Chính sách bảo mật dữ liệu

Bên chịu trách nhiệm theo Luật bảo vệ dữ liệu là:

Fristo — một dịch vụ của Hoang Nguyen
Hohfurristrasse 24, 8408 Winterthur, Thụy Sĩ
datenschutz@fristo.ch

Với khách hàng trong Khu vực kinh tế châu Âu: chúng tôi xử lý dữ liệu từ Thuỵ Sĩ. EU công nhận Thuỵ Sĩ có mức bảo vệ dữ liệu tương xứng.

Bản chính sách này mô tả những gì chính chúng tôi làm với dữ liệu: trên trang web của chúng tôi, khi đăng nhập, khi thanh toán và khi hỗ trợ.

Đối với dữ liệu mà một doanh nghiệp ghi nhận trong Fristo — kể cả dữ liệu về nhân viên và các công ty bên ngoài của doanh nghiệp đó, cũng như các báo hỏng qua nhãn QR —, doanh nghiệp là bên chịu trách nhiệm. Chúng tôi xử lý các dữ liệu đó theo uỷ quyền và theo chỉ dẫn của doanh nghiệp (Điều khoản chung § 8 và Thoả thuận về xử lý dữ liệu theo uỷ quyền). Câu hỏi về những dữ liệu này, tốt nhất quý vị nên gửi tới doanh nghiệp; những gì đến tay chúng tôi, chúng tôi sẽ chuyển tiếp cho doanh nghiệp.

Tài khoản: họ tên, địa chỉ e-mail, số điện thoại (không bắt buộc), vai trò, ngôn ngữ.

Dữ liệu vận hành: toà nhà, thiết bị, đơn công việc, báo hỏng, kỳ kiểm định, tài liệu, ảnh và bản vẽ cùng các hồ sơ chứng minh đi kèm — tức là những gì quý vị tự nhập vào.

Tin nhắn: Tin nhắn, ảnh và tệp mà những người trong một doanh nghiệp gửi cho nhau được chúng tôi lưu như dữ liệu vận hành, thay mặt doanh nghiệp. Người đọc được là các thành viên của cuộc trò chuyện; với cuộc trò chuyện về một đơn công việc là tất cả những ai được phép xem đơn công việc đó. Bộ phận quản trị của doanh nghiệp không đọc các cuộc trò chuyện trực tiếp và các nhóm mà mình không phải là thành viên. Tin nhắn đã xoá mất ngay nội dung và tệp đính kèm. Trên trình duyệt, tin nhắn đến qua một dịch vụ của Laravel Cloud tại Frankfurt; trên điện thoại, qua Apple (mục “Ứng dụng Fristo”). Dữ liệu được lưu chừng nào hợp đồng của doanh nghiệp còn hiệu lực.

Báo hỏng không cần tài khoản: ai báo sự cố qua nhãn QR thì nhập một đoạn chữ và tuỳ ý thêm tên cùng địa chỉ e-mail — địa chỉ e-mail là để người đó biết kết quả xử lý. Việc đó không tạo ra tài khoản nào.

Đăng ký không cần tài khoản: các công ty bên ngoài đăng ký việc đến làm tại một doanh nghiệp có mô-đun bổ sung Ra vào & chìa khóa qua một liên kết — kèm người liên hệ, những người sẽ đến và một chữ ký; một công ty vệ sinh xác nhận công việc của mình trong mô-đun bổ sung Vệ sinh qua liên kết trên thẻ của mình. Doanh nghiệp là bên chịu trách nhiệm (mục “Những gì doanh nghiệp chịu trách nhiệm”); việc đó không tạo ra tài khoản nào.

Đăng nhập: thời điểm đăng nhập gần nhất, phiên làm việc và các mã đăng nhập, mỗi thứ kèm địa chỉ IP (mục “Nhật ký và địa chỉ IP”).

Chấp nhận các điều khoản: ai mở tài khoản thì chấp nhận Điều khoản chung và Điều khoản sử dụng. Chúng tôi ghi lại ai đã chấp nhận phiên bản nào, vào lúc nào và bằng ngôn ngữ nào.

