Integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig enligt Datenschutzgesetz (DSG, den schweiziska dataskyddslagen) är:

Fristo — ett erbjudande från Hoang Nguyen
Hohfurristrasse 24, 8408 Winterthur, Schweiz
datenschutz@fristo.ch

För kunder i EES: Vi behandlar uppgifter från Schweiz. EU erkänner att Schweiz har en adekvat dataskyddsnivå.

Denna policy beskriver vad vi själva gör med uppgifter: på vår webbplats, vid inloggning, fakturering och support.

För de uppgifter som ett företag registrerar i Fristo — även uppgifter om dess medarbetare och externa firmor och felanmälningar via QR-etiketter — är företaget personuppgiftsansvarigt. Vi behandlar dem för företagets räkning och enligt dess instruktioner (allmänna villkor, § 8, och personuppgiftsbiträdesavtalet). Frågor om detta ställer du helst till företaget; det som når oss vidarebefordrar vi till företaget.

Konto: namn, e-postadress, telefonnummer (frivilligt), roll, språk.

Företagsdata: byggnader, anläggningar, arbetsorder, felanmälningar, kontrollfrister, dokument, foton och ritningar samt tillhörande dokumentation — alltså det som du själv registrerar.

Meddelanden: Meddelanden, foton och filer som personer i ett företag skriver till varandra sparar vi som företagsdata för företagets räkning. De kan läsas av konversationens medlemmar; en konversation om en arbetsorder av alla som får se arbetsordern. Företagets administration läser inte med i direktkonversationer och grupper som den inte är medlem i. Ett raderat meddelande förlorar text och bilagor direkt. I webbläsaren kommer meddelanden fram via en tjänst från Laravel Cloud i Frankfurt, på telefonen via Apple (avsnittet ”Fristo-appen”). De sparas så länge företagets avtal löper.

Felanmälningar utan konto: Den som anmäler en störning via en QR-etikett anger en text och frivilligt namn och e-postadress — adressen för att få veta hur det går. Något konto skapas inte.

Föranmälningar utan konto: Externa företag anmäler via en länk sitt uppdrag hos ett företag med tilläggsmodulen Tillträde och nycklar — med kontaktperson, de personer som kommer och en underskrift; ett städföretag bekräftar sitt arbete i tilläggsmodulen Städning via länken till sitt pass. Företaget är ansvarigt (avsnittet ”Vad företaget ansvarar för”); något konto skapas inte.

Inloggning: tidpunkten för den senaste inloggningen, sessionen och inloggningskoderna, i samtliga fall med IP-adress (avsnittet ”Loggar och IP-adresser”).

Godkännande av villkoren: Den som öppnar ett konto godkänner de allmänna villkoren och användarvillkoren. Vi registrerar vem som har godkänt vilken version, när och på vilket språk.

Avtal: Om du undertecknar ett avtal med oss i Fristo registrerar vi namn, befattning, e-postadress, tidpunkt, IP-adress och webbläsaridentifiering som bevis.

Fakturering: faktureringsadress, nivå, fakturor och betalningar. Kortuppgifter ser vi aldrig. Väljer du QR-faktura kontrollerar vi ditt företags UID-nummer i det offentliga UID-registret hos det schweiziska federala statistikkontoret. Vi registrerar resultatet, företagsnamnet enligt registret och tidpunkten och tar hänsyn till din betalningshistorik hos oss (påminnelser). Vi frågar inte något kreditupplysningsföretag.

E-post till oss och vår adressbok: Den som skriver till oss — via kontaktformuläret eller per e-post — finns därefter i vår adressbok, med namn, e-postadress och det som personen uppger för oss (till exempel firma, telefon, befattning), samt själva meddelandena. På så sätt hittar vi utbytet igen och behöver inte börja om från början när vi svarar.

Registerutdrag, raderingar och begränsningar: Vi registrerar vem som har begärt vad och när, och vad vi har gjort — som bevis, i ett signerat protokoll.

