Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung

Diese Vereinbarung gilt zwischen dem Betrieb, der Fristo nutzt („Kunde"), und Hoang Nguyen („Fristo"). Sie ist Teil der AGB und gilt, solange Fristo Personendaten im Auftrag des Kunden bearbeitet. Sie erfüllt Art. 9 des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) und Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO). Wo diese Vereinbarung und die AGB sich widersprechen, geht diese Vereinbarung vor.

Zweck: der Betrieb der Software Fristo — Bestand, Prüffristen, Aufträge, Meldungen, Nachweise, Auswertungen, Import und Export, Anmeldung und Benachrichtigung — und der Support.

Art der Bearbeitung: Speichern, Ordnen, Anzeigen, Auswerten innerhalb der Anwendung, Versenden von Benachrichtigungen, Sichern, Ausleiten und Löschen.

Betroffene Personen: Mitarbeitende des Kunden, Personen bei externen Firmen, mit denen der Kunde arbeitet, Personen, die über einen QR-Kleber melden, und Personen, die in Dokumenten, Fotos und Plänen des Kunden vorkommen.

Datenarten: Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Rollen, Zuteilungen, Arbeitszeiten und Tätigkeiten in Aufträgen, Meldungstexte, Fotos, Dokumente und Unterschriften auf Nachweisen. Besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet Fristo nur, wenn der Kunde sie selbst erfasst; der Kunde vermeidet das, wo es für den Zweck nicht nötig ist.

Im Zusatzmodul Medizintechnik, wenn der Kunde es bucht: Personen, die auf Medizinprodukte eingewiesen werden — auch ohne Konto —, mit Name, Personalnummer, Bereich und Unterschrift; dazu Vorkommnisse mit Medizinprodukten. Für die betroffene Person eines Vorkommnisses sieht Fristo nur Alter, Geschlecht und Folgen vor, keinen Namen; der Kunde trägt auch in die Beschreibung keine Namen und keine Patientennummern ein.

Rechnungen externer Firmen, die der Kunde erfasst, mit deren Angaben zur Zahlung (UID, IBAN, Kreditorennummer). Im Zusatzmodul Buchhaltungs-Schnittstelle, wenn der Kunde es bucht: sein Kontenplan, die Kontierung dieser Rechnungen und das Protokoll jeder Übergabe; verbindet der Kunde Bexio, dazu der Zugangsschlüssel zu seinem Bexio, verschlüsselt. Fristo übermittelt Rechnungen und PDFs nur, wenn der Kunde eine Übergabe auslöst, und nur in die Buchhaltung, die er wählt; deren Anbieter bearbeitet sie im Auftrag des Kunden und ist kein Unterauftragsbearbeiter von Fristo.

Im Zusatzmodul Zutritt & Schlüssel, wenn der Kunde es bucht: Personen, denen der Kunde Schlüssel oder Badges ausgibt — Mitarbeitende und Personen externer Firmen, auch ohne Konto —, mit Name, Firma, Funktion, Telefon und der Unterschrift bei Ausgabe und Rückgabe; Voranmeldungen externer Firmen mit Kontaktperson, den Personen, die kommen, Tagen, Ort, Tätigkeiten und der Unterschrift unter dem Merkblatt; Arbeitsbewilligungen mit Auflagen, Brandwache und den Nachweisen, die die Firma hochlädt. Die Firma meldet sich über einen Link ohne Konto an.

In den Zusatzmodulen KI-Belegerfassung und Prüfgeräte, wenn der Kunde sie bucht: Prüfberichte und Exportdateien von Prüfgeräten samt den darin genannten Personen (meist Name und Unterschrift der prüfenden Person) und was daraus gelesen wurde. Prüfberichte gibt Fristo zum Lesen an das Sprachmodell, das in der Datenschutzerklärung genannt ist.

Im Zusatzmodul Reinigung, wenn der Kunde es bucht: Bestätigungen der Reinigung mit Zeitpunkt und der Firma oder dem Konto, das bestätigt hat — ohne Namen von Reinigungskräften —, Rückmeldungen von Nutzerinnen und Nutzern ohne Namen und Stichproben mit den Antworten der Prüfenden.

Im Zusatzmodul Arbeitssicherheit, wenn der Kunde es bucht: Gefährdungsbeurteilungen mit verantwortlichen Personen; Unfälle, Erste-Hilfe-Leistungen und Beinaheunfälle mit Ort, Zeitpunkt, Hergang, betroffener Person und Ersthelfern sowie Gesundheitsdaten (Verletzung, Behandlung, Ausfalltage) — besonders schützenswerte Personendaten, die nur sieht, wen der Kunde dafür berechtigt, und die Fristo nach der vom Kunden gewählten Frist entfernt; Sicherheitsunterweisungen mit Name und Unterschrift.

Dauer: die Laufzeit des Vertrags und die Frist danach, in der die Daten nach AGB § 7 abrufbar bleiben.

Fristo bearbeitet die Daten nur nach den Weisungen des Kunden. Diese Weisungen sind die AGB, diese Vereinbarung und das, was der Kunde in der Anwendung einstellt und auslöst. Weitere Weisungen erteilt der Kunde schriftlich oder per E-Mail. Hält Fristo eine Weisung für rechtswidrig, sagt es dem Kunden das.

