Le CAFM expliqué

Qu’est-ce qu’un CAFM ?

CAFM signifie Computer-Aided Facility Management : un logiciel qui recense ce qui se trouve dans vos bâtiments et veille à ce que tout soit entretenu, contrôlé et réparé — à temps et preuves à l’appui. Une introduction en une dizaine de minutes.

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La notion

Le facility management, avec un logiciel

Le facility management (FM), c’est tout ce qui maintient un bâtiment et ses installations en état de fonctionner : entretien et réparations, contrôles légaux, nettoyage, sécurité, surfaces, énergie. La norme internationale ISO 41011 le décrit comme une fonction de l’organisation qui réunit les personnes, les lieux et les processus dans l’environnement bâti — pour que l’activité principale puisse se dérouler sans perturbation.

Computer-Aided Facility Management — CAFM en abrégé — en est le logiciel. Il remplace les classeurs du local technique, la liste Excel des dates d’entretien et les papiers du panneau d’affichage par un système dans lequel chaque chose est à sa place : au bâtiment, au local, à l’installation.

Le cœur est toujours le même : un inventaire (qu’est-ce qui se trouve où ?), des obligations (que faut-il faire, et quand ?) et des ordres (qui s’en charge, et est-ce fait ?). Tout le reste — planification des surfaces, gestion locative, énergie — ce sont des extensions dont toutes les entreprises n’ont pas besoin.

Distinctions

CAFM, CMMS, IWMS — trois notions, trois priorités

Ces notions sont souvent confondues. Les différences tiennent à leur priorité :

Notion	Priorité	Typique pour
CAFM	Bâtiments, locaux, installations et leur entretien	Entreprises disposant de leur propre parc immobilier
CMMS (logiciel de maintenance)	Machines et leur maintenance	Production, ateliers, parcs de véhicules
IWMS	En plus : gestion immobilière, loyers, projets, énergie	Grands groupes et grands portefeuilles immobiliers
Module de maintenance d’un ERP	La maintenance comme partie des achats et de la comptabilité	Grandes entreprises disposant déjà d’un ERP

Les frontières sont floues : un CAFM connaît aussi les machines, un CMMS aussi les locaux. Ce qui compte, c’est le point de départ du système. Qui pense à partir du bâtiment — propriété, bâtiment, étage, local — a besoin d’un CAFM.

Fonctions

Ce qu’apporte un CAFM

Un CAFM dédié à l’entretien couvre six fonctions. Plus il les relie entre elles, moins il faut compléter à la main :

Inventaire : propriétés, bâtiments, étages, locaux et les installations qu’ils contiennent — avec type, fabricant, emplacement et documents.
Maintenance et contrôles : plans par type d’installation, échéances de contrôle légales, contrats d’entretien avec des entreprises externes. Le système calcule les dates.
Pannes et ordres : qui constate quelque chose le signale ; il en résulte un ordre avec délai, responsable et retour.
Prestataires externes : des ordres à des entreprises qui ne travaillent pas dans le système, et leur réponse.
Justificatifs : qui a contrôlé quoi, et quand ? Documenté par installation, par bâtiment, par période.
Analyses : ordres ouverts, échéances dépassées, coûts par bâtiment.

Obligations de contrôle en Suisse

Les obligations qu’une entreprise doit connaître

Qui exploite des bâtiments en Suisse est soumis à une série d’obligations légales de contrôle et d’entretien — quelle que soit la taille de l’entreprise. Quelques exemples :

Installation	Base légale	Intervalle (indicatif)
Installations électriques	OIBT art. 36	tous les 5 ans
Fermetures coupe-feu	AEAI 12-15	annuel
Portes motorisées	OPA art. 32b	annuel
Installations d’eau potable	ODAlOUs art. 73 à 76	annuel

Les intervalles dépendent du type d’installation, de son utilisation et parfois du canton — le ramonage, par exemple, relève du droit cantonal. S’y ajoutent les obligations liées à la sécurité au travail (Suva, CFST) et les exigences de l’assurance immobilière.

Un CAFM ne remplace aucun de ces contrôles ni aucun spécialiste. Il veille à ce qu’aucun ne soit oublié et consigne qu’il a eu lieu. Fristo livre 59 modèles de ce type, chacun avec base légale et source — comme proposition, pas comme conseil juridique.

Choix

Comment reconnaître le CAFM qui vous convient

Pour une entreprise sans service informatique, d’autres critères comptent que pour un grand groupe. Six questions à poser à chaque fournisseur :

Combien de temps dure l’introduction ?