Hợp đồng: nếu quý vị ký một hợp đồng với chúng tôi trong Fristo, chúng tôi ghi lại họ tên, chức vụ, địa chỉ e-mail, thời điểm, địa chỉ IP và chuỗi nhận dạng trình duyệt làm bằng chứng.

Thanh toán: địa chỉ nhận hoá đơn, bậc, hoá đơn và các khoản thanh toán. Dữ liệu thẻ thì chúng tôi không bao giờ thấy. Nếu quý vị chọn hoá đơn QR, chúng tôi kiểm tra mã UID của doanh nghiệp quý vị trong sổ UID công khai của Văn phòng Thống kê Liên bang. Chúng tôi ghi lại kết quả, tên doanh nghiệp theo sổ và thời điểm, đồng thời xem xét lịch sử thanh toán của quý vị với chúng tôi (các lần nhắc nợ). Chúng tôi không hỏi công ty thông tin tín dụng nào.

E-mail gửi cho chúng tôi và sổ địa chỉ của chúng tôi: ai viết cho chúng tôi — qua biểu mẫu liên hệ hoặc qua e-mail — sau đó sẽ có tên trong sổ địa chỉ của chúng tôi, kèm họ tên, địa chỉ e-mail và những gì người đó cho chúng tôi biết (chẳng hạn công ty, điện thoại, chức vụ), cùng với chính các tin nhắn. Nhờ vậy chúng tôi tìm lại được những lần trao đổi trước và không phải trả lời lại từ đầu.

Các yêu cầu cung cấp thông tin, xoá và hạn chế dữ liệu: chúng tôi ghi lại ai đã yêu cầu gì, vào lúc nào và chúng tôi đã làm gì — làm bằng chứng, trong một biên bản có chữ ký số.

Biểu mẫu liên hệ và việc truy cập các trang công khai của chúng tôi: mỗi phần có mục riêng ở bên dưới.

Để vận hành ứng dụng: tính kỳ hạn, phân công đơn công việc, tạo hồ sơ chứng minh, cho quý vị đăng nhập và gửi thông báo cho quý vị. Ngoài ra để thanh toán và hỗ trợ, để bảo đảm an toàn, cũng như để tìm và khắc phục lỗi. Chúng tôi không phân tích dữ liệu vận hành của quý vị cho mục đích khác, và không bán chúng cho bên thứ ba.

Tuỳ theo mục đích:

Thực hiện hợp đồng (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — để vận hành ứng dụng và thanh toán.

Lợi ích chính đáng (Art. 31 Abs. 1 DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — cho an toàn, chống lạm dụng và tìm lỗi, việc đếm ẩn danh lượt xem trang, việc chống thư rác trong biểu mẫu liên hệ và việc lưu giữ các tài liệu mà luật Thuỵ Sĩ đòi hỏi.

Sự đồng ý (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — duy nhất cho thống kê lượt truy cập có mã nhận dạng. Quý vị có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào qua “Cài đặt cookie” ở cuối mỗi trang; những gì đã ghi nhận trước đó vẫn hợp pháp.

Ngoài ra chúng tôi không làm điều gì đòi hỏi sự đồng ý: không theo dõi quảng cáo, không lập hồ sơ cá nhân, không chuyển giao cho mục đích của người khác. Chúng tôi không đưa ra quyết định tự động nào đối với từng cá nhân.

Ứng dụng và cơ sở dữ liệu chạy trên máy chủ tại Frankfurt am Main (vùng eu-central-1), vận hành qua Laravel Cloud trên Amazon Web Services. Các bản sao lưu hằng ngày cũng nằm ở đó.

Các tệp — ảnh, tài liệu, bản vẽ, hồ sơ chứng minh — nằm trong một kho lưu trữ của Cloudflare (R2) do Laravel Cloud vận hành cho chúng tôi. Vị trí của kho này không bị giới hạn trong EU.

Theo cách nhìn của Thuỵ Sĩ, đó là việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài. Việc chuyển sang các quốc gia thuộc Khu vực kinh tế châu Âu là được phép, vì Hội đồng liên bang công nhận các quốc gia này có mức bảo vệ dữ liệu tương xứng (Phụ lục 1 của Nghị định về bảo vệ dữ liệu). Những gì được chuyển sang Hoa Kỳ và chúng tôi dựa vào biện pháp bảo đảm nào cho việc đó, xem ở mục tiếp theo.