Ausgenommen ist, was Fristo von Gesetzes wegen tun muss; dann informiert Fristo den Kunden vorher, soweit das Gesetz es erlaubt.

Wer bei Fristo auf die Daten zugreifen kann, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der Zugriff des Supports richtet sich nach der Datenschutzerklärung (Abschnitt „Zugriff durch den Support"): im Alltag nur mit Freigabe des Kunden, befristet und protokolliert.

Fristo trifft die technischen und organisatorischen Massnahmen nach Art. 8 DSG und Art. 32 DSGVO. Sie sind in der Datenschutzerklärung beschrieben (Abschnitt „Wie wir Ihre Daten schützen"), insbesondere: verschlüsselte Übertragung, Anmeldung ohne Passwort, Trennung der Betriebe in der Datenbankschicht, tägliche Sicherungen, protokollierte Zugriffe des Supports. Fristo passt die Massnahmen dem Stand der Technik an, ohne das Schutzniveau zu senken.

Der Kunde genehmigt die Unterauftragsbearbeiter, die in der Datenschutzerklärung unter „Wer sonst noch Zugriff hat" genannt sind. Fristo verpflichtet jeden von ihnen vertraglich auf ein gleichwertiges Schutzniveau und steht dem Kunden für ihre Pflichten ein wie für eigenes Handeln (AGB § 11 Abs. 4); die Begrenzungen in AGB § 11 Abs. 2 und 3 gelten.

Einen neuen oder ersetzten Unterauftragsbearbeiter kündigt Fristo mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an die Verwaltung an. Der Kunde kann innerhalb dieser Frist aus einem wichtigen datenschutzrechtlichen Grund widersprechen. Lässt sich keine Lösung finden, kann der Kunde auf den Zeitpunkt des Wechsels kündigen; im Voraus Bezahltes erstattet Fristo anteilig.

Fristo gibt Daten nur in Staaten mit angemessenem Datenschutzniveau bekannt oder mit Garantien nach Art. 16 Abs. 2 DSG und Art. 46 DSGVO — namentlich der Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework und dessen Swiss-US-Teil oder den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Welche Staaten das sind, steht in der Datenschutzerklärung.

Fristo unterstützt den Kunden mit den Mitteln der Anwendung, damit er Anfragen betroffener Personen beantworten kann: Auskunft über den Betrieb und jede Person auf Knopfdruck, Berichtigung im Profil, Löschung und Einschränkung auf Begehren, Herausgabe über den Datenexport.

Verlangt eine Person des Kunden die Löschung oder Einschränkung ihrer Daten selbst in der Anwendung, informiert Fristo die Verwaltung des Kunden. Der Kunde weist Fristo hiermit an, solche Begehren auszuführen, wenn er nicht innert zehn Tagen widerspricht; widerspricht er, klärt Fristo das mit ihm und der Person. Begehren, die der Kunde selbst stellt, führt Fristo ohne diese Frist aus. Jede Ausführung hält ein signiertes Protokoll fest, und der Kunde erhält es.

Erreicht Fristo eine Anfrage auf anderem Weg, leitet Fristo sie an den Kunden weiter und beantwortet sie nicht selbst.

Fristo unterstützt den Kunden ausserdem bei der Sicherheit der Bearbeitung, bei Meldungen von Verletzungen der Datensicherheit und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, soweit es um Fristo geht. Unterstützung, die über die Mittel der Anwendung und einfache Auskünfte hinausgeht, kann Fristo nach Aufwand verrechnen.

Stellt Fristo eine Verletzung der Datensicherheit fest, die Daten des Kunden betrifft, meldet es sie dem Kunden so rasch als möglich, spätestens innerhalb von 72 Stunden, mit dem, was bekannt ist: Art der Verletzung, betroffene Daten und Personen, voraussichtliche Folgen, ergriffene Massnahmen. Was später bekannt wird, reicht Fristo nach. Ob die Aufsichtsbehörde und betroffene Personen informiert werden, entscheidet der Kunde.

Der Kunde kann seine Daten jederzeit vollständig ausleiten. Nach dem Vertragsende bleiben sie während der Frist nach AGB § 7 abrufbar; danach löscht Fristo sie, und die Sicherungen überschreiben sich im Zyklus, den die Datenschutzerklärung nennt. Aufbewahren darf Fristo, was das Gesetz verlangt — namentlich Rechnungen.

Fristo stellt dem Kunden auf Anfrage die Angaben zur Verfügung, die er braucht, um die Einhaltung dieser Vereinbarung zu belegen — vorrangig schriftlich: Beschreibung der Massnahmen, Liste der Unterauftragsbearbeiter, deren Zertifikate und Berichte.

Eine Überprüfung vor Ort ist nur bei begründetem Anlass möglich: mit einer Vorankündigung von mindestens 30 Tagen, während der Geschäftszeiten, ohne Zugriff auf Daten anderer Kunden und durch eine Person, die zur Vertraulichkeit verpflichtet ist. Die Kosten trägt der Kunde. Rechenzentren der Unterauftragsbearbeiter werden über deren Berichte und Zertifikate geprüft, nicht vor Ort.

Für die Haftung gilt AGB § 11. Im Übrigen gelten die AGB, auch zu anwendbarem Recht und Gerichtsstand.