Kontaktformuläret och besök på våra offentliga sidor: i respektive eget avsnitt nedan.

För driften av applikationen: beräkna frister, fördela arbetsorder, skapa dokumentation, logga in dig och skicka aviseringar till dig. Därtill för fakturering och support, för säkerheten och för att hitta och åtgärda fel. Dina företagsdata analyseras inte för andra ändamål, och de säljs inte till tredje part.

Beroende på ändamål:

Fullgörande av avtal (art. 31.2 a DSG, art. 6.1 b GDPR) — för driften av applikationen och faktureringen.

Berättigat intresse (art. 31.1 DSG, art. 6.1 f GDPR) — för säkerhet, förebyggande av missbruk och felsökning, den anonyma räkningen av sidvisningar, spamskyddet i kontaktformuläret och bevarandet av handlingar som schweizisk rätt kräver.

Samtycke (art. 6.1 a GDPR) — uteslutande för besöksstatistiken med identifierare. Du kan när som helst återkalla det via ”Cookie-inställningar” längst ned på varje sida; det som har registrerats fram till dess förblir lagligt.

Utöver detta gör vi ingenting som skulle kräva samtycke: ingen annonsspårning, inga profiler, inget utlämnande för andras ändamål. Automatiserade individuella beslut fattar vi inte.

Applikationen och databasen körs på servrar i Frankfurt am Main (region eu-central-1), som drivs via Laravel Cloud på Amazon Web Services. Där finns även de dagliga säkerhetskopiorna.

Filer — foton, dokument, ritningar, dokumentation — finns i en lagring hos Cloudflare (R2) som Laravel Cloud driver åt oss. Dess placering är inte bunden till EU.

Ur schweiziskt perspektiv är detta en överföring till utlandet. Till staterna i EES är den tillåten eftersom det schweiziska förbundsrådet erkänner att de har en adekvat dataskyddsnivå (bilaga 1 till Datenschutzverordnung, den schweiziska dataskyddsförordningen). Vad som går till USA och vilken garanti vi stöder oss på för detta framgår av nästa avsnitt.

Några av våra leverantörer har sitt säte i USA och kan där åläggas av myndigheter att lämna ut uppgifter. Avtalen med dem förpliktar dem att granska sådana begäranden och att informera oss, i den mån lagen tillåter det. Överföringen är krypterad, och vi själva lämnar endast ut de uppgifter som lagen förpliktar oss att lämna ut.

Vi anlitar leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning. Med var och en av dem har vi ingått ett personuppgiftsbiträdesavtal.

– Laravel Holdings Inc. (USA) med Laravel Cloud: drift av applikation, databas, fillagring och säkerhetskopior. Laravel anlitar för detta egna underbiträden, närmare bestämt Amazon Web Services (datacenter i Frankfurt) och Cloudflare (fillagring och det nätverk som vidarebefordrar varje förfrågan och avvärjer angrepp; därvid behandlas din IP-adress).

– Laravel Nightwatch (likaså Laravel Holdings Inc.): övervakning av fel och svarstider. För varje anrop registreras den anropade adressen, tidpunkt, varaktighet och resultat, därtill en förkortad IP-adress och identifieraren för den inloggade personen — inte personens namn, inte personens e-postadress och inte det du skriver i formulär. Dessutom felmeddelanden och ämnesraden i skickade e-postmeddelanden. Uppgifterna finns i EU och raderas efter 90 dagar.

– cyon GmbH (Basel, Schweiz): utskick av våra e-postmeddelanden — inloggningskoder, aviseringar, mottagningsbekräftelser, fakturor. Behandlingen sker i Schweiz.

– Anthropic PBC (USA): endast om du använder ”Hämta från dokument”, rumsigenkänningen i planritningen eller modulen AI-registrering av underlag. Det valda dokumentet skickas för analys till en språkmodell; förslaget kommer tillbaka i ett formulär som du ser och kan ändra innan du sparar. Anthropic använder enligt avtal inte uppgifterna för träning och raderar indata och resultat inom 30 dagar — utom när Anthropic på grund av missbruk eller enligt lag måste bevara dem längre. Samma modell kan hjälpa oss att formulera svar på dina meddelanden; då skickas meddelandets text med.

