CAFM uitgelegd
Wat is een CAFM?
CAFM staat voor Computer-Aided Facility Management: software die vastlegt wat er in uw gebouwen staat en ervoor zorgt dat het wordt onderhouden, gekeurd en gerepareerd — op tijd en aantoonbaar. Een introductie in ongeveer tien minuten.
Gratis startenHet begrip
Facility management, met software
Facility management (FM) is alles wat een gebouw en zijn installaties draaiende houdt: onderhoud en reparaties, wettelijke keuringen, schoonmaak, veiligheid, oppervlakten, energie. De internationale norm ISO 41011 beschrijft het als taak van een organisatie die mensen, plaats en processen in de gebouwde omgeving samenbrengt — zodat de kernactiviteit ongestoord kan doorgaan.
Computer-Aided Facility Management — kortweg CAFM — is de software daarvoor. Ze vervangt de ordners in de technische ruimte, de Excel-lijst met onderhoudsdata en de briefjes op het prikbord door een systeem waarin alles op zijn plaats staat: bij het gebouw, bij de ruimte, bij de installatie.
De kern is altijd dezelfde: een inventaris (wat staat waar?), plichten (wat moet wanneer gebeuren?) en werkorders (wie handelt het af, en is het afgehandeld?). Al het andere — ruimteplanning, huurbeheer, energie — zijn uitbreidingen die niet elk bedrijf nodig heeft.
Afbakening
CAFM, CMMS, IWMS — drie begrippen, drie zwaartepunten
De begrippen worden vaak door elkaar gebruikt. De verschillen liggen in het zwaartepunt:
| Begrip | Zwaartepunt | Typisch voor |
|---|---|---|
| CAFM | Gebouwen, ruimten, installaties en hun onderhoud | Bedrijven met eigen gebouwen |
| CMMS (onderhoudssoftware) | Machines en hun onderhoud | Productie, werkplaatsen, wagenparken |
| IWMS | Daarnaast vastgoedbeheer, huur, projecten, energie | Concerns en grote vastgoedportefeuilles |
| ERP-module onderhoud | Onderhoud als onderdeel van inkoop en boekhouding | Grote ondernemingen met een bestaand ERP |
De grenzen zijn vloeiend: een CAFM kent ook machines, een CMMS ook ruimten. Doorslaggevend is waarvan het systeem uitgaat. Wie vanuit het gebouw denkt — locatie, gebouw, verdieping, ruimte —, heeft een CAFM nodig.
Taken
Wat een CAFM doet
Een CAFM voor onderhoud dekt zes taken af. Hoe vollediger het ze verbindt, hoe minder iemand met de hand hoeft bij te werken:
- Inventaris: locaties, gebouwen, verdiepingen, ruimten en de installaties daarin — met type, fabrikant, standplaats en documenten.
- Onderhoud en keuringen: plannen per installatietype, wettelijke keuringstermijnen, onderhoudscontracten met externe bedrijven. Het systeem rekent de data uit.
- Storingen en werkorders: wie iets ziet, meldt het; daaruit ontstaat een werkorder met termijn, verantwoordelijkheid en terugmelding.
- Externe dienstverleners: werkorders aan bedrijven die niet in het systeem werken, en hun terugmelding daarop.
- Bewijsstukken: wie heeft wat wanneer gekeurd? Aangetoond per installatie, per gebouw, per periode.
- Analyses: openstaande werkorders, achterstallige termijnen, kosten per gebouw.
Keuringsplichten in Zwitserland
Welke plichten een bedrijf moet kennen
Wie gebouwen exploiteert, heeft in Zwitserland een reeks wettelijke keurings- en onderhoudsplichten — ongeacht de grootte van het bedrijf. Enkele voorbeelden:
| Installatie | Grondslag | Interval (richtwaarde) |
|---|---|---|
| Elektrische installaties | NIV Art. 36 | elke 5 jaar |
| Brandwerende afsluitingen | VKF 12-15 | jaarlijks |
| Krachtbediende poorten | VUV Art. 32b | jaarlijks |
| Drinkwaterinstallatie | LGV Art. 73–76 | jaarlijks |
De intervallen hangen af van het soort installatie, het gebruik ervan en deels van het kanton — het schoorsteenvegerswezen bijvoorbeeld volgt kantonaal recht. Daarbij komen plichten uit de arbeidsveiligheid (Suva, EKAS) en de eisen van de gebouwenverzekering.
Een CAFM vervangt geen van deze keuringen en geen vakspecialist. Het zorgt ervoor dat er geen wordt vergeten, en legt vast dat ze heeft plaatsgevonden. Fristo levert 59 van zulke sjablonen mee, elk met wettelijke grondslag en bron — als voorstel, niet als juridisch advies.
