Bytte ut Excel-vedlikeholdslisten: dette er viktig ved overgangen

Filen heter «Wartung_2019_final_v3.xlsx». Den har 14 kolonner og 183 rader, tre farger og en fane «alt» som ingen tør å slette. Gult betyr «spør», mener man å huske. Personen som opprettet listen, sluttet for to år siden. Siden har to personer ført inn på omgang, og hvem som har den siste versjonen, viser seg oftest først når begge har endret noe.

Slik ser oversikten over vedlikehold og kontroller ut i mange virksomheter. Den fungerer så lenge ingenting spesielt skjer. Og den er ofte utgangspunktet når en virksomhet går over til et system.

Dette innlegget viser hva som er viktig ved overgangen: avklare datagrunnlaget, importere med forhåndsvisning, kunne angre en feil, supplere på stedet det som mangler i listen — og vite hvordan dataene kommer ut igjen.

Hvor listen når grensen

Et regneark kan mye, men fire ting kan det ikke:

• Minne deg på ting: Det varsler ikke når en frist nærmer seg. Noen må åpne det og lese.
• Ta vare på historikken: Den som fører inn siste kontroll, overskriver som regel den forrige. Etter tre år vet listen bare hva som skjedde sist.
• Dokumentere: Kontrollprotokollen ligger et annet sted – i mappen, i innboksen, hos tjenesteleverandøren.
• Bæres av flere personer: To kopier, to sannheter.

Samtidig er listen ofte mer enn en huskelapp. For arbeidsutstyr som stiger, porter og trucker krever forskriften om forebygging av ulykker og yrkessykdommer at vedlikeholdet dokumenteres (VUV Art. 32b); for brannvernutstyr krever brannvernretningslinje 12-15 det. En liste som overskriver sin egen historie, oppfyller dette bare halvveis.

Før overgangen: avklar datagrunnlaget

En typisk feil ved overgangen er å kopiere en uoversiktlig liste uendret inn i et nytt system. Da er uklarheten bare bedre formatert. Avklar derfor fire spørsmål først:

1. Hvilken versjon gjelder? Fastsett en stikkdato og erklær én fil som den gjeldende. Alle andre redigeres ikke lenger fra da av.
2. Én rad, ett anlegg? Rader som «Brannslukkere EG–3. OG (12 stk.)» deles opp eller føres bevisst som én post med antall.
3. Stemmer stedene? Bygning og rom står i egne kolonner, med de samme betegnelsene som brukes i hverdagen.
4. Hva er kjent, hva er gjettet? En manglende kontrolldato blir stående tom eller markeres. En oppdiktet dato er verre enn ingen: Den skaper en frist som ikke har noe med virkeligheten å gjøre.

Se dessuten etter doble oppføringer. Samme anlegg står ofte to ganger i listen — én gang under produsentens navn, én gang under plasseringen.

Import med forhåndsvisning

Ved import kan mye gå galt samtidig. Kolonnen «Standort» havner i feltet «Bemerkung», 03.04. blir til 4. mars, og æ, ø og å (eller tyske omlyder) blir til spørsmålstegn. Et godt verktøy skriver derfor ingenting før du har sett hva som kommer til å skje:

• Det foreslår hvilken kolonne i filen din som hører til hvilket felt, og viser eksempelrader.
• Det gjør en prøvekjøring og oppgir resultatet for hver rad: i orden, med merknad eller hoppet over — og hvorfor.
• Det oppgir antallet før du bekrefter: «Overta 183 rader» er en påstand som kan kontrolleres.

Rekkefølgen teller også. Først kommer bygningene, så anleggene, for hvert anlegg må kunne peke på en bygning.

En import må kunne angres

Selv med forhåndsvisning hender det: Feil fil var valgt, eller en kolonne var koblet feil, og feilen oppdages først dagen etter. Da trengs en vei tilbake som ikke betyr «slett alt for hånd».

En ryddig tilbakerulling fjerner det importen har opprettet — men bare det som ingenting henger på ennå. Er det allerede skrevet ut en QR-etikett eller registrert en oppgave for et importert anlegg, blir det stående, og systemet sier hvorfor. Ellers forsvinner arbeidet som er gjort siden, sammen med feilen.

Supplere på stedet det som mangler i listen

Ingen liste er fullstendig. Nødlyset i kjelleren, trykkluftbeholderen bak verkstedet, fallsikringen på taket — de mangler fordi de aldri har laget problemer. Derfor hører en runde til enhver overgang:

• Gå gjennom rom for rom, med den importerte listen i hånden eller på telefonen.
• Registrer manglende anlegg direkte, med et bilde av typeskiltet.
• Marker anlegg som ikke finnes lenger som ute av drift i stedet for å slette dem — historikken deres blir et bevis.
• Merk anlegget entydig, for eksempel med en QR-etikett, slik at liste og virkelighet finner sammen.

Hvordan du gjør hele beholdningen om til en fristliste, beskriver innlegget Einen Prüfplan für die eigenen Liegenschaften aufbauen.

Kjenn utgangen før du går inn

Ett spørsmål til et nytt system stiller mange først ved neste bytte: Hvordan kommer dataene ut igjen? Svaret hører hjemme før beslutningen. Se etter tre punkter:

• Fullstendig: alle data, ikke bare et utvalg — og i tillegg dokumentene og bildene i original.
• Lesbart: i et åpent format som CSV, som alle regneark kan åpne.
• Når som helst: uten forespørsel til leverandøren, og også etter en oppsigelse.

En eksport er også nyttig i daglig drift: som sikkerhetskopi før en større opprydding, som grunnlag for en egen analyse eller som dokumentasjon til en etterfølger. Prøv den derfor ikke først ved bytte, men rett etter innføringen — og kontroller om alt faktisk er med.

Huskeregel: Først avklare datagrunnlaget, så importere — med forhåndsvisning, med vei tilbake og med en runde for det som står i ingen liste. Og før du går inn: vite hvordan du kommer ut igjen.

Henvisningene til forskrifter i dette innlegget er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning. I enkelttilfeller gjelder kantonens forskrifter og kravene fra ansvarlig myndighet.

Slik hjelper Fristo deg

Under «Daten übernehmen» leser du inn bygninger og deretter anlegg som CSV, slik Excel lager dem med «Lagre som». Fristo foreslår koblingen av kolonnene og viser en kontrollrapport rad for rad før noe skrives; hver overtakelse kan angres så lenge ingenting henger på den. Datoen for siste kontroll legger du inn når du tar i bruk en kontrollmal, og dataeksporten leverer når som helst alle data som CSV med alle filer — også etter en oppsigelse.

Kilder

• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, Art. 32b — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de
• Brandschutzrichtlinie 12-15 «Brandverhütung und organisatorischer Brandschutz», Ziff. 4.2 — Vereinigung Kantonaler Feuerversicherungen VKF: bsvonline.ch