– Stripe Payments Europe Ltd. (Irland): kortbetalningar, så snart du betalar ett avgiftsbelagt abonnemang med kort. Kortuppgifter går direkt till Stripe; vi varken ser eller sparar dem någonsin. För bedrägeribekämpning och lagstadgade skyldigheter är Stripe självständigt personuppgiftsansvarig och överför för detta uppgifter till Stripe Inc. (USA).

– Google LLC (USA): reCAPTCHA i kontaktformuläret (avsnittet ”Kontaktformuläret och dess spamskydd”).

– Apple (Apple Distribution International Ltd., Irland, och Apple Inc., USA): leverans av notiser till Fristo-appen. Apple grundar överföringen till USA på EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Betalningar som kommer in på QR-fakturor hämtar PostFinance AG (Bern) åt oss; PostFinance behandlar uppgifterna i egenskap av bank på eget ansvar.

För vår egen kommunikation och administration — e-post, kontorsprogram, bokföring, utskick — använder vi sedvanliga tjänster med säte eller datacenter i Schweiz och EU. Det du skriver till oss finns där.

Till USA går uppgifter till Laravel, Cloudflare, Anthropic, Stripe, Google och Apple. Laravel, Cloudflare, Stripe och Google är certifierade enligt EU-US Data Privacy Framework och dess Swiss-US-del; för certifierade företag erkänner Schweiz och EU en adekvat skyddsnivå. Med Anthropic gäller EU-kommissionens standardavtalsklausuler i den version som erkänts av EDÖB (den schweiziska federala dataskydds- och offentlighetsombudsmannen); detsamma gäller kompletterande för alla övriga, om en certifiering skulle upphöra.

Utöver detta lämnar vi inte ut några uppgifter — utom när lagen kräver det.

Vid varje anrop behandlar vår hostingleverantör och dess nätverk din IP-adress för att leverera sidan och avvärja angrepp.

Vi själva begränsar inloggningsförsök, felanmälningar och förfrågningar via kontaktformuläret per IP-adress; dessa räknare löper ut efter högst en timme. För en inloggningskod sparar vi din e-post- och IP-adress och raderar båda efter 30 dagar. Din session kan innehålla IP-adress och webbläsaridentifiering; den upphör två timmar efter det senaste anropet. Om du undertecknar ett avtal i Fristo registrerar vi IP-adress och webbläsaridentifiering som bevis så länge avtalet ska bevaras.

Utöver detta sparar vi ingen IP-adress — inte heller i kontaktformuläret eller vid felanmälningar via en QR-etikett.

Så länge ditt konto finns. Efter avtalets slut är ditt företags uppgifter under en viss tid fortfarande tillgängliga med enbart läsbehörighet, så att du kan exportera dem fullständigt — minst 30 dagar och högst ett år; den exakta fristen meddelar vi dig i samband med uppsägningen. Därefter raderar vi dem. Dokumentation som du själv har arkiverat förblir oförändrat läsbar fram till dess.

Säkerhetskopiorna sträcker sig en månad tillbaka; äldre raderas. Så länge kan raderade uppgifter fortfarande finnas kvar där.

Inloggningskoder: 30 dagar. Förfrågningar från kontaktformuläret och e-post till oss, inklusive det tillhörande utbytet: två år efter det senaste meddelandet — sedan raderar vi dem automatiskt, och med dem posten i adressboken, såvida du inte är kund eller affärspartner. Besöksstatistik med identifierare: 14 månader. Protokoll över registerutdrag, raderingar och begränsningar: tio år, som bevis.