Keuze
Waaraan u een passende CAFM herkent
Voor een bedrijf zonder eigen IT-afdeling tellen andere dingen dan voor een concern. Zes vragen die u elke aanbieder zou moeten stellen:
01
Hoe lang duurt de invoering?
Weken met advies of een uur zelf? Een systeem dat eerst moet worden ingericht, kost tijd voordat het tijd bespaart.
02
Kent het de Zwitserse plichten?
Brengt het de keuringstermijnen mee, met wettelijke grondslag en bron — of moet u ze zelf uitzoeken en intypen?
03
Kan iedereen melden?
Wie een storing ziet, is zelden de persoon met het account. Een melding via QR-code zonder aanmelding verlaagt de drempel tot nul.
04
Hoe werken externe bedrijven mee?
Hebben uw dienstverleners een eigen account en een training nodig — of volstaat een link waarmee ze terugmelden?
05
Krijgt u uw gegevens weer terug?
Een volledige export in een leesbaar formaat, op elk moment en ook na de opzegging, is de beste verzekering tegen afhankelijkheid.
06
Waar staan de gegevens?
Zwitserland of EU, volgens DSG en AVG — en wie mag ze zien? Toegang door support zou alleen met uw zichtbare toestemming mogelijk moeten zijn.
Invoering
In vijf stappen naar de dagelijkse praktijk
Zo ziet een invoering eruit als het systeem voor kleine bedrijven is gebouwd — met Fristo als voorbeeld.
Stap 1
Inventaris vastleggen
Gebouwen, verdiepingen, ruimten en installaties — handmatig, uit een Excel-lijst of rechtstreeks uit de plattegrond.
Stap 2
Plichten bevestigen
Het systeem stelt bij elke installatie de wettelijke keuringen voor. U bevestigt wat voor uw bedrijf geldt.
Stap 3
Mensen en bedrijven uitnodigen
Medewerkers krijgen een account zonder wachtwoord; externe bedrijven een link voor hun werkorders.
Stap 4
QR-stickers aanbrengen
Elke installatie krijgt een sticker. Wie een storing ziet, scant en meldt — zonder account.
Stap 5
Bewijsstuk opvragen
Komt de controle, dan maakt u het bewijsstuk met één klik: alles wat afgehandeld is en alles wat nog openstaat.
Wanneer het loont
Heeft mijn bedrijf een CAFM nodig?
Een CAFM loont zodra een van deze uitspraken klopt:
- De onderhoudsdata kent één enkele persoon — en niemand weet wat er gebeurt als die uitvalt.
- Op de vraag „Wanneer is deze installatie voor het laatst gekeurd?“ is er geen snel antwoord.
- Storingen komen binnen per telefoon of worden even toegeroepen, en later weet niemand wat ermee is gebeurd.
- Meerdere gebouwen, meerdere bedrijven, meerdere contracten — en het overzicht zit in ordners.
Een CAFM loont niet als u vooral huur, servicekosten en de verhuur van oppervlakten beheert: daarvoor bestaat vastgoedsoftware, en dan is een IWMS de betere keuze. Fristo doet het onderhoud — en dat volledig.
Vragen
Veelgestelde vragen over CAFM
Wat betekent CAFM?
Computer-Aided Facility Management — software die het beheer van gebouwen ondersteunt: inventaris, onderhoud, wettelijke keuringen, storingen en werkorders, bewijsstukken.
Wat is het verschil tussen CAFM en CMMS?
Een CAFM gaat uit van het gebouw (locatie, gebouw, ruimte), een CMMS van de machine. Voor bedrijven met eigen gebouwen is een CAFM de natuurlijkere keuze.
Heeft een klein bedrijf eigenlijk wel een CAFM nodig?
De wettelijke plichten zijn dezelfde als bij een concern. Als data en bewijsstukken nu in een Excel-lijst of in het hoofd van één persoon zitten, loont het — op voorwaarde dat het systeem geen invoering nodig heeft.
Vervangt een CAFM de keuring door een vakspecialist?
Nee. Het herinnert aan de termijn, legt de keuring vast en maakt die aantoonbaar. Keuren blijft het werk van de daartoe bevoegde personen en bedrijven.
Hoe lang duurt een invoering?
Bij grote systemen maanden, met advies. Bij een systeem voor kleine bedrijven zoals Fristo ongeveer een uur, tot de structuur staat en de eerste plichten bevestigd zijn.
Wat kost een CAFM?
Van licenties van vijf cijfers plus advies tot een maandprijs per aantal gebouwen. Bij Fristo is één gebouw tot 100 installaties blijvend gratis; de prijzen staan openlijk op de startpagina.
Eén gebouw tot 100 installaties, blijvend gratis.
Volledige functionaliteit, geen betaalgegevens. Als het niet past, bent u een uur kwijt.
Gratis starten