Databehandleravtale

Denne avtalen gjelder mellom virksomheten som bruker Fristo («kunden»), og Hoang Nguyen («Fristo»). Den er en del av forretningsvilkårene og gjelder så lenge Fristo behandler personopplysninger på vegne av kunden. Den oppfyller art. 9 i den sveitsiske personvernloven (DSG) og art. 28 i EUs personvernforordning (GDPR). Der denne avtalen og forretningsvilkårene er i strid med hverandre, går denne avtalen foran.

Formål: driften av programvaren Fristo — portefølje, kontrollfrister, arbeidsordrer, feilmeldinger, dokumentasjon, analyser, import og eksport, innlogging og varsling — og kundestøtten.

Behandlingens art: lagring, ordning, visning, analyse innenfor applikasjonen, utsending av varsler, sikkerhetskopiering, eksport og sletting.

Registrerte: kundens medarbeidere, personer hos eksterne firmaer som kunden samarbeider med, personer som melder via et QR-klistremerke, og personer som forekommer i kundens dokumenter, bilder og tegninger.

Typer personopplysninger: navn, e-postadresser, telefonnumre, roller, tildelinger, arbeidstider og aktiviteter i arbeidsordrer, tekster i feilmeldinger, bilder, dokumenter og underskrifter på dokumentasjon. Særlig beskyttelsesverdige personopplysninger behandler Fristo bare når kunden selv registrerer dem; kunden unngår dette der det ikke er nødvendig for formålet.

I tilleggsmodulen Medisinsk teknikk, hvis kunden bestiller den: personer som får opplæring i medisinsk utstyr — også uten konto —, med navn, ansattnummer, avdeling og underskrift; i tillegg hendelser med medisinsk utstyr. For personen en hendelse gjelder, har Fristo bare felt for alder, kjønn og følger, ikke navn; kunden skriver heller ikke navn eller pasientnumre i beskrivelsen.

Fakturaer fra eksterne firmaer som kunden registrerer, med betalingsopplysningene deres (UID, IBAN, leverandørnummer). I tilleggsmodulen Regnskapsgrensesnitt, hvis kunden bestiller den: kundens kontoplan, konteringen av disse fakturaene og protokollen for hver overføring; kobler kunden til Bexio, i tillegg tilgangsnøkkelen til kundens Bexio, kryptert. Fristo overfører fakturaer og PDF-er bare når kunden starter en overføring, og bare til regnskapet kunden velger; leverandøren av dette behandler dem på vegne av kunden og er ikke underdatabehandler for Fristo.

I tilleggsmodulen Adgang og nøkler, hvis kunden bestiller den: personer som kunden leverer ut nøkler eller badger til — medarbeidere og personer fra eksterne firmaer, også uten konto —, med navn, firma, funksjon, telefon og underskrift ved utlevering og retur; forhåndsmeldinger fra eksterne firmaer med kontaktperson, personene som kommer, dager, sted, arbeidsoppgaver og underskrift på ordensreglene; arbeidstillatelser med vilkår, brannvakt og dokumentasjonen firmaet laster opp. Firmaet melder seg via en lenke uten konto.

I tilleggsmodulene KI-bilagsregistrering og Måleinstrumenter, hvis kunden bestiller dem: kontrollrapporter og eksportfiler fra måleinstrumenter, med personene som er nevnt i dem (som regel navn og underskrift til personen som utførte kontrollen), og det som er lest ut av dem. Kontrollrapporter gir Fristo videre til språkmodellen som er nevnt i personvernerklæringen, for å få dem lest.

I tilleggsmodulen Renhold, hvis kunden bestiller den: bekreftelser av renhold med tidspunkt og firmaet eller kontoen som bekreftet — uten navn på renholdere —, tilbakemeldinger fra brukere uten navn og stikkprøver med svarene fra kontrollørene.

I tilleggsmodulen Arbeidssikkerhet, hvis kunden bestiller den: risikovurderinger med ansvarlige personer; ulykker, førstehjelpsinnsatser og nestenulykker med sted, tidspunkt, hendelsesforløp, berørt person og førstehjelpere samt helseopplysninger (skade, behandling, fraværsdager) — særlig beskyttelsesverdige personopplysninger som bare de kunden gir tilgang til dem, kan se, og som Fristo fjerner etter fristen kunden har valgt; sikkerhetsopplæring med navn og underskrift.

Varighet: avtalens løpetid og fristen deretter, der dataene fortsatt er tilgjengelige etter § 7 i forretningsvilkårene.

Fristo behandler dataene bare etter kundens instrukser. Disse instruksene er forretningsvilkårene, denne avtalen og det kunden stiller inn og setter i gang i applikasjonen. Ytterligere instrukser gir kunden skriftlig eller per e-post. Mener Fristo at en instruks er ulovlig, sier Fristo fra om det til kunden.

