CAFM là gì?

Quản lý cơ sở vật chất (Facility Management, FM) là mọi việc giữ cho một toà nhà và các thiết bị của nó vận hành: bảo trì và sửa chữa, kiểm định theo luật, vệ sinh, an ninh, diện tích, năng lượng. Tiêu chuẩn quốc tế ISO 41011 mô tả đó là nhiệm vụ của một tổ chức nhằm kết nối con người, địa điểm và quy trình trong môi trường xây dựng — để hoạt động kinh doanh cốt lõi diễn ra không bị gián đoạn.

Computer-Aided Facility Management — gọi tắt là CAFM — là phần mềm cho việc đó. Nó thay thế những tập hồ sơ trong phòng kỹ thuật, danh sách Excel ghi lịch bảo trì và những mẩu giấy trên bảng thông báo bằng một hệ thống mà mọi thứ đều nằm đúng chỗ: gắn với toà nhà, với phòng, với thiết bị.

Cốt lõi bao giờ cũng giống nhau: một danh mục tài sản (cái gì nằm ở đâu?), các nghĩa vụ (việc gì phải làm khi nào?) và các đơn công việc (ai làm, và đã xong chưa?). Mọi thứ khác — quy hoạch diện tích, quản lý cho thuê, năng lượng — là phần mở rộng mà không phải doanh nghiệp nào cũng cần.

Một CAFM cho việc bảo trì bao quát sáu nhiệm vụ. Nó kết nối chúng càng trọn vẹn thì càng ít phải có người ghi bổ sung bằng tay:

• Danh mục tài sản: bất động sản, toà nhà, tầng, phòng và các thiết bị bên trong — kèm loại, nhà sản xuất, vị trí và tài liệu.
• Bảo trì và kiểm định: kế hoạch theo loại thiết bị, kỳ kiểm định theo luật, hợp đồng bảo trì với công ty bên ngoài. Hệ thống tự tính lịch hẹn.
• Sự cố và đơn công việc: ai thấy điều gì thì báo; từ đó hình thành một đơn công việc có kỳ hạn, người phụ trách và phản hồi.
• Nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài: đơn công việc giao cho các công ty không làm việc trong hệ thống, và phản hồi của họ về đơn đó.
• Hồ sơ chứng minh: ai đã kiểm định cái gì, khi nào? Có bằng chứng theo từng thiết bị, từng toà nhà, từng giai đoạn.
• Báo cáo: đơn còn mở, kỳ hạn quá hạn, chi phí theo toà nhà.

Một CAFM đáng dùng ngay khi một trong những điều sau đây đúng:

• Chỉ duy nhất một người biết lịch bảo trì — và không ai biết chuyện gì xảy ra nếu người đó vắng mặt.
• Câu hỏi „Thiết bị này được kiểm định lần cuối khi nào?" không có câu trả lời nhanh.
• Sự cố được báo qua điện thoại hay nói miệng, và sau đó không ai biết kết quả ra sao.
• Nhiều toà nhà, nhiều công ty, nhiều hợp đồng — và cái nhìn tổng quan nằm trong các tập hồ sơ.

Một CAFM không đáng dùng nếu việc chính của quý vị là quản lý tiền thuê, chi phí phụ và cho thuê diện tích: cho việc đó đã có phần mềm bất động sản, và khi ấy một IWMS là lựa chọn tốt hơn. Fristo lo việc bảo trì — và lo trọn vẹn.