Personuppgiftsbiträdesavtal

Detta avtal gäller mellan det företag som använder Fristo (”kunden”) och Hoang Nguyen (”Fristo”). Det är en del av de allmänna villkoren och gäller så länge Fristo behandlar personuppgifter för kundens räkning. Det uppfyller art. 9 i den schweiziska dataskyddslagen (DSG) och art. 28 i EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Där detta avtal och de allmänna villkoren strider mot varandra har detta avtal företräde.

Ändamål: driften av programvaran Fristo — bestånd, kontrollfrister, arbetsorder, felanmälningar, dokumentation, analyser, import och export, inloggning och aviseringar — samt supporten.

Behandlingens art: lagring, ordnande, visning, analys inom applikationen, utskick av aviseringar, säkerhetskopiering, export och radering.

Registrerade: kundens medarbetare, personer hos externa firmor som kunden arbetar med, personer som gör felanmälningar via en QR-etikett och personer som förekommer i kundens dokument, foton och ritningar.

Kategorier av personuppgifter: namn, e-postadresser, telefonnummer, roller, tilldelningar, arbetstider och utförda arbeten i arbetsorder, texter i felanmälningar, foton, dokument och underskrifter på dokumentation. Känsliga personuppgifter behandlar Fristo endast om kunden själv registrerar dem; kunden undviker detta där det inte är nödvändigt för ändamålet.

I tilläggsmodulen Medicinteknik, om kunden beställer den: personer som instrueras i medicintekniska produkter — även utan konto —, med namn, personalnummer, avdelning och underskrift; dessutom tillbud med medicintekniska produkter. För den person som berörs av ett tillbud har Fristo bara fält för ålder, kön och följder, inget namn; kunden skriver inte heller in namn eller patientnummer i beskrivningen.

Fakturor från externa företag som kunden registrerar, med deras betalningsuppgifter (UID, IBAN, leverantörsnummer). I tilläggsmodulen Bokföringskoppling, om kunden beställer den: kundens kontoplan, konteringen av dessa fakturor och protokollet för varje överföring; ansluter kunden Bexio, dessutom åtkomstnyckeln till kundens Bexio, krypterad. Fristo överför fakturor och pdf-filer endast när kunden startar en överföring, och endast till den bokföring kunden väljer; dess leverantör behandlar dem för kundens räkning och är inte ett underbiträde till Fristo.

I tilläggsmodulen Tillträde och nycklar, om kunden beställer den: personer som kunden lämnar ut nycklar eller badgar till — medarbetare och personer från externa företag, även utan konto —, med namn, företag, funktion, telefon och underskrift vid utlämning och återlämning; föranmälningar från externa företag med kontaktperson, de personer som kommer, dagar, plats, arbetsuppgifter och underskrift på ordningsreglerna; arbetstillstånd med villkor, brandvakt och de underlag som företaget laddar upp. Företaget anmäler sig via en länk utan konto.

I tilläggsmodulerna AI-registrering av underlag och Provinstrument, om kunden beställer dem: besiktningsrapporter och exportfiler från provinstrument tillsammans med de personer som nämns i dem (oftast namn och underskrift för den person som utförde kontrollen) och det som har lästs ut ur dem. Besiktningsrapporter lämnar Fristo för läsning till den språkmodell som nämns i integritetspolicyn.

I tilläggsmodulen Städning, om kunden beställer den: bekräftelser av städning med tidpunkt och det företag eller konto som har bekräftat — utan namn på städpersonal —, återkopplingar från användare utan namn och stickprov med kontrollanternas svar.

I tilläggsmodulen Arbetssäkerhet, om kunden beställer den: riskbedömningar med ansvariga personer; olyckor, första hjälpen-insatser och tillbud med plats, tidpunkt, händelseförlopp, berörd person och första hjälpare samt hälsouppgifter (skada, behandling, frånvarodagar) — känsliga personuppgifter som bara de som kunden ger behörighet kan se och som Fristo tar bort efter den tid som kunden har valt; säkerhetsgenomgångar med namn och underskrift.

Varaktighet: avtalets löptid och fristen därefter, under vilken uppgifterna förblir tillgängliga enligt § 7 i de allmänna villkoren.

Fristo behandlar uppgifterna endast enligt kundens instruktioner. Dessa instruktioner utgörs av de allmänna villkoren, detta avtal och det som kunden ställer in och utlöser i applikationen. Ytterligare instruktioner lämnar kunden skriftligen eller per e-post. Om Fristo anser att en instruktion är olaglig meddelar Fristo kunden detta.

