Remplacer la liste de maintenance Excel : les points clés de la transition

Le fichier s'appelle « Wartung_2019_final_v3.xlsx ». Il compte 14 colonnes et 183 lignes, trois couleurs et un onglet « alt » que personne n'ose supprimer. Le jaune signifie « à vérifier », du moins croit-on s'en souvenir. La personne qui a créé la liste est partie il y a deux ans. Depuis, deux personnes la remplissent à tour de rôle, et l'on ne découvre généralement qui détient la version à jour que lorsque les deux ont fait des modifications.

Dans bien des entreprises, la vue d'ensemble des maintenances et des contrôles ressemble à cela. Elle fonctionne tant qu'il ne se passe rien de particulier. Et elle est souvent le point de départ lorsqu'une entreprise passe à un système.

Cet article montre les points clés de la transition : clarifier l'état des données, importer avec aperçu, pouvoir annuler une erreur, compléter sur place ce qui manque dans la liste — et savoir comment récupérer les données.

Là où la liste atteint ses limites

Un tableur sait faire beaucoup de choses, mais il y en a quatre qu'il ne sait pas faire :

• Rappeler : il ne se manifeste pas lorsqu'une échéance approche. Quelqu'un doit l'ouvrir et le lire.
• Conserver l'historique : en saisissant le dernier contrôle, on écrase le plus souvent l'avant-dernier. Après trois ans, la liste ne sait plus que ce qui s'est passé en dernier.
• Justifier : le procès-verbal de contrôle se trouve ailleurs — dans un classeur, dans la boîte mail, chez le prestataire.
• Être tenu par plusieurs personnes : deux copies, deux vérités.

Or la liste est souvent plus qu'un aide-mémoire. Pour les équipements de travail tels que échelles, portes et chariots élévateurs, l'ordonnance sur la prévention des accidents et des maladies professionnelles exige que l'entretien soit documenté (OPA art. 32b) ; pour les installations de protection incendie, c'est la directive de protection incendie 12-15 qui l'exige. Une liste qui écrase son propre passé ne remplit cette exigence qu'à moitié.

Avant la transition : clarifier l'état des données

Une erreur typique lors du passage à un nouveau système consiste à copier telle quelle une liste peu claire. Ensuite, le flou est simplement mieux mis en forme. Clarifiez au préalable quatre questions :

1. Quelle version fait foi ? Fixez une date de référence et déclarez un fichier comme étant le fichier de référence. Tous les autres ne sont alors plus modifiés.
2. Une ligne, une installation ? Les lignes telles que « Extincteurs rez–3e étage (12 pces) » sont soit scindées, soit volontairement gérées comme une seule position avec un nombre de pièces.
3. Les emplacements sont-ils corrects ? Le bâtiment et le local figurent dans des colonnes distinctes, avec les mêmes désignations que dans l'usage quotidien.
4. Qu'est-ce qui est connu, qu'est-ce qui est supposé ? Une date de contrôle manquante reste vide ou est signalée. Une date inventée est pire que pas de date : elle génère une échéance qui n'a rien à voir avec la réalité.

Recherchez en outre les doublons. La même installation figure souvent deux fois dans la liste — une fois sous le nom du fabricant, une fois sous son emplacement.

Import avec aperçu

Lors de l'import, bien des choses peuvent mal tourner à la fois. La colonne « Emplacement » atterrit dans le champ « Remarque », le 03.04. devient le 4 mars, et les trémas se transforment en points d'interrogation. Un bon outil n'écrit donc rien avant que vous ayez vu ce qui va se passer :

• Il propose quelle colonne de votre fichier correspond à quel champ, et affiche des exemples de lignes.
• Il effectue un essai et indique pour chaque ligne le résultat : correcte, avec remarque ou ignorée — et pourquoi.
• Il indique le nombre avant que vous confirmiez : « reprendre 183 lignes » est une affirmation que l'on peut vérifier.

