Conditions générales

Ces conditions s’appliquent à l’utilisation de Fristo. Le partenaire contractuel est Hoang Nguyen, Hohfurristrasse 24, 8408 Winterthur (entreprise individuelle ; la création de Fristo Sàrl est prévue).

Fristo est destiné exclusivement aux entreprises, et non aux consommatrices et consommateurs. Qui ouvre un compte confirme agir pour le compte d’une entreprise. Qui se fait passer pour une entreprise sans en être une ne peut pas invoquer à notre égard le droit de la consommation ; nous pouvons fermer un tel compte.

L’ordre de priorité est le suivant : un contrat individuel (contrat d’abonnement, contrat Enterprise), la convention de sous-traitance, les présentes CG, les conditions d’utilisation. Les conditions du client ne s’appliquent pas, même si nous ne nous y opposons pas.

Par l’ouverture d’un compte, lors de laquelle vous acceptez ces conditions. Qui ouvre un compte pour une entreprise garantit en avoir le droit.

Un bâtiment jusqu’à 100 installations actives est gratuit en permanence — sans limite de durée, sans période d’essai et sans données de paiement —, tant que votre entreprise ne dépasse pas un bâtiment et 100 installations actives. Nous ne modifions pas cet engagement à votre détriment, pas même par la voie du § 12. Les prestations supplémentaires ne font pas partie du logiciel et sont facturées selon leur propre indication de prix.

Nous ne mettons fin à un compte gratuit que s’il enfreint ces conditions, si personne ne s’y est connecté pendant 24 mois — après une annonce assortie d’un préavis de 60 jours —, ou si nous cessons d’exploiter Fristo dans son ensemble ; nous l’annonçons six mois à l’avance.

Un abonnement payant ne commence que si vous le choisissez expressément. Vous pouvez tester les paliers payants pendant 30 jours sans données de paiement. Si vous ne souscrivez pas, votre entreprise revient ensuite au palier gratuit : les bâtiments au-delà du premier sont mis hors service, et non supprimés, et les installations au-delà du contingent restent utilisables ; de nouvelles installations ne peuvent être ajoutées qu’avec un palier.

Fristo est un logiciel de gestion des bâtiments, des installations, des ordres de travail et des échéances de contrôle, mis à disposition via Internet. L’étendue dépend du palier choisi. Nous développons Fristo en continu ; nous ne supprimons pas les fonctions existantes sans préavis. Nous pouvons faire fournir certaines parties de la prestation par des prestataires.

Fristo rappelle des échéances, il ne fournit pas de renseignement juridique. Chaque modèle nomme sa base légale et sa source, et il ne crée des dates qu’une fois que vous avez confirmé qu’il s’applique à votre entreprise. Savoir si une prescription vise votre installation, quel intervalle l’organisme compétent exige et qui peut contrôler — ce n’est pas Fristo qui en décide. La responsabilité du respect reste à l’entreprise.

Nous entretenons les modèles avec soin, mais ne garantissons ni leur exhaustivité, ni leur exactitude, ni leur actualité. Les prescriptions changent, et nous intégrons les modifications avec un certain décalage ; cela vaut tout particulièrement pour les modèles hors de Suisse.

Ce que Fristo extrait de documents ou de plans d’étage est une proposition. Vous la vérifiez avant d’enregistrer ; ensuite, elle vaut comme votre propre indication.

Des indications exactes sur votre entreprise et vos installations — une échéance ne vaut que ce que vaut le bâtiment auquel elle se rattache. Du soin avec les accès de vos collaborateurs. Et un signe quand quelqu’un quitte l’entreprise : vous désactivez vous-même les comptes dans l’administration.

Vous veillez à ce que les personnes auxquelles vous donnez accès — collaborateurs, entreprises externes — respectent les conditions d’utilisation, et vous répondez d’elles. Vous disposez des droits nécessaires sur les contenus que vous téléversez — photos, documents, plans.

Les prix de la liste de prix s’appliquent : pour le palier et pour les packs d’installations dont votre parc a besoin au-delà du contingent du palier, dans la combinaison la plus avantageuse. Les prix s’entendent en francs suisses ; les montants dans d’autres devises sont une conversion à titre indicatif.

Pour les clients en Suisse, la TVA s’ajoute. Aux clients hors de Suisse, nous ne facturons pas de TVA suisse ; ils doivent eux-mêmes l’impôt de leur pays (autoliquidation, reverse charge), et nous pouvons exiger à cet effet leur numéro de TVA.

