Thoả thuận về xử lý dữ liệu theo uỷ quyền

Thoả thuận này áp dụng giữa doanh nghiệp sử dụng Fristo (“Khách hàng”) và Hoang Nguyen (“Fristo”). Thoả thuận là một phần của Điều khoản chung và có hiệu lực chừng nào Fristo còn xử lý dữ liệu cá nhân theo uỷ quyền của Khách hàng. Thoả thuận đáp ứng Art. 9 Luật bảo vệ dữ liệu Thuỵ Sĩ (DSG) và Art. 28 Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của EU (DSGVO). Khi thoả thuận này và Điều khoản chung mâu thuẫn với nhau, thoả thuận này được ưu tiên.

Mục đích: vận hành phần mềm Fristo — danh mục tài sản, kỳ kiểm định, đơn công việc, báo hỏng, hồ sơ chứng minh, báo cáo, nhập và xuất dữ liệu, đăng nhập và thông báo — và hỗ trợ.

Hình thức xử lý: lưu trữ, sắp xếp, hiển thị, phân tích trong ứng dụng, gửi thông báo, sao lưu, trích xuất và xoá.

Chủ thể dữ liệu: nhân viên của Khách hàng, những người thuộc các công ty bên ngoài mà Khách hàng làm việc cùng, những người báo hỏng qua nhãn QR và những người xuất hiện trong tài liệu, ảnh và bản vẽ của Khách hàng.

Loại dữ liệu: họ tên, địa chỉ e-mail, số điện thoại, vai trò, việc phân công, thời gian làm việc và công việc đã thực hiện trong các đơn công việc, nội dung báo hỏng, ảnh, tài liệu và chữ ký trên hồ sơ chứng minh. Dữ liệu cá nhân cần được bảo vệ đặc biệt chỉ được Fristo xử lý khi chính Khách hàng nhập vào; Khách hàng tránh việc đó khi không cần cho mục đích xử lý.

Trong mô-đun bổ sung Kỹ thuật y tế, nếu khách hàng đăng ký: những người được hướng dẫn sử dụng thiết bị y tế — kể cả người không có tài khoản —, với họ tên, mã số nhân viên, bộ phận và chữ ký; ngoài ra là các sự cố liên quan đến thiết bị y tế. Đối với người bị ảnh hưởng bởi một sự cố, Fristo chỉ có trường tuổi, giới tính và hậu quả, không có họ tên; khách hàng cũng không ghi họ tên hay mã số bệnh nhân vào phần mô tả.

Hóa đơn của các công ty bên ngoài do khách hàng ghi nhận, kèm thông tin thanh toán của họ (UID, IBAN, số nhà cung cấp). Trong mô-đun bổ sung Kết nối kế toán, nếu khách hàng đăng ký: hệ thống tài khoản của khách hàng, việc hạch toán các hóa đơn này và biên bản của mỗi lần chuyển giao; nếu khách hàng kết nối Bexio, thêm khóa truy cập vào Bexio của khách hàng, được mã hóa. Fristo chỉ truyền hóa đơn và tệp PDF khi khách hàng khởi động một lần chuyển giao, và chỉ đến hệ thống kế toán mà khách hàng chọn; nhà cung cấp hệ thống đó xử lý chúng thay mặt khách hàng và không phải là bên xử lý phụ của Fristo.

Trong mô-đun bổ sung Ra vào & chìa khóa, nếu khách hàng đăng ký: những người được khách hàng giao chìa khóa hoặc badge — nhân viên và người của các công ty bên ngoài, kể cả người không có tài khoản —, với họ tên, công ty, chức vụ, số điện thoại và chữ ký khi giao và khi trả; phiếu đăng ký trước của các công ty bên ngoài với người liên hệ, những người sẽ đến, ngày, địa điểm, công việc và chữ ký xác nhận nội quy; giấy phép làm việc với các điều kiện, người trực phòng cháy và các hồ sơ chứng minh mà công ty tải lên. Công ty đăng ký qua một liên kết mà không cần tài khoản.