Fakturor och bokföringsverifikationer sparar vi i tio år, eftersom den schweiziska obligationsrätten kräver det (art. 958f OR). Undertecknade avtal och godkännandet av villkoren sparar vi tills anspråk på grund av dem är preskriberade — upp till tio år efter avtalets slut (art. 127 OR).

Tekniska och organisatoriska åtgärder enligt den senaste tekniken:

Krypterad överföring (TLS) på alla förbindelser.

Inloggning utan lösenord — med engångskod eller lösennyckel (passkey). Med en lösennyckel stannar fingeravtryck och ansikte på din enhet; vi får aldrig del av dem.

Företagen är åtskilda i databasskiktet, inte först i användargränssnittet.

Dagliga säkerhetskopior och loggad åtkomst för supporten.

Fullständig säkerhet kan ingen garantera. Om vi upptäcker en personuppgiftsincident som berör dig informerar vi dig och — där lagen kräver det — tillsynsmyndigheten.

Vid ditt första besök frågar vi vilka cookies du tillåter. Ditt val kan du när som helst ändra via ”Cookie-inställningar” längst ned på varje sida.

Nödvändiga — alltid aktiva, eftersom sidan inte fungerar utan dem:
– fristo-session: din session och din inloggning, två timmar efter den senaste sidvisningen
– XSRF-TOKEN: skydd mot missbruk av formulär, lika länge
– appearance: ditt val av utseende, ett år; sidebar_state: om applikationens sidopanel är öppen, sju dagar
– fristo_consent: ditt svar på denna fråga, ett år
– fristo_reinigung: ett städföretags pass på den telefon som har öppnat passets länk, ett år

Analys — endast med ditt samtycke:
– fristo_av: en slumpmässig identifierare som vi känner igen återkommande besök på, ett år. Den innehåller ingenting om dig och läses bara på våra offentliga sidor.

Dessutom sparar sidan följande i din webbläsares lagring (inte som cookie och utan att skicka det till oss): dina inställningar för läshjälp, den valda valutan för priserna och ditt cookieval.

Vi sätter inga cookies för tredje part. Det enda undantaget är Google reCAPTCHA: Det laddas så snart avsnittet med kontaktformuläret visas på skärmen och kan då sätta egna cookies (avsnittet ”Kontaktformuläret och dess spamskydd”).

Det du skriver i formuläret — namn, e-postadress, frivilligt företag och telefon, ditt meddelande — sparar vi för att kunna svara. Förfrågan och det tillhörande utbytet raderar vi automatiskt två år efter det senaste meddelandet.

Mot massutskick använder vi Google reCAPTCHA v3. Så snart avsnittet med formuläret visas på skärmen laddar din webbläsare ett skript från Google. Från och med då går tekniska uppgifter om din enhet och ditt beteende på sidan till Google — även till USA — och när du skickar formuläret räknas de om till en poäng som anger hur sannolikt det är att du är en människa. Grunden är vårt berättigade intresse av ett formulär som förblir nåbart (art. 31.1 DSG, art. 6.1 f GDPR); för överföringen till USA stöder vi oss på EU-US Data Privacy Framework och dess Swiss-US-del, enligt vilket Google har certifierats.

Dessutom gäller Googles integritetspolicy och användarvillkor (policies.google.com). Av denna kontroll sparar vi bara poängen, för att kunna bedöma om tröskeln ligger rätt. Om spamskyddet håller tillbaka din förfrågan når du oss per e-post på email@fristo.ch.

Vi vill veta hur våra offentliga sidor — startsidan, de juridiska sidorna, registreringen — används, för att kunna förbättra dem. Det finns två nivåer för detta.

Utan samtycke räknar vi anonymt: en rad per dag med sida, språk, enhetstyp (telefon eller dator) och namnet på den webbplats som besökaren kom från — och en räknare. Ingen IP-adress, ingen identifierare i din webbläsare, inget klockslag. Utifrån detta går det inte att spåra något besök, inte heller för oss.