Một số nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi có trụ sở tại Hoa Kỳ và ở đó có thể bị cơ quan nhà nước buộc phải giao nộp dữ liệu. Hợp đồng với họ buộc họ phải xem xét các yêu cầu như vậy và thông báo cho chúng tôi, trong chừng mực luật cho phép. Việc truyền dữ liệu được mã hoá, và bản thân chúng tôi chỉ giao dữ liệu ra khi luật buộc chúng tôi phải làm.

Chúng tôi sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ xử lý dữ liệu theo uỷ quyền của chúng tôi. Với từng bên, chúng tôi đã ký kết một hợp đồng về xử lý dữ liệu theo uỷ quyền.

– Laravel Holdings Inc. (Hoa Kỳ) với Laravel Cloud: vận hành ứng dụng, cơ sở dữ liệu, kho tệp và các bản sao lưu. Để làm việc đó, Laravel sử dụng các bên xử lý phụ của riêng mình, cụ thể là Amazon Web Services (trung tâm dữ liệu tại Frankfurt) và Cloudflare (kho tệp và mạng lưới chuyển tiếp mọi yêu cầu truy cập và chống tấn công; trong quá trình đó, địa chỉ IP của quý vị được xử lý).

– Laravel Nightwatch (cũng thuộc Laravel Holdings Inc.): giám sát lỗi và thời gian phản hồi. Với mỗi lượt truy cập, hệ thống ghi lại địa chỉ được truy cập, thời điểm, thời lượng và kết quả, kèm theo một địa chỉ IP đã rút gọn và mã nhận dạng của người đã đăng nhập — không phải họ tên, không phải địa chỉ e-mail của người đó và không phải những gì quý vị nhập vào biểu mẫu. Ngoài ra còn ghi lại các thông báo lỗi và tiêu đề của các e-mail đã gửi. Dữ liệu nằm trong EU và bị xoá sau 90 ngày.

– cyon GmbH (Basel, Thuỵ Sĩ): gửi e-mail của chúng tôi — mã đăng nhập, thông báo, giấy báo nhận, hoá đơn. Việc xử lý diễn ra tại Thuỵ Sĩ.

– Anthropic PBC (Hoa Kỳ): chỉ khi quý vị dùng “Lấy từ tài liệu”, tính năng nhận diện phòng trên mặt bằng hoặc mô-đun Nhập chứng từ bằng AI. Tài liệu được chọn sẽ được gửi tới một mô hình ngôn ngữ để phân tích; kết quả đề xuất trở về trong một biểu mẫu mà quý vị xem và sửa trước khi lưu. Theo hợp đồng, Anthropic không dùng dữ liệu để huấn luyện và xoá dữ liệu đầu vào cùng kết quả trong vòng 30 ngày — trừ khi Anthropic phải lưu giữ lâu hơn vì có hành vi lạm dụng hoặc theo quy định của pháp luật. Cũng mô hình đó có thể giúp chúng tôi soạn câu trả lời cho các tin nhắn của quý vị; khi đó nội dung tin nhắn cũng được gửi kèm.

– Stripe Payments Europe Ltd. (Ireland): thanh toán bằng thẻ, ngay khi quý vị thanh toán một gói thuê bao có phí bằng thẻ. Dữ liệu thẻ đi thẳng tới Stripe; chúng tôi không bao giờ thấy và không lưu. Đối với việc phòng chống gian lận và các nghĩa vụ luật định, Stripe tự mình là bên chịu trách nhiệm và vì mục đích đó chuyển dữ liệu tới Stripe Inc. (Hoa Kỳ).

– Google LLC (Hoa Kỳ): reCAPTCHA trong biểu mẫu liên hệ (mục “Biểu mẫu liên hệ và bộ chống thư rác”).

– Apple (Apple Distribution International Ltd., Ireland, và Apple Inc., Hoa Kỳ): chuyển thông báo tới ứng dụng Fristo. Apple dựa việc chuyển dữ liệu sang Hoa Kỳ trên các điều khoản hợp đồng mẫu của Uỷ ban châu Âu.