Trong các mô-đun bổ sung Nhập chứng từ bằng AI và Thiết bị đo kiểm, nếu khách hàng đăng ký: biên bản kiểm tra và tệp xuất từ thiết bị đo kiểm, kèm những người được nêu trong đó (thường là họ tên và chữ ký của người thực hiện kiểm tra), và những gì đã được đọc ra từ đó. Fristo gửi biên bản kiểm tra đến mô hình ngôn ngữ được nêu trong chính sách bảo mật dữ liệu để đọc.

Trong mô-đun bổ sung Vệ sinh, nếu khách hàng đăng ký: các xác nhận vệ sinh kèm thời điểm và công ty hoặc tài khoản đã xác nhận — không có tên nhân viên vệ sinh —, phản hồi của người dùng không kèm tên và các lần kiểm tra ngẫu nhiên kèm câu trả lời của người kiểm tra.

Trong mô-đun bổ sung An toàn lao động, nếu khách hàng đăng ký: các đánh giá rủi ro kèm người chịu trách nhiệm; tai nạn, các lần sơ cứu và sự cố suýt tai nạn với địa điểm, thời điểm, diễn biến, người bị ảnh hưởng và người sơ cứu, cùng dữ liệu sức khỏe (thương tích, điều trị, số ngày nghỉ việc) — dữ liệu cá nhân cần được bảo vệ đặc biệt, chỉ những người được khách hàng cấp quyền mới xem được và Fristo xóa đi sau thời hạn do khách hàng chọn; các buổi huấn luyện an toàn kèm họ tên và chữ ký.

Thời hạn: thời hạn của hợp đồng và khoảng thời gian sau đó mà trong đó dữ liệu vẫn truy xuất được theo Điều khoản chung § 7.

Fristo chỉ xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của Khách hàng. Các chỉ dẫn này là Điều khoản chung, thoả thuận này và những gì Khách hàng thiết lập và kích hoạt trong ứng dụng. Các chỉ dẫn khác được Khách hàng đưa ra bằng văn bản hoặc qua e-mail. Nếu Fristo cho rằng một chỉ dẫn là trái pháp luật, Fristo sẽ báo cho Khách hàng.

Ngoại lệ là những gì Fristo phải làm theo quy định của pháp luật; khi đó Fristo thông báo trước cho Khách hàng, trong chừng mực luật cho phép.

Những ai tại Fristo có thể truy cập dữ liệu đều có nghĩa vụ giữ bí mật. Việc truy cập của bộ phận hỗ trợ tuân theo chính sách bảo mật dữ liệu (mục “Truy cập của bộ phận hỗ trợ”): trong công việc thường ngày chỉ khi có sự cho phép của Khách hàng, có thời hạn và được ghi nhật ký.

Fristo thực hiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức theo Art. 8 DSG và Art. 32 DSGVO. Các biện pháp này được mô tả trong chính sách bảo mật dữ liệu (mục “Chúng tôi bảo vệ dữ liệu của quý vị ra sao”), đặc biệt là: truyền dữ liệu có mã hoá, đăng nhập không mật khẩu, tách biệt các doanh nghiệp ở tầng cơ sở dữ liệu, sao lưu hằng ngày, ghi nhật ký các truy cập của bộ phận hỗ trợ. Fristo điều chỉnh các biện pháp theo trình độ kỹ thuật hiện nay mà không hạ thấp mức bảo vệ.

Khách hàng chấp thuận các bên xử lý phụ được nêu trong chính sách bảo mật dữ liệu tại mục “Còn ai khác có quyền truy cập”. Fristo ràng buộc từng bên trong số đó bằng hợp đồng về một mức bảo vệ tương đương và chịu trách nhiệm trước Khách hàng về các nghĩa vụ của họ như đối với hành vi của chính mình (Điều khoản chung § 11 Abs. 4); các giới hạn tại Điều khoản chung § 11 Abs. 2 và 3 được áp dụng.

Fristo thông báo về một bên xử lý phụ mới hoặc được thay thế ít nhất 30 ngày trước, qua e-mail tới bộ phận quản trị. Trong thời hạn đó, Khách hàng có thể phản đối vì một lý do quan trọng liên quan đến bảo vệ dữ liệu. Nếu không tìm được giải pháp, Khách hàng có thể huỷ hợp đồng có hiệu lực vào thời điểm thay đổi; khoản đã trả trước được Fristo hoàn lại theo tỷ lệ.