La facturation est mensuelle ou annuelle, d’avance, par carte ou par QR-facture. La QR-facture est réservée aux entreprises ayant leur siège en Suisse et un numéro IDE valable ; nous le vérifions dans le registre IDE de la Confédération. Nous pouvons refuser la QR-facture ou la retirer pour les factures futures, notamment après des retards de paiement répétés — vous payez alors par carte. Les factures sont payables dans un délai de 30 jours, sauf si la facture indique un autre délai. Passé ce délai, vous êtes en demeure sans interpellation et devez un intérêt moratoire de 5 % (art. 104 CO). Nous envoyons des rappels ; 60 jours après l’échéance, nous pouvons bloquer la création de nouveaux bâtiments et de nouveaux utilisateurs. La lecture, les justificatifs et l’export restent toujours possibles.

Vous ne pouvez compenser nos créances qu’avec des créances incontestées ou constatées par une décision entrée en force. Si vous faites annuler un paiement par carte (rétrofacturation) sans motif légitime au lieu de nous demander un remboursement, nous vous facturons les frais qui en résultent.

Nous annonçons les augmentations de prix au moins 30 jours à l’avance. Elles s’appliquent à partir de la période de facturation suivante, et vous pouvez résilier jusqu’à leur entrée en vigueur. Les baisses s’appliquent immédiatement.

Un abonnement est conclu pour une durée indéterminée et se renouvelle à chaque fois pour la période de facturation choisie. Vous pouvez résilier à tout moment pour la fin de la période de facturation en cours — dans l’application, sans motif ni formulaire.

Nous pouvons résilier un abonnement moyennant un préavis de trois mois pour la fin d’une période de facturation ; nous remboursons au prorata ce qui a été payé d’avance pour la période postérieure. Nous ne mettons fin au palier gratuit que pour les motifs prévus au § 2. Pour de justes motifs — notamment un retard de paiement malgré un rappel ou une violation grave des conditions d’utilisation —, chaque partie peut résilier avec effet immédiat.

Après la fin, vos données restent accessibles en lecture seule pendant au moins 30 jours, afin que vous puissiez les exporter intégralement ; nous vous indiquons le délai exact avec la résiliation. Ensuite, nous les supprimons.

Les clients dans l’UE peuvent, en vertu du règlement de l’UE sur les données (Data Act), changer de fournisseur même en cours de période de facturation : moyennant un préavis de deux mois au plus, suivi de 30 jours au plus pendant lesquels Fristo continue de fonctionner et l’export complet reste disponible. Nous remboursons au prorata ce qui a été payé d’avance pour la période postérieure au changement.

Ce que vous saisissez dans Fristo reste à vous. Vous pouvez tout exporter intégralement à tout moment — y compris après la fin, tant que court le délai prévu au § 7.

Dans la mesure où nous traitons à cette occasion des données personnelles, nous le faisons pour votre compte et selon vos instructions. Les détails sont réglés par la convention de sous-traitance ; elle fait partie de ces conditions et satisfait à l’art. 9 LPD et à l’art. 28 RGPD.

Pour la durée du contrat, vous recevez le droit non exclusif et non transmissible d’utiliser Fristo pour votre entreprise. Le logiciel lui-même reste à nous. Ne sont pas permis : la revente ou la location de l’accès, la rétro-ingénierie du logiciel, l’extraction automatisée de contenus — notamment de la bibliothèque d’échéances — et tout usage qui perturbe le service pour autrui ou viole le droit.

Nous pouvons utiliser librement et sans rémunération les idées et suggestions que vous nous envoyez.

Nous exploitons Fristo avec soin, mais ne pouvons pas garantir une disponibilité ininterrompue. Nous annonçons les travaux de maintenance dans la mesure du possible et les plaçons aux heures creuses. Nous ne garantissons aucun taux de disponibilité déterminé en pourcentage — nous préférons ne rien promettre que nous ne mesurons et ne prouvons.

Nous ne répondons pas des interruptions dues à des causes échappant à notre influence — perturbations du réseau, de l’alimentation électrique ou de centres de données de tiers, attaques, injonctions des autorités.

(1) Pour les dommages que nous causons intentionnellement ou par faute grave, notre responsabilité est illimitée.

(2) En cas de faute légère, nous ne répondons que des dommages directs, et au plus jusqu’à concurrence du montant que vous nous avez payé au cours des douze mois précédant l’événement dommageable. Dans le palier gratuit, la responsabilité pour faute légère est exclue.

(3) Dans la mesure permise par la loi, nous ne répondons pas des dommages indirects et consécutifs, notamment du manque à gagner, de l’interruption d’exploitation, des amendes et sanctions administratives, des prétentions de tiers et de la perte de données au-delà de la dernière sauvegarde.

(4) La responsabilité pour les auxiliaires et les prestataires auxquels nous faisons appel — hébergement, réseau, envoi d’e-mails, traitement des paiements, modèle de langage — est exclue dans la mesure où la loi le permet (art. 101 al. 2 CO). Font exception les obligations de nos sous-traitants ultérieurs au titre de la convention de sous-traitance : nous en répondons comme de nos propres actes, dans les limites des al. 2 et 3.