Các khoản tiền nhận được qua hoá đơn QR do PostFinance AG (Bern) truy xuất cho chúng tôi; với tư cách là ngân hàng, PostFinance AG xử lý dữ liệu trên cơ sở tự chịu trách nhiệm.

Cho việc liên lạc và quản lý nội bộ của chính chúng tôi — e-mail, ứng dụng văn phòng, kế toán, gửi thư — chúng tôi dùng các dịch vụ thông dụng có trụ sở hoặc trung tâm dữ liệu tại Thuỵ Sĩ và EU. Những gì quý vị viết cho chúng tôi được lưu ở đó.

Dữ liệu được chuyển sang Hoa Kỳ tới Laravel, Cloudflare, Anthropic, Stripe, Google và Apple. Laravel, Cloudflare, Stripe và Google được chứng nhận theo EU-US Data Privacy Framework và phần Swiss-US của khuôn khổ này; với các doanh nghiệp đã được chứng nhận, Thuỵ Sĩ và EU công nhận có mức bảo vệ tương xứng. Với Anthropic, áp dụng các điều khoản hợp đồng mẫu của Uỷ ban châu Âu theo phiên bản được Cơ quan liên bang về bảo vệ dữ liệu và công khai (EDÖB) công nhận; điều này cũng áp dụng bổ sung cho tất cả các bên còn lại, phòng khi một chứng nhận không còn hiệu lực.

Ngoài ra chúng tôi không chuyển giao dữ liệu cho ai — trừ khi luật buộc phải làm.

Ở mỗi lượt truy cập, nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của chúng tôi và mạng lưới của họ xử lý địa chỉ IP của quý vị để cung cấp trang và chống tấn công.

Bản thân chúng tôi giới hạn số lần thử đăng nhập, số báo hỏng và số yêu cầu qua biểu mẫu liên hệ theo từng địa chỉ IP; các bộ đếm này hết hiệu lực sau tối đa một giờ. Với mỗi mã đăng nhập, chúng tôi lưu địa chỉ e-mail và địa chỉ IP của quý vị và xoá cả hai sau 30 ngày. Phiên làm việc của quý vị có thể chứa địa chỉ IP và chuỗi nhận dạng trình duyệt; phiên kết thúc hai giờ sau lần truy cập cuối. Nếu quý vị ký một hợp đồng trong Fristo, chúng tôi ghi lại địa chỉ IP và chuỗi nhận dạng trình duyệt làm bằng chứng, chừng nào hợp đồng còn phải được lưu giữ.

Ngoài ra chúng tôi không lưu địa chỉ IP nào — kể cả trong biểu mẫu liên hệ và khi có báo hỏng qua nhãn QR.

Chừng nào tài khoản của quý vị còn tồn tại. Sau khi hợp đồng kết thúc, dữ liệu của doanh nghiệp quý vị vẫn còn truy xuất được ở chế độ chỉ đọc trong một thời gian, để quý vị có thể mang đi trọn vẹn — ít nhất 30 ngày và nhiều nhất một năm; thời hạn cụ thể được chúng tôi thông báo cho quý vị kèm theo việc huỷ hợp đồng. Sau đó chúng tôi xoá dữ liệu. Những hồ sơ chứng minh do chính quý vị lưu vẫn đọc được nguyên vẹn cho tới lúc đó.

Các bản sao lưu lùi lại một tháng; các bản cũ hơn bị xoá. Trong khoảng thời gian đó, dữ liệu đã xoá vẫn có thể còn nằm trong các bản sao lưu.

Mã đăng nhập: 30 ngày. Yêu cầu gửi qua biểu mẫu liên hệ và e-mail gửi cho chúng tôi, cùng những trao đổi liên quan: hai năm sau tin nhắn cuối cùng — khi đó chúng tôi tự động xoá chúng, cùng với mục của quý vị trong sổ địa chỉ, trừ khi quý vị là khách hàng hoặc đối tác kinh doanh. Thống kê lượt truy cập có mã nhận dạng: 14 tháng. Biên bản về việc cung cấp thông tin, xoá và hạn chế dữ liệu: mười năm, làm bằng chứng.

