CAFM erklärt
Was ist ein CAFM?
CAFM steht für Computer-Aided Facility Management: Software, die festhält, was in Ihren Gebäuden steht, und dafür sorgt, dass es gewartet, geprüft und repariert wird — rechtzeitig und belegbar. Eine Einführung in rund zehn Minuten.
Kostenlos startenDer Begriff
Facility Management, mit Software
Facility Management (FM) ist alles, was ein Gebäude und seine Anlagen im Betrieb hält: Unterhalt und Reparaturen, gesetzliche Prüfungen, Reinigung, Sicherheit, Flächen, Energie. Die internationale Norm ISO 41011 beschreibt es als Aufgabe einer Organisation, die Menschen, Ort und Prozesse in der gebauten Umwelt zusammenbringt — damit das Kerngeschäft ungestört laufen kann.
Computer-Aided Facility Management — kurz CAFM — ist die Software dazu. Sie ersetzt die Ordner im Technikraum, die Excel-Liste mit den Wartungsterminen und die Zettel am Anschlagbrett durch ein System, in dem alles an seinem Ort steht: am Gebäude, am Raum, an der Anlage.
Der Kern ist immer derselbe: ein Bestand (was steht wo?), Pflichten (was muss wann geschehen?) und Aufträge (wer erledigt es, und ist es erledigt?). Alles Weitere — Flächenplanung, Mietverwaltung, Energie — sind Erweiterungen, die nicht jeder Betrieb braucht.
Abgrenzung
CAFM, CMMS, IWMS — drei Begriffe, drei Schwerpunkte
Die Begriffe werden oft durcheinander verwendet. Die Unterschiede liegen im Schwerpunkt:
| Begriff | Schwerpunkt | Typisch für |
|---|---|---|
| CAFM | Gebäude, Räume, Anlagen und ihr Unterhalt | Betriebe mit eigenem Gebäudebestand |
| CMMS (Instandhaltungssoftware) | Maschinen und ihre Wartung | Produktion, Werkstätten, Fuhrparks |
| IWMS | Zusätzlich Immobilienwirtschaft, Mieten, Projekte, Energie | Konzerne und grosse Immobilienportfolios |
| ERP-Modul Instandhaltung | Wartung als Teil von Beschaffung und Buchhaltung | Grossunternehmen mit bestehendem ERP |
Die Grenzen sind fliessend: Ein CAFM kennt auch Maschinen, ein CMMS auch Räume. Entscheidend ist, wovon das System ausgeht. Wer vom Gebäude aus denkt — Liegenschaft, Gebäude, Geschoss, Raum —, braucht ein CAFM.
Aufgaben
Was ein CAFM leistet
Ein CAFM für den Unterhalt deckt sechs Aufgaben ab. Je vollständiger es sie verbindet, desto weniger muss jemand von Hand nachtragen:
- Bestand: Liegenschaften, Gebäude, Geschosse, Räume und die Anlagen darin — mit Typ, Hersteller, Standort und Dokumenten.
- Wartung und Prüfungen: Pläne je Anlagentyp, gesetzliche Prüffristen, Wartungsverträge mit externen Firmen. Das System rechnet die Termine.
- Störungen und Aufträge: Wer etwas sieht, meldet es; daraus wird ein Auftrag mit Frist, Zuständigkeit und Rückmeldung.
- Externe Dienstleister: Aufträge an Firmen, die nicht im System arbeiten, und ihre Rückmeldung darauf.
- Nachweise: Wer hat was wann geprüft? Belegt pro Anlage, pro Gebäude, pro Zeitraum.
- Auswertungen: offene Aufträge, überfällige Fristen, Kosten je Gebäude.
Prüfpflichten in der Schweiz
Welche Pflichten ein Betrieb kennen muss
Wer Gebäude betreibt, hat in der Schweiz eine Reihe gesetzlicher Prüf- und Unterhaltspflichten — unabhängig von der Grösse des Betriebs. Einige Beispiele:
| Anlage | Grundlage | Intervall (Richtwert) |
|---|---|---|
| Elektrische Installationen | NIV Art. 36 | alle 5 Jahre |
| Brandschutzabschlüsse | VKF 12-15 | jährlich |
| Kraftbetätigte Tore | VUV Art. 32b | jährlich |
| Trinkwasserinstallation | LGV Art. 73–76 | jährlich |
Die Intervalle hängen von der Art der Anlage, ihrer Nutzung und teils vom Kanton ab — das Kaminfegerwesen etwa folgt kantonalem Recht. Dazu kommen Pflichten aus der Arbeitssicherheit (Suva, EKAS) und die Anforderungen der Gebäudeversicherung.
Ein CAFM ersetzt keine dieser Prüfungen und keine Fachperson. Es sorgt dafür, dass keine vergessen geht, und hält fest, dass sie stattgefunden hat. Fristo liefert 59 solcher Vorlagen mit, jede mit Rechtsgrundlage und Quelle — als Vorschlag, nicht als Rechtsauskunft.