Undantaget är det som Fristo måste göra enligt lag; då informerar Fristo kunden i förväg, i den mån lagen tillåter det.

Den som hos Fristo har åtkomst till uppgifterna är förpliktad att iaktta sekretess. Supportens åtkomst följer integritetspolicyn (avsnittet ”Supportens åtkomst”): i normalfallet endast med kundens godkännande, tidsbegränsad och loggad.

Fristo vidtar de tekniska och organisatoriska åtgärderna enligt art. 8 DSG och art. 32 GDPR. De beskrivs i integritetspolicyn (avsnittet ”Hur vi skyddar dina uppgifter”), särskilt: krypterad överföring, inloggning utan lösenord, åtskillnad av företagen i databasskiktet, dagliga säkerhetskopior, loggad åtkomst för supporten. Fristo anpassar åtgärderna till den senaste tekniken utan att sänka skyddsnivån.

Kunden godkänner de underbiträden som anges i integritetspolicyn under ”Vem som mer har åtkomst”. Fristo förpliktar var och en av dem genom avtal till en likvärdig skyddsnivå och ansvarar gentemot kunden för deras skyldigheter som för sitt eget handlande (allmänna villkor, § 11 punkt 4); begränsningarna i § 11 punkt 2 och 3 i de allmänna villkoren gäller.

Ett nytt underbiträde eller ett byte av underbiträde meddelar Fristo minst 30 dagar i förväg per e-post till administrationen. Kunden kan inom denna frist invända av ett viktigt dataskyddsrättsligt skäl. Om ingen lösning kan hittas kan kunden säga upp avtalet till tidpunkten för bytet; det som betalats i förskott återbetalar Fristo proportionellt.

Fristo överför uppgifter endast till stater med adekvat dataskyddsnivå eller med garantier enligt art. 16.2 DSG och art. 46 GDPR — särskilt certifiering enligt EU-US Data Privacy Framework och dess Swiss-US-del eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Vilka stater det rör sig om framgår av integritetspolicyn.

Fristo stöder kunden med applikationens funktioner så att kunden kan besvara begäranden från registrerade: registerutdrag om företaget och om varje person med ett knapptryck, rättelse i profilen, radering och begränsning på begäran, utlämnande via dataexporten.

Om en person hos kunden själv begär radering eller begränsning av sina uppgifter i applikationen informerar Fristo kundens administration. Kunden instruerar härmed Fristo att utföra sådana begäranden om kunden inte invänder inom tio dagar; om kunden invänder klarlägger Fristo saken med kunden och personen. Begäranden som kunden själv framställer utför Fristo utan denna frist. Varje utförande registreras i ett signerat protokoll, som kunden får.

Om en begäran når Fristo på annat sätt vidarebefordrar Fristo den till kunden och besvarar den inte själv.

Fristo stöder dessutom kunden när det gäller behandlingens säkerhet, anmälningar av personuppgiftsincidenter och konsekvensbedömningar avseende dataskydd, i den mån det gäller Fristo. Stöd som går utöver applikationens funktioner och enkla upplysningar kan Fristo debitera efter nedlagt arbete.

Om Fristo upptäcker en personuppgiftsincident som berör kundens uppgifter anmäler Fristo den till kunden så snart som möjligt, senast inom 72 timmar, med det som är känt: incidentens art, berörda uppgifter och personer, sannolika följder, vidtagna åtgärder. Det som blir känt senare kompletterar Fristo i efterhand. Om tillsynsmyndigheten och de registrerade ska informeras avgör kunden.

Kunden kan när som helst exportera sina uppgifter fullständigt. Efter avtalets slut förblir de tillgängliga under fristen enligt § 7 i de allmänna villkoren; därefter raderar Fristo dem, och säkerhetskopiorna skrivs över i den cykel som anges i integritetspolicyn. Fristo får bevara det som lagen kräver — särskilt fakturor.

Fristo tillhandahåller på begäran kunden de uppgifter som kunden behöver för att visa att detta avtal efterlevs — i första hand skriftligen: beskrivning av åtgärderna, förteckning över underbiträdena, deras certifikat och rapporter.

En granskning på plats är möjlig endast vid befogad anledning: med ett förhandsbesked på minst 30 dagar, under kontorstid, utan åtkomst till andra kunders uppgifter och av en person som är förpliktad att iaktta sekretess. Kostnaderna bär kunden. Underbiträdenas datacenter granskas genom deras rapporter och certifikat, inte på plats.

För ansvaret gäller § 11 i de allmänna villkoren. I övrigt gäller de allmänna villkoren, även i fråga om tillämplig lag och forum.