Hoá đơn và chứng từ kế toán được chúng tôi giữ mười năm, vì Bộ luật nghĩa vụ đòi hỏi như vậy (Art. 958f OR). Hợp đồng đã ký và việc chấp nhận các điều khoản được chúng tôi lưu giữ chừng nào các quyền yêu cầu phát sinh từ đó chưa hết thời hiệu — tối đa đến mười năm sau khi hợp đồng kết thúc (Art. 127 OR).

Các biện pháp kỹ thuật và tổ chức theo trình độ kỹ thuật hiện nay:

Truyền dữ liệu có mã hoá (TLS) trên mọi đường.

Đăng nhập không mật khẩu — bằng mã dùng một lần hoặc passkey. Với passkey, vân tay và khuôn mặt vẫn nằm trên thiết bị của quý vị; chúng tôi không bao giờ nhận được chúng.

Tách biệt các doanh nghiệp ở tầng cơ sở dữ liệu, chứ không phải chỉ ở giao diện.

Sao lưu hằng ngày và ghi nhật ký mọi truy cập của bộ phận hỗ trợ.

Không ai có thể cam kết an toàn tuyệt đối. Nếu chúng tôi phát hiện một vi phạm an toàn dữ liệu có liên quan đến quý vị, chúng tôi sẽ thông báo cho quý vị và — khi luật đòi hỏi — cho cơ quan giám sát.

Ở lần truy cập đầu tiên, chúng tôi hỏi quý vị cho phép những cookie nào. Quý vị có thể đổi lựa chọn bất cứ lúc nào qua “Cài đặt cookie” ở cuối mỗi trang.

Cần thiết — luôn bật, vì thiếu chúng thì trang không hoạt động:
– fristo-session: phiên làm việc và việc đăng nhập của quý vị, hai giờ sau lần truy cập cuối
– XSRF-TOKEN: chống lạm dụng biểu mẫu, cũng trong thời gian đó
– appearance: lựa chọn giao diện của quý vị, một năm; sidebar_state: thanh bên của ứng dụng đang mở hay không, bảy ngày
– fristo_consent: câu trả lời của quý vị cho câu hỏi này, một năm
– fristo_reinigung: thẻ của một công ty vệ sinh trên điện thoại đã mở liên kết của thẻ, một năm

Phân tích — chỉ khi có sự đồng ý của quý vị:
– fristo_av: một mã nhận dạng ngẫu nhiên giúp chúng tôi nhận ra các lượt truy cập quay lại, một năm. Nó không chứa gì về quý vị và chỉ được đọc trên các trang công khai của chúng tôi.

Ngoài ra, trang còn lưu trong bộ nhớ trình duyệt của quý vị (không phải dưới dạng cookie, và không gửi về cho chúng tôi): các công cụ hỗ trợ đọc của quý vị, đơn vị tiền tệ đã chọn cho bảng giá và lựa chọn cookie của quý vị.

Chúng tôi không đặt cookie cho bên thứ ba. Ngoại lệ duy nhất là Google reCAPTCHA: nó được tải ngay khi phần có biểu mẫu liên hệ hiện lên màn hình, và khi đó có thể đặt cookie riêng (mục “Biểu mẫu liên hệ và bộ chống thư rác”).

Những gì quý vị viết vào biểu mẫu — họ tên, địa chỉ e-mail, tuỳ ý thêm doanh nghiệp và điện thoại, cùng tin nhắn của quý vị — chúng tôi lưu lại để trả lời. Yêu cầu và những trao đổi liên quan sẽ tự động bị xoá hai năm sau tin nhắn cuối cùng.

Để chống thư gửi hàng loạt, chúng tôi dùng Google reCAPTCHA v3. Ngay khi phần có biểu mẫu hiện lên màn hình, trình duyệt của quý vị tải một đoạn mã (script) từ Google. Từ lúc đó, một số thông tin kỹ thuật về thiết bị và hành vi của quý vị trên trang được truyền tới Google — kể cả sang Hoa Kỳ —, và khi quý vị gửi đi, chúng được quy thành một điểm số cho biết khả năng quý vị là người thật đến đâu. Cơ sở là lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc giữ cho biểu mẫu luôn dùng được (Art. 31 Abs. 1 DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); với việc truyền sang Hoa Kỳ, chúng tôi dựa vào EU-US Data Privacy Framework và phần Swiss-US của khuôn khổ này, theo đó Google đã được chứng nhận.

