Die Excel-Wartungsliste ablösen: worauf es beim Umstieg ankommt

Die Datei heisst „Wartung_2019_final_v3.xlsx“. Sie hat 14 Spalten und 183 Zeilen, drei Farben und einen Reiter „alt“, den niemand zu löschen wagt. Gelb heisst „nachfragen“, glaubt man sich zu erinnern. Die Person, die die Liste angelegt hat, ist vor zwei Jahren gegangen. Seither tragen zwei Leute abwechselnd ein, und wer die aktuelle Fassung hat, stellt sich meistens erst heraus, wenn beide etwas geändert haben.

So sieht in vielen Betrieben die Übersicht über Wartungen und Prüfungen aus. Sie funktioniert, solange nichts Besonderes passiert. Und sie ist oft der Ausgangspunkt, wenn ein Betrieb auf ein System umsteigt.

Dieser Beitrag zeigt, worauf es beim Umstieg ankommt: den Datenstand klären, mit Vorschau importieren, einen Fehlgriff zurücknehmen können, vor Ort ergänzen, was in der Liste fehlt — und wissen, wie die Daten wieder herauskommen.

Wo die Liste an ihre Grenzen kommt

Eine Tabelle kann vieles, aber vier Dinge kann sie nicht:

• Erinnern: Sie meldet sich nicht, wenn eine Frist näher rückt. Jemand muss sie öffnen und lesen.
• Geschichte behalten: Wer die letzte Prüfung einträgt, überschreibt meist die vorletzte. Nach drei Jahren weiss die Liste nur noch, was zuletzt war.
• Belegen: Das Prüfprotokoll liegt anderswo — im Ordner, im Mailpostfach, beim Dienstleister.
• Mehrere Personen tragen: Zwei Kopien, zwei Wahrheiten.

Dabei ist die Liste oft mehr als eine Gedächtnisstütze. Für Arbeitsmittel wie Leitern, Tore und Stapler verlangt die Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten, dass die Instandhaltung dokumentiert wird (VUV Art. 32b); für Brandschutzeinrichtungen verlangt es die Brandschutzrichtlinie 12-15. Eine Liste, die ihre eigene Vergangenheit überschreibt, erfüllt das nur halb.

Vor dem Umstieg: den Datenstand klären

Ein typischer Fehler beim Umstieg ist, eine unklare Liste unverändert in ein neues System zu kopieren. Danach ist die Unklarheit nur besser formatiert. Klären Sie vorher vier Fragen:

1. Welche Fassung gilt? Legen Sie einen Stichtag fest und erklären Sie eine Datei zur massgebenden. Alle anderen werden ab dann nicht mehr bearbeitet.
2. Eine Zeile, eine Anlage? Zeilen wie „Feuerlöscher EG–3. OG (12 Stk.)“ werden aufgeteilt oder bewusst als eine Position mit Stückzahl geführt.
3. Stimmen die Orte? Gebäude und Raum stehen in eigenen Spalten, mit denselben Bezeichnungen wie im Alltag.
4. Was ist bekannt, was geraten? Ein fehlendes Prüfdatum bleibt leer oder wird markiert. Ein erfundenes Datum ist schlimmer als keines: Es erzeugt eine Frist, die nichts mit der Wirklichkeit zu tun hat.

Suchen Sie ausserdem nach Doppeleinträgen. Dieselbe Anlage steht oft zweimal in der Liste — einmal unter dem Namen des Herstellers, einmal unter ihrem Standort.

Import mit Vorschau

Beim Import kann vieles auf einmal schiefgehen. Die Spalte „Standort“ landet im Feld „Bemerkung“, aus 03.04. wird der 4. März, und Umlaute werden zu Fragezeichen. Ein gutes Werkzeug schreibt deshalb nichts, bevor Sie gesehen haben, was geschehen wird:

• Es schlägt vor, welche Spalte Ihrer Datei zu welchem Feld gehört, und zeigt dazu Beispielzeilen.
• Es macht einen Probelauf und nennt für jede Zeile das Ergebnis: in Ordnung, mit Hinweis oder übersprungen — und warum.
• Es nennt die Zahl, bevor Sie bestätigen: „183 Zeilen übernehmen“ ist eine Aussage, die man prüfen kann.