(5) Fristo rappelle ; l’obligation reste à l’entreprise. Nous ne répondons pas des conséquences d’un contrôle, d’un entretien ou d’une remise en état qui n’a pas été effectué ou ne l’a pas été à temps — pas même lorsqu’un rappel n’a pas eu lieu ou qu’un modèle était incomplet, obsolète ou inexact —, sauf en cas de dol ou de faute grave. C’est l’aperçu des échéances dans l’application qui fait foi. Les e-mails et notifications sont une aide supplémentaire dont nous ne garantissons pas la remise.

(6) Vous nous relevez des prétentions de tiers fondées sur une obligation que votre entreprise n’a pas remplie, sur vos contenus ou sur une utilisation contraire à ces conditions.

(7) Les limitations des al. 2 et 3 ne s’appliquent pas aux dommages corporels que nous causons nous-mêmes directement. L’al. 5 est réservé.

Nous annonçons les modifications au moins 30 jours à l’avance, sous forme de texte — par e-mail à l’administration ou dans l’application. Si vous n’êtes pas d’accord, vous pouvez résilier jusqu’à leur entrée en vigueur. Le silence vaut acceptation — nous le signalons expressément dans l’annonce. Les modifications qui produisent leurs effets uniquement en votre faveur ou que la loi exige s’appliquent immédiatement. Nous ne modifions pas à votre détriment l’engagement relatif au palier gratuit prévu au § 2.

Si une disposition est invalide, les autres restent valables ; elle est remplacée par ce qui se rapproche le plus de ce qui était voulu. Vous ne pouvez céder les droits découlant de ce contrat qu’avec notre accord ; nous pouvons transférer le contrat à une société qui poursuit notre activité — notamment à Fristo Sàrl après sa création. Les modifications et compléments requièrent la forme écrite ou un e-mail.

Ces conditions existent en plusieurs langues. La version allemande fait foi ; les autres sont des traductions fournies à titre d’information.

Le droit suisse s’applique, à l’exclusion de la Convention de Vienne sur les contrats de vente internationale de marchandises. Le for exclusif est Winterthour. Nous pouvons également vous actionner à votre siège.

Les deux parties traitent de manière confidentielle ce qu’elles apprennent sur l’autre et qui n’est pas public — y compris au-delà de la fin du contrat. Nous imposons des obligations équivalentes aux prestataires auxquels nous faisons appel.

Les modules complémentaires ajoutent à Fristo un domaine spécialisé à part entière, par exemple la technique médicale pour les hôpitaux et les EMS. Aucun palier ne comprend de module ; chacun coûte la même chose dans chaque palier, sous forme de forfait mensuel selon la liste de prix, et le § 6 s’applique. Dans l’abonnement annuel, un module coûte à partir du renouvellement le prix annuel, payable d’avance ; les mois ajoutés en cours d’année sont facturés au prix mensuel au terme de l’année d’abonnement.

Vous pouvez tester chaque module une fois pendant 30 jours sans données de paiement ; nous vous le rappelons avant la fin. Ensuite, il continue et est facturé si votre entreprise a un abonnement payant — sinon, il prend fin de lui-même.

Vous souscrivez et résiliez un module dans l’application. Résilié, il prend fin pendant l’essai au terme de celui-ci, sinon à la fin du mois ; ce qui est payé dans l’abonnement annuel court jusqu’au terme de l’année d’abonnement. Si l’abonnement prend fin, les modules prennent fin aussi.

Lorsqu’un module prend fin, nous le masquons, mais n’en supprimons rien ; si vous le souscrivez à nouveau, tout est de retour. Les données ne sont supprimées qu’avec les autres données de votre entreprise (§ 7).

Pour le module Technique médicale s’applique en outre : Fristo tient le registre des appareils, des instructions et des incidents et affiche les délais de déclaration, mais ne déclare lui-même rien aux autorités ni aux fabricants. C’est l’entreprise qui décide, selon les prescriptions applicables, si un incident doit être déclaré et dans quel délai ; le délai affiché est une aide. Ce que Fristo produit à cet effet en PDF ordonne vos indications et n’est pas un formulaire officiel. Le § 4 et le § 11 al. 5 s’appliquent par analogie.