Ngoài ra còn áp dụng chính sách bảo mật và điều khoản sử dụng của Google (policies.google.com). Từ lần kiểm tra này, chúng tôi chỉ lưu điểm số, để đánh giá xem ngưỡng đặt đã đúng chưa. Nếu bộ chống thư rác giữ lại yêu cầu của quý vị, quý vị có thể liên hệ với chúng tôi qua e-mail tại email@fristo.ch.

Chúng tôi muốn biết các trang công khai của mình — trang chủ, các trang pháp lý, trang đăng ký — được sử dụng thế nào để cải thiện chúng. Việc đó có hai mức.

Khi không có sự đồng ý, chúng tôi đếm ẩn danh: mỗi ngày một dòng gồm trang, ngôn ngữ, loại thiết bị (điện thoại hay máy tính) và tên trang web mà người xem đến từ đó — kèm một bộ đếm. Không địa chỉ IP, không mã nhận dạng nào trong trình duyệt của quý vị, không giờ giấc. Từ đó không thể lần ngược lại một lượt ghé nào — kể cả chúng tôi.

Khi có sự đồng ý của quý vị, với mỗi lượt xem trang chúng tôi ghi thêm:
– mã nhận dạng ngẫu nhiên từ cookie fristo_av và một mã nhận dạng của phiên làm việc
– trang được mở cùng địa chỉ của nó, kể cả thông tin chiến dịch (utm)
– trang mà quý vị đến từ đó
– trình duyệt, hệ điều hành và loại thiết bị, suy ra từ chuỗi nhận dạng mà trình duyệt của quý vị gửi kèm
– quốc gia và, nếu có, thành phố — do mạng trung gian của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của chúng tôi xác định từ địa chỉ IP
– ngôn ngữ, thời điểm và tốc độ phản hồi của trang

Chúng tôi không lưu địa chỉ IP của quý vị (kể cả đã mã hoá hay rút gọn), họ tên, địa chỉ e-mail, cũng không lưu bất kỳ liên kết nào tới một tài khoản. Dữ liệu nằm tại nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của chúng tôi ở Frankfurt, không được chuyển giao cho ai và bị xoá sau 14 tháng.

Phía sau đăng nhập, không có thống kê lượt truy cập và không có việc phân tích hành vi của quý vị. Để Fristo chạy ổn định, ở đó chúng tôi ghi lại thông tin kỹ thuật về mỗi lượt truy cập — trang nào, nhanh đến đâu, có xảy ra lỗi hay không (Nightwatch, mục “Còn ai khác có quyền truy cập”).

Chúng tôi thông tin cho các tài khoản của khách hàng trong Fristo về tính năng mới, bảo trì và sự cố, mời tham dự sự kiện và gửi lời chúc vào các ngày lễ. Một bản tin như vậy hiện trong phần thông báo và tại “Tin mới”; những bản tin quan trọng chúng tôi còn gửi qua e-mail hoặc dưới dạng thông báo tới điện thoại (mục “Ứng dụng Fristo”).

Để làm việc này, chúng tôi dùng những gì tài khoản của quý vị vốn đã có — họ tên, ngôn ngữ, vai trò và doanh nghiệp —, để bản tin đến đúng người, bằng ngôn ngữ của họ và gọi đúng tên họ. Với mỗi người, chúng tôi ghi lại việc người đó đã mở bản tin hay chưa và vào lúc nào, bản tin đã được hiện lên khi mở Fristo hay chưa và đã được gửi qua e-mail cho người đó hay chưa: nhờ vậy bản tin được tính là đã đọc và không hiện hai lần. Chỉ con số được thống kê, không bao giờ từng người — chúng tôi thấy bao nhiêu người đã mở một bản tin, chứ không thấy là ai. Chúng tôi không ghi lại việc quý vị có mở e-mail hay không.

