverwerkers, hun certificaten en rapporten.

Een controle ter plaatse is alleen mogelijk bij een gegronde aanleiding: met een aankondiging van ten minste 30 dagen vooraf, tijdens kantooruren, zonder toegang tot gegevens van andere klanten en door een persoon die tot vertrouwelijkheid is verplicht. De kosten komen voor rekening van de klant. Datacenters van de subverwerkers worden aan de hand van hun rapporten en certificaten gecontroleerd, niet ter plaatse.

Voor de aansprakelijkheid geldt AV § 11. Voor het overige gelden de AV, ook wat betreft het toepasselijk recht en de bevoegde rechter.