Med ditt samtycke registrerar vi dessutom för varje sidvisning:
– den slumpmässiga identifieraren från cookien fristo_av och en identifierare för sessionen
– den visade sidan med dess adress, inklusive kampanjuppgifter (utm)
– sidan som du kom från
– webbläsare, operativsystem och enhetstyp, härledda från den identifiering som din webbläsare skickar med
– land och, där det finns, stad — fastställt av det förkopplade nätverket hos vår hostingleverantör utifrån IP-adressen
– språk, tidpunkt och hur snabbt sidan svarade

Det som inte sparas är din IP-adress (inte heller krypterad eller förkortad), ditt namn, din e-postadress eller någon koppling till ett konto. Uppgifterna finns hos vår hostingleverantör i Frankfurt, lämnas inte vidare och raderas efter 14 månader.

Bakom inloggningen finns ingen besöksstatistik och ingen analys av ditt beteende. För att Fristo ska fungera tillförlitligt registrerar vi där tekniska uppgifter om varje anrop — vilken sida, hur snabbt, om ett fel uppstod (Nightwatch, avsnittet ”Vem som mer har åtkomst”).

Vi informerar våra kunders konton i Fristo om nya funktioner, underhåll och driftstörningar, bjuder in till evenemang och skickar en hälsning på helgdagar. Ett sådant utskick visas bland notiserna och under ”Nyheter”; viktiga utskick skickar vi dessutom per e-post eller som notis till telefonen (avsnittet ”Fristo-appen”).

För detta använder vi det som ditt konto redan innehåller — namn, språk, roll och företag —, så att ett utskick når rätt personer, på deras språk och med deras namn. För varje person registrerar vi om och när personen har öppnat det, om det redan har visats när Fristo öppnades och om det har skickats per e-post: så räknas det som läst och visas inte två gånger. Endast antalet analyseras, aldrig den enskilda personen — vi ser hur många som har öppnat ett utskick, inte vilka. Vi registrerar inte om du öppnar ett e-postmeddelande.

Du kan när som helst avregistrera dig från utskick per e-post om evenemang, helgdagar och nya funktioner — via länken i varje utskick per e-post eller i Fristo under ”Nyheter”. I själva Fristo visas de fortfarande. Undantagna är meddelanden om driftstörningar, underhåll och rättelser samt personliga meddelanden om ditt avtal: de ingår i vår tjänst och kommer även efter att du har avregistrerat dig.

Bilder i utskick ligger på en offentlig adress med ett slumpmässigt namn, densamma för alla mottagare — annars skulle ditt e-postprogram inte visa dem. De innehåller inga uppgifter från företag.

En språkmodell från Anthropic kan föreslå och översätta texten åt oss (avsnittet ”Vem som mer har åtkomst”). Dit går bara våra egna texter, inga uppgifter om dig eller ditt företag.

Grunden för meddelanden om driftstörningar, underhåll, rättelser och ditt avtal är fullgörande av avtal (art. 31.2 a DSG, art. 6.1 b GDPR); för övriga utskick är det vårt berättigade intresse av att informera våra kunder om Fristo (art. 31.1 DSG, art. 6.1 f GDPR).

Appen för iPhone är ytterligare en väg in i samma applikation; allt i denna policy gäller även för den. Dessutom gäller:

Enhet: Vid kopplingen registrerar vi vad enheten är (”iPhone”), versionerna av appen och operativsystemet, ett namn som ”Marcos iPhone” och när den senast användes. Så ser du och ditt företag i Fristo vilka enheter som är inloggade och kan logga ut var och en för sig. En enhet som inte har använts på 90 dagar loggas ut automatiskt — i företag med eget inloggningssystem efter 30 dagar.

Notiser: Om du tillåter notiser får appen en identifierare från Apple som vi skickar notiser till — till exempel ”Ny arbetsorder till dig” med arbetsorderns titel och plats, eller ett nytt meddelande med avsändare och början av texten. De levereras via Apples push-tjänst. När du loggar ut raderar vi identifieraren.