Unntatt er det Fristo er rettslig forpliktet til å gjøre; da informerer Fristo kunden på forhånd, så langt loven tillater det.

Den som hos Fristo har tilgang til dataene, er underlagt taushetsplikt. Kundestøttens tilgang følger personvernerklæringen (avsnittet «Tilgang for kundestøtten»): i det daglige bare med kundens godkjenning, tidsbegrenset og loggført.

Fristo treffer de tekniske og organisatoriske tiltakene etter art. 8 DSG og art. 32 GDPR. De er beskrevet i personvernerklæringen (avsnittet «Hvordan vi beskytter dataene dine»), særlig: kryptert overføring, innlogging uten passord, atskillelse av virksomhetene på databasenivå, daglige sikkerhetskopier, loggført tilgang for kundestøtten. Fristo tilpasser tiltakene til dagens tekniske standard uten å senke beskyttelsesnivået.

Kunden godkjenner underdatabehandlerne som er nevnt i personvernerklæringen under «Hvem andre som har tilgang». Fristo forplikter hver av dem kontraktsmessig til et likeverdig beskyttelsesnivå og står overfor kunden ansvarlig for deres plikter som for egne handlinger (forretningsvilkårene, § 11 nr. 4); begrensningene i § 11 nr. 2 og 3 i forretningsvilkårene gjelder.

En ny eller erstattet underdatabehandler varsler Fristo minst 30 dager i forveien per e-post til administrasjonen. Kunden kan innen denne fristen protestere av en viktig personvernrettslig grunn. Finner man ingen løsning, kan kunden si opp med virkning fra tidspunktet for byttet; det som er betalt forskuddsvis, refunderer Fristo forholdsmessig.

Fristo utleverer data bare til stater med et tilstrekkelig personvernnivå eller med garantier etter art. 16 nr. 2 DSG og art. 46 GDPR — særlig sertifisering under EU-US Data Privacy Framework og den tilhørende Swiss-US-delen eller EU-kommisjonens standardkontraktsbestemmelser. Hvilke stater det gjelder, står i personvernerklæringen.

Fristo bistår kunden med applikasjonens verktøy slik at kunden kan besvare henvendelser fra registrerte: innsyn i dataene om virksomheten og om hver person med ett klikk, retting i profilen, sletting og begrensning etter anmodning, utlevering via dataeksporten.

Ber en person hos kunden selv i applikasjonen om sletting eller begrensning av sine data, informerer Fristo kundens administrasjon. Kunden instruerer herved Fristo om å utføre slike anmodninger dersom kunden ikke protesterer innen ti dager; protesterer kunden, avklarer Fristo saken med kunden og personen. Anmodninger som kunden selv fremmer, utfører Fristo uten denne fristen. Hver utførelse registreres i en signert protokoll, som kunden mottar.

Kommer en henvendelse til Fristo på annen måte, sender Fristo den videre til kunden og besvarer den ikke selv.

Fristo bistår dessuten kunden med sikkerheten ved behandlingen, ved melding av brudd på personopplysningssikkerheten og ved vurderinger av personvernkonsekvenser, i den grad det gjelder Fristo. Bistand som går ut over applikasjonens verktøy og enkle opplysninger, kan Fristo fakturere etter medgått tid.

Oppdager Fristo et brudd på personopplysningssikkerheten som berører kundens data, melder Fristo det til kunden så raskt som mulig, senest innen 72 timer, med det som er kjent: bruddets art, berørte data og personer, sannsynlige konsekvenser, iverksatte tiltak. Det som blir kjent senere, ettersender Fristo. Om tilsynsmyndigheten og de berørte personene skal informeres, avgjør kunden.

Kunden kan når som helst eksportere dataene sine fullstendig. Etter at avtalen er avsluttet, forblir de tilgjengelige i fristen etter § 7 i forretningsvilkårene; deretter sletter Fristo dem, og sikkerhetskopiene overskrives i den syklusen som personvernerklæringen angir. Fristo kan oppbevare det loven krever — særlig fakturaer.

Fristo stiller på forespørsel de opplysningene til rådighet for kunden som kunden trenger for å dokumentere at denne avtalen overholdes — primært skriftlig: beskrivelse av tiltakene, liste over underdatabehandlerne, deres sertifikater og rapporter.

En revisjon på stedet er bare mulig ved begrunnet foranledning: med minst 30 dagers forhåndsvarsel, i ordinær arbeidstid, uten tilgang til andre kunders data og utført av en person som er underlagt taushetsplikt. Kostnadene bærer kunden. Underdatabehandlernes datasentre kontrolleres gjennom deres rapporter og sertifikater, ikke på stedet.

For ansvar gjelder § 11 i forretningsvilkårene. For øvrig gjelder forretningsvilkårene, også når det gjelder lovvalg og verneting.