Pour le module Interface comptable s’applique en outre : Fristo propose le compte et le code TVA et transfère les factures des entreprises lorsque vous déclenchez un transfert — sous forme de fichier pour Abacus ou une autre comptabilité, ou comme brouillon dans votre Bexio. La comptabilisation a lieu dans votre comptabilité : votre entreprise vérifie que le compte, la taxe et le centre de coûts sont corrects et en répond ; Fristo ne remplace ni une fiduciaire ni un conseil fiscal, et le § 4 s’applique par analogie aux propositions. Abacus et Bexio sont des services de votre entreprise, soumis à leurs propres conditions ; nous ne garantissons pas qu’ils soient disponibles ni qu’ils conservent leurs interfaces. Vous pouvez déconnecter Bexio à tout moment.

Pour le module Accès et clés s’applique en outre : Fristo tient le plan de fermeture, les clés, les annonces préalables des entreprises externes et les permis de travail et indique qui travaille où et quand. C’est votre entreprise qui décide, selon ses directives, les exigences de son assureur et les prescriptions applicables, si un travail nécessite un permis, une surveillance incendie ou d’autres mesures et s’il est validé ; les propositions et indications de Fristo sont une aide et non un renseignement juridique, le § 4 s’applique par analogie. Fristo n’ouvre aucune porte et ne commande aucun système de fermeture ; un laissez-passer avec code QR indique l’état de l’annonce et ne remplace pas un contrôle d’accès.

Pour le module Saisie de justificatifs par IA s’applique en outre : Fristo lit au moyen d’un modèle de langage les rapports de contrôle que vous téléversez ou envoyez à l’adresse de votre entreprise et propose l’exécution, le résultat et les défauts. Ce qui est lu est une proposition ; elle ne vaut qu’une fois confirmée par une personne de votre entreprise. Votre entreprise vérifie que l’installation, la date et le résultat sont corrects et en répond ; le § 4 s’applique par analogie. Le prix comprend un nombre de pages lues par mois (liste de prix) ; au-delà, Fristo cesse de lire pour le mois en cours.

Pour le module Planification et budget s’applique en outre : à partir des indications de votre entreprise — année de construction, mise en service, valeurs, budgets — et de durées de vie dont il cite la source, Fristo calcule quand des installations sont à remplacer et ce que cela coûte, et met le budget en regard des coûts saisis. Ce sont des aides à la planification, et non une expertise sur l’état d’une installation ni un conseil financier ou en investissement. C’est votre entreprise qui décide si et quand une installation est remplacée et quel budget s’applique ; le § 4 s’applique par analogie.

Pour le module Nettoyage s’applique en outre : Fristo planifie à partir des indications sur vos locaux, enregistre les confirmations, les retours et les contrôles par sondage et en calcule le descriptif des prestations, la réalisation et le taux. Ce que doit une entreprise de nettoyage est déterminé par votre contrat avec elle ; Fristo n’est pas partie à ce contrat et ne vérifie pas si un nettoyage confirmé a réellement et correctement été effectué. Le descriptif des prestations et le justificatif servent de base à l’appel d’offres et au contrôle des factures, et non de décompte ; le taux de qualité est une évaluation selon votre liste de contrôle, et non une mesure selon une norme. C’est vous qui remettez le badge d’une entreprise et le révoquez ; Fristo ne répond pas de son utilisation par l’entreprise. Le § 4 s’applique par analogie.

Pour le module Sécurité au travail s’applique en outre : Fristo tient les évaluations des risques, les mesures, les accidents et les soins de premiers secours, un registre des substances dangereuses et les instructions de sécurité et en calcule le risque, les délais et les échéances. C’est votre entreprise qui décide, selon les prescriptions applicables et les directives des autorités et de l’assureur-accidents, si votre évaluation est complète et correcte et quelles mesures suffisent ; la matrice des risques, les propositions et les indications de Fristo sont une aide et non un renseignement juridique, le § 4 s’applique par analogie. Fristo ne déclare aucun accident aux assureurs ni aux autorités. Seuls les comptes que vous y autorisez voient les données de santé relatives aux accidents ; votre entreprise est responsable du choix de ces comptes et du délai de conservation. Vous saisissez vous-même les fiches de données de sécurité et les mentions de danger ; Fristo ne vérifie ni leur exactitude ni leur actualité.

Pour le module Appareils de contrôle s’applique en outre : Fristo lit les fichiers d’export de vos appareils de contrôle selon le profil que crée votre entreprise, attribue les mesures à vos installations et compare les valeurs mesurées aux valeurs limites selon les normes applicables. Ce que Fristo propose — appareil, résultat, défauts — ne vaut qu’une fois confirmé par une personne de votre entreprise. Fristo ne remplace ni le verdict de l’appareil de contrôle ni celui de l’électricien qualifié qui effectue le contrôle ; votre entreprise vérifie si un appareil peut être utilisé en toute sécurité et en répond. Les modèles pour les fichiers de certains fabricants sont des aides, sans garantie que le logiciel de ces fabricants conserve son format. Le § 4 s’applique par analogie.