Auswahl
Woran Sie ein passendes CAFM erkennen
Für einen Betrieb ohne eigene Informatik zählen andere Dinge als für einen Konzern. Sechs Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten:
01
Wie lange dauert die Einführung?
Wochen mit Beratung oder eine Stunde selbst? Ein System, das erst eingerichtet werden muss, kostet Zeit, bevor es welche spart.
02
Kennt es die Schweizer Pflichten?
Bringt es die Prüffristen mit, mit Rechtsgrundlage und Quelle — oder müssen Sie sie selbst recherchieren und eintippen?
03
Kann jeder melden?
Wer eine Störung sieht, ist selten die Person mit dem Konto. Eine Meldung per QR-Code ohne Anmeldung senkt die Hürde auf null.
04
Wie arbeiten externe Firmen mit?
Brauchen Ihre Dienstleister ein eigenes Konto und eine Schulung — oder genügt ein Link, über den sie zurückmelden?
05
Kommen Ihre Daten wieder heraus?
Ein vollständiger Export in lesbarem Format, jederzeit und auch nach der Kündigung, ist die beste Versicherung gegen Abhängigkeit.
06
Wo liegen die Daten?
Schweiz oder EU, nach DSG und DSGVO — und wer darf sie sehen? Ein Support-Zugriff sollte nur mit Ihrer sichtbaren Zustimmung möglich sein.
Einführung
In fünf Schritten zum laufenden Betrieb
So sieht eine Einführung aus, wenn das System für kleine Betriebe gebaut ist — am Beispiel von Fristo.
Schritt 1
Bestand erfassen
Gebäude, Geschosse, Räume und Anlagen — von Hand, aus einer Excel-Liste oder direkt aus dem Grundriss.
Schritt 2
Pflichten bestätigen
Das System schlägt zu jeder Anlage die gesetzlichen Prüfungen vor. Sie bestätigen, was für Ihren Betrieb gilt.
Schritt 3
Leute und Firmen einladen
Mitarbeitende bekommen ein Konto ohne Passwort; externe Firmen einen Link für ihre Aufträge.
Schritt 4
QR-Kleber anbringen
Jede Anlage bekommt einen Kleber. Wer eine Störung sieht, scannt und meldet — ohne Konto.
Schritt 5
Nachweis ziehen
Kommt die Kontrolle, erstellen Sie den Nachweis mit einem Klick: alles Erledigte und alles Offene.
Wann es sich lohnt
Braucht mein Betrieb ein CAFM?
Ein CAFM lohnt sich, sobald eine dieser Aussagen zutrifft:
- Die Wartungstermine kennt eine einzige Person — und niemand weiss, was geschieht, wenn sie ausfällt.
- Auf die Frage „Wann wurde diese Anlage zuletzt geprüft?" gibt es keine schnelle Antwort.
- Störungen kommen per Telefon und Zuruf, und niemand weiss später, was daraus wurde.
- Mehrere Gebäude, mehrere Firmen, mehrere Verträge — und der Überblick liegt in Ordnern.
Nicht lohnend ist ein CAFM, wenn Sie vor allem Mieten, Nebenkosten und Flächen vermieten verwalten: Dafür gibt es Immobilien-Software, und ein IWMS ist dann die bessere Wahl. Fristo macht den Unterhalt — und den vollständig.
Fragen
Häufige Fragen zu CAFM
Was bedeutet CAFM?
Computer-Aided Facility Management — Software, die den Betrieb von Gebäuden unterstützt: Bestand, Wartung, gesetzliche Prüfungen, Störungen und Aufträge, Nachweise.
Was ist der Unterschied zwischen CAFM und CMMS?
Ein CAFM geht vom Gebäude aus (Liegenschaft, Gebäude, Raum), ein CMMS von der Maschine. Für Betriebe mit eigenem Gebäudebestand ist ein CAFM die natürlichere Wahl.
Braucht ein kleiner Betrieb überhaupt ein CAFM?
Die gesetzlichen Pflichten sind dieselben wie bei einem Konzern. Wenn Termine und Nachweise heute in einer Excel-Liste oder im Kopf einer Person stecken, lohnt es sich — vorausgesetzt, das System braucht keine Einführung.
Ersetzt ein CAFM die Prüfung durch eine Fachperson?
Nein. Es erinnert an die Frist, hält die Prüfung fest und macht sie nachweisbar. Prüfen müssen weiterhin die dafür zugelassenen Personen und Firmen.
Wie lange dauert eine Einführung?
Bei grossen Systemen Monate, mit Beratung. Bei einem System für kleine Betriebe wie Fristo rund eine Stunde, bis die Struktur steht und die ersten Pflichten bestätigt sind.
Was kostet ein CAFM?
Von Lizenzen im fünfstelligen Bereich plus Beratung bis zu einem Monatspreis je Gebäudezahl. Bei Fristo ist ein Gebäude bis 100 Anlagen dauerhaft kostenlos; die Preise stehen offen auf der Startseite.
Ein Gebäude bis 100 Anlagen, dauerhaft gratis.
Voller Funktionsumfang, keine Zahlungsangabe. Wenn es nicht passt, haben Sie eine Stunde verloren.
Kostenlos starten