Fristo chỉ chuyển dữ liệu sang các quốc gia có mức bảo vệ dữ liệu tương xứng hoặc khi có các biện pháp bảo đảm theo Art. 16 Abs. 2 DSG và Art. 46 DSGVO — cụ thể là chứng nhận theo EU-US Data Privacy Framework và phần Swiss-US của khuôn khổ này, hoặc các điều khoản hợp đồng mẫu của Uỷ ban châu Âu. Đó là những quốc gia nào thì xem trong chính sách bảo mật dữ liệu.

Fristo hỗ trợ Khách hàng bằng các công cụ của ứng dụng, để Khách hàng có thể trả lời yêu cầu của chủ thể dữ liệu: cung cấp thông tin về doanh nghiệp và về từng người chỉ bằng một nút bấm, sửa trong hồ sơ cá nhân, xoá và hạn chế theo yêu cầu, chuyển giao dữ liệu qua chức năng xuất dữ liệu.

Nếu một người của Khách hàng tự yêu cầu xoá hoặc hạn chế dữ liệu của mình trong ứng dụng, Fristo thông báo cho bộ phận quản trị của Khách hàng. Bằng thoả thuận này, Khách hàng chỉ dẫn Fristo thực hiện các yêu cầu như vậy nếu Khách hàng không phản đối trong vòng mười ngày; nếu Khách hàng phản đối, Fristo làm rõ vấn đề với Khách hàng và với người đó. Các yêu cầu do chính Khách hàng đưa ra được Fristo thực hiện mà không cần chờ thời hạn này. Mỗi lần thực hiện đều được ghi lại trong một biên bản có chữ ký số, và Khách hàng nhận được biên bản đó.

Nếu một yêu cầu đến Fristo bằng con đường khác, Fristo chuyển tiếp yêu cầu đó cho Khách hàng và không tự trả lời.

Ngoài ra, Fristo hỗ trợ Khách hàng về an toàn của việc xử lý, về việc thông báo vi phạm an toàn dữ liệu và về việc đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu, trong chừng mực liên quan đến Fristo. Sự hỗ trợ vượt quá các công cụ của ứng dụng và việc cung cấp thông tin đơn giản thì Fristo có thể tính phí theo khối lượng công việc thực tế.

Nếu Fristo phát hiện một vi phạm an toàn dữ liệu có liên quan đến dữ liệu của Khách hàng, Fristo thông báo cho Khách hàng nhanh nhất có thể, chậm nhất trong vòng 72 giờ, với những gì đã biết: loại vi phạm, dữ liệu và những người bị ảnh hưởng, hậu quả có thể xảy ra, các biện pháp đã áp dụng. Những gì biết được sau đó, Fristo sẽ bổ sung. Việc có thông báo cho cơ quan giám sát và những người bị ảnh hưởng hay không do Khách hàng quyết định.

Khách hàng có thể mang toàn bộ dữ liệu của mình đi bất cứ lúc nào. Sau khi hợp đồng kết thúc, dữ liệu vẫn truy xuất được trong thời hạn theo Điều khoản chung § 7; sau đó Fristo xoá dữ liệu, và các bản sao lưu được ghi đè theo chu kỳ nêu trong chính sách bảo mật dữ liệu. Fristo được phép lưu giữ những gì luật đòi hỏi — cụ thể là hoá đơn.

Khi được yêu cầu, Fristo cung cấp cho Khách hàng những thông tin mà Khách hàng cần để chứng minh việc tuân thủ thoả thuận này — ưu tiên bằng văn bản: mô tả các biện pháp, danh sách các bên xử lý phụ, các chứng nhận và báo cáo của họ.

Việc kiểm tra tại chỗ chỉ được thực hiện khi có lý do xác đáng: với thông báo trước ít nhất 30 ngày, trong giờ làm việc, không truy cập vào dữ liệu của khách hàng khác và do một người có nghĩa vụ giữ bí mật thực hiện. Khách hàng chịu chi phí. Trung tâm dữ liệu của các bên xử lý phụ được kiểm tra qua báo cáo và chứng nhận của họ, chứ không kiểm tra tại chỗ.

Về trách nhiệm, áp dụng Điều khoản chung § 11. Ngoài ra, áp dụng Điều khoản chung, kể cả về luật áp dụng và nơi giải quyết tranh chấp.