Kamera och foton: Kameran läser QR-koder på enheten; endast den igenkända koden överförs. Foton som du tar vid en arbetsorder, en felanmälan eller i en konversation, eller väljer bland dina foton, går till Fristo precis som ett foto som laddats upp i webbläsaren.

Diktering: Taligenkänningen sker på enheten. Endast den igenkända texten överförs, aldrig inspelningen.

Face ID och lösenkod: Kontrollen görs av operativsystemet. Appen får bara veta om den lyckades.

På enheten: För att du ska kunna arbeta utan täckning sparar appen dina egna arbetsorder med tillhörande byggnader, anläggningar och dokument samt inmatningar som ännu inte har skickats — med operativsystemets filskydd. Widgetar, låsskärmen och Dynamic Island visar bara det som redan finns på enheten. När du loggar ut raderar appen allt detta.

Ingen reklam, ingen spårning: Appen innehåller ingen reklam och inga analys- eller spårningstjänster från tredje part.

Nedladdning och uppdateringar sker via App Store; för det ansvarar Apple själv.

Du kan begära information om dina uppgifter och en kopia av dem, få dem rättade, raderade eller begränsade och få dem i ett gängse elektroniskt format för att kunna lämna dem vidare (art. 25, 28 och 32 DSG, art. 15–20 GDPR).

Det mesta klarar du utan oss. Registerutdraget laddar du ned i profilen under ”Dina uppgifter” — en signerad PDF-fil att läsa och en JSON-fil att lämna vidare; för hela företaget gör administrationen det under ”Support och dataskydd”. Uppgifterna om dig rättar du i profilen; hela företagets data laddar administrationen ned fullständigt med dataexporten. Radering och begränsning begär du på samma ställen; vi utför dem inom 30 dagar och skickar dig ett signerat protokoll. Begränsning innebär: dina uppgifter förblir sparade och läsbara, men de ändras inte längre och behandlas inte vidare.

Det vi måste bevara som bevis finns kvar även efter en radering — fakturor, undertecknade avtal och godkännandet av villkoren (avsnittet ”Hur länge”). Där ditt företag hänvisar till dig i sina underlag — arbetsorder, återrapporteringar, dokumentation — står det därefter ”Ex-Mitarbeiter/in” (tidigare medarbetare). Instruktioner i medicintekniska produkter behåller namn, personalnummer och underskrift, eftersom företaget sparar dem som bevis för utrustningen (utrustningsjournal).

Utan konto eller vid frågor: datenschutz@fristo.ch. Gäller det uppgifter som ett företag har registrerat i Fristo är företaget ansvarigt; om du begär radering eller begränsning i applikationen informerar vi företaget, och det kan invända inom tio dagar. Om du inte kommer vidare kan du vända dig till den schweiziska federala dataskydds- och offentlighetsombudsmannen (EDÖB, edoeb.admin.ch); inom EES till den tillsynsmyndighet som är behörig för dig.

Där vi stöder oss på ett berättigat intresse kan du när som helst invända mot behandlingen — av skäl som hänför sig till din specifika situation. Ett meddelande till datenschutz@fristo.ch räcker. Vi behandlar då inte uppgifterna vidare, utom om det finns tvingande skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, eller om vi behöver uppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

I normalfallet ser vi dina uppgifter bara om du synligt ger oss åtkomst för ett ärende. Åtkomsten är tidsbegränsad och loggas; loggen kan du ta del av.

Undantaget är det som är nödvändigt utan ditt godkännande: att åtgärda en störning eller en säkerhetsincident, att återställa en säkerhetskopia, att utreda en indikation på missbruk eller att fullgöra en rättslig skyldighet. Sådan åtkomst begränsar vi till det nödvändiga och dokumenterar den.

Vi anpassar denna policy när applikationen eller rättsläget ändras. Överst anges när den senast uppdaterades. Vid väsentliga ändringar informerar vi företagens administration per e-post eller i applikationen.