Quý vị có thể huỷ đăng ký nhận bản tin qua e-mail về sự kiện, ngày lễ và tính năng mới bất cứ lúc nào — qua đường liên kết trong mỗi e-mail bản tin hoặc trong Fristo tại “Tin mới”. Trong Fristo, bản tin vẫn tiếp tục hiện. Ngoại lệ là các thông tin về sự cố, bảo trì và bản sửa lỗi cũng như các tin nhắn riêng liên quan đến hợp đồng của quý vị: chúng là một phần dịch vụ của chúng tôi và vẫn được gửi cả sau khi quý vị huỷ đăng ký.

Hình ảnh trong bản tin được lưu tại một địa chỉ công khai với tên ngẫu nhiên, giống nhau cho mọi người nhận — nếu không, chương trình e-mail của quý vị sẽ không hiển thị chúng. Hình ảnh không chứa dữ liệu nào của các doanh nghiệp.

Một mô hình ngôn ngữ của Anthropic có thể đề xuất và dịch văn bản cho chúng tôi (mục “Còn ai khác có quyền truy cập”). Chỉ các văn bản của chính chúng tôi được gửi tới đó, không có thông tin nào về quý vị hay doanh nghiệp của quý vị.

Cơ sở đối với các thông tin về sự cố, bảo trì, bản sửa lỗi và hợp đồng của quý vị là việc thực hiện hợp đồng (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); đối với các bản tin khác là lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc thông tin cho khách hàng về Fristo (Art. 31 Abs. 1 DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ứng dụng cho iPhone là thêm một lối vào cùng một ứng dụng; mọi điều trong bản chính sách này cũng áp dụng cho nó. Ngoài ra:

Thiết bị: Khi ghép nối, chúng tôi ghi lại thiết bị là gì (“iPhone”), phiên bản của ứng dụng và hệ điều hành, một tên như “iPhone của Marco” và thời điểm thiết bị được dùng lần cuối. Nhờ đó quý vị và doanh nghiệp của quý vị thấy trong Fristo những thiết bị nào đang đăng nhập và có thể đăng xuất từng thiết bị. Thiết bị không được dùng trong 90 ngày sẽ tự động bị đăng xuất — với doanh nghiệp có hệ thống đăng nhập riêng là sau 30 ngày.

Thông báo: Nếu quý vị cho phép thông báo, ứng dụng nhận từ Apple một mã nhận dạng để chúng tôi gửi thông báo tới — chẳng hạn “Đơn công việc mới cho bạn” kèm tiêu đề và địa điểm của đơn, hoặc một tin nhắn mới kèm người gửi và phần đầu nội dung. Thông báo được chuyển qua dịch vụ push của Apple. Khi đăng xuất, chúng tôi xoá mã nhận dạng.

Camera và ảnh: Camera đọc mã QR ngay trên thiết bị; chỉ mã đã nhận dạng được truyền đi. Ảnh quý vị chụp cho một đơn công việc, một báo hỏng hoặc trong một cuộc trò chuyện, hoặc chọn từ thư viện ảnh, được gửi tới Fristo như một ảnh tải lên trong trình duyệt.

Đọc chính tả: Việc nhận dạng giọng nói diễn ra trên thiết bị. Chỉ văn bản đã nhận dạng được truyền đi, không bao giờ là bản ghi âm.

Face ID và mật mã thiết bị: Việc kiểm tra do hệ điều hành thực hiện. Ứng dụng chỉ biết kết quả có thành công hay không.

Trên thiết bị: Để quý vị làm việc được khi không có sóng, ứng dụng lưu các đơn công việc của chính quý vị cùng toà nhà, thiết bị và tài liệu liên quan, cũng như các nội dung đã nhập nhưng chưa gửi — với cơ chế bảo vệ tệp của hệ điều hành. Widget, màn hình khoá và Dynamic Island chỉ hiển thị những gì đã có trên thiết bị. Khi đăng xuất, ứng dụng xoá tất cả những thứ đó.

Không quảng cáo, không theo dõi: Ứng dụng không có quảng cáo và không có dịch vụ phân tích hay theo dõi của bên thứ ba.

Việc tải về và cập nhật diễn ra qua App Store; Apple tự chịu trách nhiệm về việc đó.

Quý vị có thể yêu cầu được biết về dữ liệu của mình và nhận một bản sao, yêu cầu sửa, xoá hoặc hạn chế dữ liệu, và nhận dữ liệu ở một định dạng điện tử thông dụng để chuyển cho bên khác (Art. 25, 28 và 32 DSG, Art. 15 đến 20 DSGVO).