L'ordre compte également. D'abord les bâtiments, ensuite les installations, car chaque installation doit pouvoir être rattachée à un bâtiment.

Un import doit pouvoir être annulé

Même avec un aperçu, cela arrive : le mauvais fichier était sélectionné, ou l'attribution d'une colonne était erronée, et l'erreur n'est remarquée que le lendemain. Il faut alors un moyen de revenir en arrière qui ne se résume pas à « tout supprimer à la main ».

Une annulation propre supprime ce que l'import a créé — mais seulement ce à quoi rien n'est encore rattaché. Si une étiquette QR a déjà été imprimée pour une installation importée ou si un ordre a été saisi, elle est conservée, et le système indique pourquoi. Sinon, avec l'erreur disparaîtrait aussi le travail accompli depuis.

Compléter sur place ce qui manque dans la liste

Aucune liste n'est complète. L'éclairage de secours à la cave, le réservoir d'air comprimé derrière l'atelier, le dispositif antichute sur le toit — ils manquent parce qu'ils n'ont jamais posé de problème. C'est pourquoi chaque transition comprend une tournée :

• Parcourir local après local, avec la liste importée en main ou sur le téléphone.
• Saisir directement les installations manquantes, avec une photo de la plaque signalétique.
• Marquer comme hors service les installations qui n'existent plus au lieu de les supprimer — leur historique reste une preuve.
• Identifier l'installation de façon univoque, par exemple avec une étiquette QR, afin que la liste et la réalité se retrouvent.

La manière de transformer l'inventaire complet en calendrier d'échéances est décrite dans l'article Établir un plan de contrôle pour ses propres immeubles.

Connaître la sortie avant d'entrer

Beaucoup ne posent une question à un nouveau système qu'au prochain changement : comment récupère-t-on les données ? La réponse doit précéder la décision. Soyez attentif à trois points :

• Complet : toutes les données, pas seulement une sélection — et en plus les documents et les photos en version originale.
• Lisible : dans un format ouvert comme CSV, que tout tableur peut ouvrir.
• À tout moment : sans demande auprès du fournisseur, et même après une résiliation.

Un export est aussi utile en cours d'exploitation : comme sauvegarde avant un nettoyage important, comme base pour une analyse personnelle ou comme document pour un successeur ou une successeure. Ne l'essayez donc pas seulement lors du changement, mais dès la mise en service — et vérifiez que tout s'y trouve vraiment.

À retenir : d'abord clarifier l'état des données, puis importer — avec aperçu, avec possibilité de retour et avec une tournée pour ce qui ne figure dans aucune liste. Et avant d'entrer : savoir comment ressortir.

Les références aux prescriptions dans cet article constituent une information générale et non un conseil juridique. Dans chaque cas particulier, les prescriptions du canton et les exigences de l'autorité compétente s'appliquent.

Comment Fristo vous aide

Sous « Reprendre des données », vous importez d'abord les bâtiments, puis les installations au format CSV, tel que Excel le génère avec « Enregistrer sous ». Fristo propose l'attribution des colonnes et affiche un rapport de contrôle ligne par ligne avant que quoi que ce soit ne soit écrit ; chaque reprise peut être annulée, tant que rien n'y est encore rattaché. La date du dernier contrôle est saisie lors de la reprise d'un modèle de contrôle, et l'export de données fournit à tout moment toutes les données en CSV avec tous les fichiers — même après une résiliation.

Sources

• Verordnung über die Verhütung von Unfällen und Berufskrankheiten (VUV), SR 832.30, Art. 32b — Chancellerie fédérale, Fedlex : fedlex.admin.ch/eli/cc/1983/1968_1968_1968/de
• Brandschutzrichtlinie 12-15 « Brandverhütung und organisatorischer Brandschutz », ch. 4.2 — Association des établissements cantonaux d'assurance incendie VKF : bsvonline.ch