Die Reihenfolge zählt ebenfalls. Erst kommen die Gebäude, dann die Anlagen, denn jede Anlage muss auf ein Gebäude zeigen können.

Ein Import muss sich zurücknehmen lassen

Auch mit Vorschau passiert es: Die falsche Datei war ausgewählt, oder die Zuordnung einer Spalte war falsch, und der Fehler fällt erst am nächsten Tag auf. Dann braucht es einen Weg zurück, der nicht „alles von Hand löschen“ heisst.

Eine saubere Rücknahme entfernt, was der Import angelegt hat — aber nur, woran noch nichts hängt. Wurde für eine importierte Anlage schon ein QR-Kleber gedruckt oder ein Auftrag erfasst, bleibt sie stehen, und das System sagt, warum. Sonst verschwindet mit dem Fehler auch die Arbeit, die seither geleistet wurde.

Vor Ort ergänzen, was in der Liste fehlt

Keine Liste ist vollständig. Die Notleuchte im Keller, der Druckluftbehälter hinter der Werkstatt, die Absturzsicherung auf dem Dach — sie fehlen, weil sie nie Probleme gemacht haben. Deshalb gehört zu jedem Umstieg ein Rundgang:

• Raum für Raum durchgehen, mit der importierten Liste in der Hand oder auf dem Telefon.
• Fehlende Anlagen direkt erfassen, mit einem Foto des Typenschilds.
• Anlagen, die es nicht mehr gibt, als ausser Betrieb markieren statt löschen — ihre Geschichte bleibt ein Nachweis.
• Die Anlage eindeutig kennzeichnen, etwa mit einem QR-Kleber, damit Liste und Wirklichkeit zusammenfinden.

Wie Sie aus dem vollständigen Bestand eine Fristenliste machen, beschreibt der Beitrag Einen Prüfplan für die eigenen Liegenschaften aufbauen.

Den Ausgang kennen, bevor Sie eintreten

Eine Frage an ein neues System stellen viele erst beim nächsten Wechsel: Wie kommen die Daten wieder heraus? Die Antwort gehört vor den Entscheid. Achten Sie auf drei Punkte:

• Vollständig: alle Daten, nicht nur eine Auswahl — und dazu die Dokumente und Fotos im Original.
• Lesbar: in einem offenen Format wie CSV, das jede Tabellenkalkulation öffnet.
• Jederzeit: ohne Anfrage beim Anbieter, und auch nach einer Kündigung.

Ein Export ist auch im laufenden Betrieb nützlich: als Sicherung vor einer grösseren Bereinigung, als Grundlage für eine eigene Auswertung oder als Unterlage für eine Nachfolgerin. Probieren Sie ihn deshalb nicht erst beim Wechsel aus, sondern gleich nach der Einführung — und sehen Sie nach, ob wirklich alles darin steht.

Merksatz: Erst den Datenstand klären, dann importieren — mit Vorschau, mit Rückweg und mit einem Rundgang für das, was in keiner Liste steht. Und bevor Sie einsteigen: wissen, wie Sie wieder aussteigen.

Die Hinweise auf Vorschriften in diesem Beitrag sind allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Im Einzelfall gelten die Vorschriften des Kantons und die Vorgaben der zuständigen Stelle.

Wie Fristo dabei hilft

Unter „Daten übernehmen“ lesen Sie Gebäude und danach Anlagen als CSV ein, wie Excel sie mit „Speichern unter“ erzeugt. Fristo schlägt die Zuordnung der Spalten vor und zeigt einen Prüfbericht Zeile für Zeile, bevor etwas geschrieben wird; jede Übernahme lässt sich zurücknehmen, soweit noch nichts daran hängt. Das Datum der letzten Prüfung tragen Sie beim Übernehmen einer Prüfvorlage ein, und der Datenexport liefert jederzeit alle Daten als CSV mit allen Dateien — auch nach einer Kündigung.

Quellen

• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, Art. 32b — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de
• Brandschutzrichtlinie 12-15 „Brandverhütung und organisatorischer Brandschutz“, Ziff. 4.2 — Vereinigung Kantonaler Feuerversicherungen VKF: bsvonline.ch