Phần lớn việc này quý vị có thể tự làm mà không cần đến chúng tôi. Bản thông tin dữ liệu được tải về trong hồ sơ cá nhân, tại mục “Dữ liệu của quý vị” — một tệp PDF có chữ ký số để đọc và một tệp JSON để chuyển cho bên khác; với toàn bộ doanh nghiệp, bộ phận quản trị làm việc này tại mục “Hỗ trợ và bảo vệ dữ liệu”. Thông tin của mình, quý vị tự sửa trong hồ sơ cá nhân; dữ liệu của toàn bộ doanh nghiệp được bộ phận quản trị tải về trọn vẹn bằng chức năng xuất dữ liệu. Việc xoá và hạn chế, quý vị yêu cầu ở chính những chỗ đó; chúng tôi thực hiện trong vòng 30 ngày và gửi cho quý vị một biên bản có chữ ký số. Bị hạn chế nghĩa là: dữ liệu của quý vị vẫn được lưu và đọc được, nhưng không còn bị thay đổi hay xử lý thêm nữa.

Những gì chúng tôi phải lưu giữ làm bằng chứng vẫn còn lại, kể cả sau khi xoá — hoá đơn, hợp đồng đã ký và việc chấp nhận các điều khoản (mục “Trong bao lâu”). Ở những chỗ doanh nghiệp của quý vị nhắc đến quý vị trong tài liệu của mình — đơn công việc, phản hồi, hồ sơ chứng minh —, sau đó sẽ hiện “Ex-Mitarbeiter/in” (cựu nhân viên). Các hồ sơ hướng dẫn sử dụng thiết bị y tế giữ lại họ tên, mã số nhân viên và chữ ký, vì doanh nghiệp lưu giữ chúng làm bằng chứng cho thiết bị (sổ thiết bị y tế).

Không có tài khoản hoặc có câu hỏi: datenschutz@fristo.ch. Nếu đó là dữ liệu mà một doanh nghiệp đã ghi nhận trong Fristo, doanh nghiệp đó là bên chịu trách nhiệm; nếu quý vị yêu cầu xoá hoặc hạn chế trong ứng dụng, chúng tôi sẽ thông báo cho doanh nghiệp, và doanh nghiệp có thể phản đối trong vòng mười ngày. Nếu vẫn chưa thoả đáng, quý vị có thể tìm đến Cơ quan liên bang về bảo vệ dữ liệu và công khai (edoeb.admin.ch); trong Khu vực kinh tế châu Âu thì đến cơ quan giám sát có thẩm quyền đối với quý vị.

Khi chúng tôi dựa vào lợi ích chính đáng, quý vị có thể phản đối việc xử lý bất cứ lúc nào — vì những lý do xuất phát từ hoàn cảnh riêng của quý vị. Chỉ cần gửi một tin nhắn tới datenschutz@fristo.ch. Khi đó chúng tôi không tiếp tục xử lý dữ liệu nữa, trừ khi có những lý do bắt buộc cho việc xử lý, có trọng lượng hơn lợi ích của quý vị, hoặc chúng tôi cần dữ liệu để thực thi hay để chống lại các yêu cầu pháp lý.

Trong công việc thường ngày, chúng tôi chỉ xem dữ liệu của quý vị khi quý vị cho phép truy cập một cách thấy được, cho từng vụ việc. Quyền đó có thời hạn và được ghi nhật ký; quý vị xem được nhật ký ấy.

Ngoại lệ là những gì cần thiết mà không cần sự cho phép của quý vị: khắc phục một trục trặc hoặc một sự cố an ninh, khôi phục một bản sao lưu, xác minh một dấu hiệu lạm dụng hoặc thực hiện một nghĩa vụ luật định. Những truy cập như vậy được chúng tôi giới hạn ở mức cần thiết và ghi lại.

Chúng tôi điều chỉnh bản chính sách này khi ứng dụng hoặc quy định pháp luật thay đổi. Ngày cập nhật ghi ở trên. Với những thay đổi quan trọng, chúng tôi thông báo cho bộ phận quản trị của các doanh nghiệp qua e-mail hoặc trong ứng dụng.