Sustituir la lista de mantenimiento en Excel: claves para el cambio

El archivo se llama «Wartung_2019_final_v3.xlsx». Tiene 14 columnas y 183 filas, tres colores y una pestaña «alt» que nadie se atreve a borrar. El amarillo significa «preguntar», o eso cree recordar uno. La persona que creó la lista se marchó hace dos años. Desde entonces, dos personas introducen datos por turnos, y quién tiene la versión actual suele saberse solo cuando ambas han cambiado algo.

Así es, en muchas empresas, el panorama de los mantenimientos y las inspecciones. Funciona mientras no ocurra nada especial. Y a menudo es el punto de partida cuando una empresa pasa a un sistema.

Este artículo muestra qué es importante en el cambio: aclarar el estado de los datos, importar con vista previa, poder deshacer un error, completar in situ lo que falta en la lista — y saber cómo se recuperan después los datos.

Dónde llega la lista a su límite

Una tabla puede hacer muchas cosas, pero hay cuatro que no puede:

• Recordar: No avisa cuando se acerca un plazo. Alguien tiene que abrirla y leerla.
• Conservar el historial: Quien registra la última inspección suele sobrescribir la anterior. Tras tres años, la lista solo sabe lo que ocurrió en último lugar.
• Acreditar: El protocolo de inspección está en otro sitio: en la carpeta, en el buzón de correo, en el proveedor de servicios.
• Ser compartida por varias personas: Dos copias, dos verdades.

Y la lista suele ser más que un apoyo para la memoria. Para equipos de trabajo como escaleras, portones y carretillas elevadoras, la Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten exige que se documente el mantenimiento (VUV Art. 32b); para las instalaciones de protección contra incendios lo exige la Brandschutzrichtlinie 12-15. Una lista que sobrescribe su propio pasado lo cumple solo a medias.

Antes del cambio: aclarar el estado de los datos

Un error típico al cambiar de sistema es copiar sin modificar una lista poco clara en un sistema nuevo. Después, la falta de claridad simplemente está mejor formateada. Aclare antes cuatro cuestiones:

1. ¿Qué versión es la válida? Fije una fecha de referencia y declare un archivo como determinante. A partir de entonces, los demás ya no se editan.
2. ¿Una fila, una instalación? Filas como «Extintores PB–3.º piso (12 uds.)» se dividen o se gestionan deliberadamente como una sola posición con número de unidades.
3. ¿Son correctas las ubicaciones? Edificio y sala figuran en columnas propias, con las mismas denominaciones que se usan en el día a día.
4. ¿Qué se sabe y qué se ha supuesto? Una fecha de inspección que falta se deja vacía o se marca. Una fecha inventada es peor que ninguna: genera un plazo que no tiene nada que ver con la realidad.

Busque además entradas duplicadas. La misma instalación aparece a menudo dos veces en la lista: una con el nombre del fabricante y otra con su ubicación.

Importación con vista previa

En la importación pueden salir mal muchas cosas a la vez. La columna «Standort» acaba en el campo «Bemerkung», 03.04. se convierte en el 4 de marzo y las diéresis se transforman en signos de interrogación. Por eso una buena herramienta no escribe nada antes de que usted haya visto lo que va a ocurrir:

• Propone qué columna de su archivo corresponde a qué campo y muestra filas de ejemplo.
• Hace una prueba y da el resultado de cada fila: correcta, con aviso u omitida — y por qué.
• Indica la cifra antes de que confirme: «Importar 183 filas» es una afirmación que se puede comprobar.

El orden también cuenta. Primero van los edificios y luego las instalaciones, porque cada instalación debe poder apuntar a un edificio.

Una importación debe poder deshacerse

Ocurre incluso con vista previa: se eligió el archivo equivocado, o la asignación de una columna era incorrecta, y el error se descubre solo al día siguiente. Entonces hace falta una vía de vuelta atrás que no consista en «borrarlo todo a mano».

Una reversión limpia elimina lo que creó la importación, pero solo aquello de lo que aún no depende nada. Si para una instalación importada ya se imprimió una etiqueta QR o se registró una orden, la instalación se conserva y el sistema explica por qué. De lo contrario, junto con el error desaparece también el trabajo realizado desde entonces.

Completar in situ lo que falta en la lista

Ninguna lista está completa. La luz de emergencia del sótano, el depósito de aire comprimido detrás del taller, el sistema anticaídas del tejado: faltan porque nunca dieron problemas. Por eso todo cambio de sistema incluye una ronda:

• Recorrer sala por sala, con la lista importada en la mano o en el teléfono.
• Registrar directamente las instalaciones que faltan, con una foto de la placa de características.
• Marcar como fuera de servicio, en lugar de borrar, las instalaciones que ya no existen: su historial sigue siendo una prueba.
• Identificar la instalación de forma inequívoca, por ejemplo con una etiqueta QR, para que la lista y la realidad coincidan.

Cómo convertir el inventario completo en una lista de plazos se describe en el artículo Elaborar un plan de inspecciones para los propios inmuebles.

Conocer la salida antes de entrar

Muchos solo se plantean una pregunta sobre un sistema nuevo en el siguiente cambio: ¿cómo se recuperan los datos? La respuesta debe conocerse antes de decidir. Preste atención a tres puntos:

• Completa: todos los datos, no solo una selección, y además los documentos y fotos en su original.
• Legible: en un formato abierto como CSV, que cualquier hoja de cálculo puede abrir.
• En cualquier momento: sin solicitarlo al proveedor, y también después de una rescisión del contrato.

Una exportación también es útil en el funcionamiento diario: como copia de seguridad antes de una depuración importante, como base para un análisis propio o como documentación para un sucesor o una sucesora. Por eso no la pruebe solo al cambiar, sino justo después de la implantación, y compruebe si realmente figura todo.

Regla de oro: primero aclarar el estado de los datos, luego importar — con vista previa, con vía de vuelta atrás y con una ronda para lo que no figura en ninguna lista. Y antes de entrar: saber cómo se sale.

Las referencias a normativas de este artículo son información general y no constituyen asesoramiento jurídico. En cada caso se aplican las normas del cantón y las exigencias del organismo competente.

Cómo ayuda Fristo

En «Daten übernehmen» se cargan primero los edificios y después las instalaciones como CSV, tal como los genera Excel con «Guardar como». Fristo propone la asignación de las columnas y muestra un informe de verificación fila por fila antes de que se escriba nada; cada importación puede deshacerse, siempre que aún no dependa nada de ella. La fecha de la última inspección se introduce al adoptar una plantilla de inspección, y la exportación de datos entrega en cualquier momento todos los datos como CSV con todos los archivos, también después de una rescisión del contrato.

Fuentes

• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, Art. 32b — Bundeskanzlei, Fedlex: fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de
• Brandschutzrichtlinie 12-15 «Brandverhütung und organisatorischer Brandschutz», Ziff. 4.2 — Vereinigung Kantonaler Feuerversicherungen VKF: bsvonline.ch