Des semaines avec du conseil, ou une heure par vous-même ? Un système qu’il faut d’abord paramétrer coûte du temps avant d’en faire gagner.

Connaît-il les obligations suisses ?

Intègre-t-il les échéances de contrôle, avec base légale et source — ou devez-vous les rechercher et les saisir vous-même ?

Tout le monde peut-il signaler ?

Celui qui constate une panne est rarement la personne qui a un compte. Un signalement par code QR sans connexion abaisse le seuil à zéro.

Comment les entreprises externes collaborent-elles ?

Vos prestataires ont-ils besoin d’un compte et d’une formation — ou un lien suffit-il pour qu’ils vous répondent ?

Vos données peuvent-elles ressortir ?

Un export complet dans un format lisible, à tout moment et même après la résiliation, est la meilleure assurance contre la dépendance.

Où se trouvent les données ?

En Suisse ou dans l’UE, selon la LPD et le RGPD — et qui a le droit de les voir ? Un accès du support ne devrait être possible qu’avec votre accord visible.

Introduction

Opérationnel en cinq étapes

Voici à quoi ressemble une introduction lorsque le système est conçu pour les petites entreprises — avec l’exemple de Fristo.

Étape 1
Saisir l’inventaire
Bâtiments, étages, locaux et installations — à la main, depuis une liste Excel ou directement depuis le plan.
Étape 2
Confirmer les obligations
Le système propose pour chaque installation les contrôles légaux. Vous confirmez ce qui s’applique à votre entreprise.
Étape 3
Inviter collaborateurs et entreprises
Les collaborateurs reçoivent un compte sans mot de passe ; les entreprises externes, un lien pour leurs ordres.
Étape 4
Poser les autocollants QR
Chaque installation reçoit un autocollant. Qui constate une panne scanne et signale — sans compte.
Étape 5
Produire l’attestation
Quand le contrôle se présente, vous créez l’attestation en un clic : tout ce qui a été fait et tout ce qui reste ouvert.

Quand cela vaut la peine

Mon entreprise a-t-elle besoin d’un CAFM ?

Un CAFM vaut la peine dès que l’une de ces affirmations est vraie :

Une seule personne connaît les dates d’entretien — et personne ne sait ce qui se passe si elle est absente.
À la question « Quand cette installation a-t-elle été contrôlée pour la dernière fois ? », il n’y a pas de réponse rapide.
Les pannes arrivent par téléphone et de vive voix, et personne ne sait ensuite ce qu’il en est advenu.
Plusieurs bâtiments, plusieurs entreprises, plusieurs contrats — et la vue d’ensemble se trouve dans des classeurs.

Un CAFM ne vaut pas la peine si vous gérez avant tout des loyers, des charges et la location de surfaces : il existe pour cela des logiciels immobiliers, et un IWMS est alors le meilleur choix. Fristo fait l’entretien — et le fait entièrement.

Questions

Questions fréquentes sur le CAFM

Que signifie CAFM ?

Computer-Aided Facility Management — un logiciel qui soutient l’exploitation des bâtiments : inventaire, maintenance, contrôles légaux, pannes et ordres, justificatifs.

Quelle est la différence entre un CAFM et un CMMS ?

Un CAFM part du bâtiment (propriété, bâtiment, local), un CMMS de la machine. Pour les entreprises disposant de leur propre parc immobilier, le CAFM est le choix le plus naturel.

Une petite entreprise a-t-elle vraiment besoin d’un CAFM ?

Les obligations légales sont les mêmes que pour un grand groupe. Si les dates et les justificatifs se trouvent aujourd’hui dans une liste Excel ou dans la tête d’une seule personne, cela vaut la peine — à condition que le système ne demande pas de projet d’introduction.

Un CAFM remplace-t-il le contrôle par un spécialiste ?

Non. Il rappelle l’échéance, consigne le contrôle et le rend démontrable. Les contrôles restent l’affaire des personnes et des entreprises habilitées.

Combien de temps dure une introduction ?

Pour les grands systèmes, des mois, avec du conseil. Pour un système destiné aux petites entreprises comme Fristo, environ une heure, jusqu’à ce que la structure soit en place et les premières obligations confirmées.

Combien coûte un CAFM ?

Des licences à cinq chiffres plus le conseil, jusqu’à un prix mensuel selon le nombre de bâtiments. Chez Fristo, un bâtiment jusqu’à 100 installations est gratuit à vie ; les tarifs sont affichés ouvertement sur la page d’accueil.

Un bâtiment jusqu’à 100 installations, gratuit à vie.

Fonctionnalités complètes, sans moyen de paiement. Si cela ne convient pas, vous aurez perdu une heure.

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