Databehandleraftale

Denne aftale gælder mellem den virksomhed, der bruger Fristo (»kunden«), og Hoang Nguyen (»Fristo«). Den er en del af forretningsbetingelserne og gælder, så længe Fristo behandler personoplysninger på kundens vegne. Den opfylder art. 9 i den schweiziske databeskyttelseslov (DSG) og art. 28 i EU's databeskyttelsesforordning (GDPR). Hvor denne aftale og forretningsbetingelserne er i modstrid med hinanden, går denne aftale forud.

Formål: drift af softwaren Fristo — bestand, eftersynsfrister, arbejdsordrer, fejlmeldinger, dokumentation, analyser, import og eksport, login og notifikation — og supporten.

Behandlingens art: lagring, organisering, visning, analyse inden for applikationen, afsendelse af notifikationer, sikkerhedskopiering, eksport og sletning.

Registrerede: kundens medarbejdere, personer hos eksterne firmaer, som kunden arbejder sammen med, personer, der indgiver fejlmeldinger via et QR-mærkat, og personer, der optræder i kundens dokumenter, fotos og planer.

Typer af personoplysninger: navne, e-mailadresser, telefonnumre, roller, tildelinger, arbejdstider og aktiviteter i arbejdsordrer, tekster i fejlmeldinger, fotos, dokumenter og underskrifter på dokumentation. Særligt beskyttelsesværdige personoplysninger behandler Fristo kun, hvis kunden selv registrerer dem; kunden undgår det, hvor det ikke er nødvendigt for formålet.

I tillægsmodulet Medicoteknik, hvis kunden bestiller det: personer, der instrueres i medicinsk udstyr — også uden konto —, med navn, personalenummer, afdeling og underskrift; desuden hændelser med medicinsk udstyr. For den person, en hændelse berører, giver Fristo kun plads til alder, køn og følger, ikke navn; kunden skriver heller ikke navne eller patientnumre i beskrivelsen.

Fakturaer fra eksterne firmaer, som kunden registrerer, med deres betalingsoplysninger (UID, IBAN, kreditornummer). I tillægsmodulet Regnskabsintegration, hvis kunden bestiller det: kundens kontoplan, konteringen af disse fakturaer og protokollen for hver overførsel; forbinder kunden Bexio, desuden adgangsnøglen til kundens Bexio, krypteret. Fristo overfører kun fakturaer og PDF’er, når kunden udløser en overførsel, og kun til det regnskab, kunden vælger; dets udbyder behandler dem på kundens vegne og er ikke underdatabehandler for Fristo.

I tillægsmodulet Adgang og nøgler, hvis kunden bestiller det: personer, som kunden udleverer nøgler eller badges til — medarbejdere og personer fra eksterne firmaer, også uden konto —, med navn, firma, funktion, telefon og underskrift ved udlevering og returnering; forhåndsanmeldelser fra eksterne firmaer med kontaktperson, de personer, der kommer, dage, sted, arbejdsopgaver og underskrift på ordensreglerne; arbejdstilladelser med vilkår, brandvagt og den dokumentation, firmaet uploader. Firmaet anmelder sig via et link uden konto.

I tillægsmodulerne AI-bilagsregistrering og Måleinstrumenter, hvis kunden bestiller dem: eftersynsrapporter og eksportfiler fra måleinstrumenter inklusive de personer, der er nævnt i dem (oftest navn og underskrift på den person, der har udført eftersynet), og det, der er læst ud af dem. Eftersynsrapporter giver Fristo videre til den sprogmodel, der er nævnt i privatlivspolitikken, så den kan læse dem.

I tillægsmodulet Rengøring, hvis kunden bestiller det: bekræftelser af rengøring med tidspunkt og det firma eller den konto, der har bekræftet — uden navne på rengøringspersonale —, tilbagemeldinger fra brugere uden navne og stikprøver med kontrollanternes svar.

I tillægsmodulet Arbejdssikkerhed, hvis kunden bestiller det: risikovurderinger med ansvarlige personer; ulykker, førstehjælpsindsatser og nærved-ulykker med sted, tidspunkt, hændelsesforløb, berørt person og førstehjælpere samt helbredsoplysninger (skade, behandling, fraværsdage) — særligt beskyttelsesværdige personoplysninger, som kun de personer, kunden giver adgang til dem, kan se, og som Fristo fjerner efter den frist, kunden har valgt; sikkerhedsinstruktioner med navn og underskrift.

Varighed: aftalens løbetid og den efterfølgende frist, hvor dataene forbliver tilgængelige i henhold til forretningsbetingelsernes § 7.

Fristo behandler kun dataene efter kundens instrukser. Disse instrukser er forretningsbetingelserne, denne aftale og det, som kunden indstiller og udløser i applikationen. Yderligere instrukser giver kunden skriftligt eller pr. e-mail. Mener Fristo, at en instruks er ulovlig, siger Fristo det til kunden.

Undtaget er det, som Fristo er forpligtet til i henhold til loven; i så fald underretter Fristo kunden på forhånd, i det omfang loven tillader det.

Den, der hos Fristo kan få adgang til dataene, er forpligtet til fortrolighed. Supportens adgang følger privatlivspolitikken (afsnittet »Supportens adgang«): i det daglige kun med kundens godkendelse, tidsbegrænset og logført.

Fristo træffer de tekniske og organisatoriske foranstaltninger i henhold til art. 8 DSG og art. 32 GDPR. De er beskrevet i privatlivspolitikken (afsnittet »Sådan beskytter vi dine data«), navnlig: krypteret overførsel, login uden adgangskode, adskillelse af virksomhederne i databaselaget, daglige sikkerhedskopier, logført adgang for supporten. Fristo tilpasser foranstaltningerne til det aktuelle tekniske niveau uden at sænke beskyttelsesniveauet.

Kunden godkender de underdatabehandlere, der er nævnt i privatlivspolitikken under »Hvem der ellers har adgang«. Fristo forpligter hver af dem kontraktligt til et tilsvarende beskyttelsesniveau og indestår over for kunden for deres forpligtelser som for sine egne handlinger (forretningsbetingelserne, § 11, stk. 4); begrænsningerne i forretningsbetingelsernes § 11, stk. 2 og 3, gælder.

En ny eller udskiftet underdatabehandler varsler Fristo mindst 30 dage i forvejen pr. e-mail til administrationen. Kunden kan inden for denne frist gøre indsigelse af en vægtig databeskyttelsesretlig grund. Kan der ikke findes en løsning, kan kunden opsige med virkning fra tidspunktet for skiftet; det, der er betalt forud, refunderer Fristo forholdsmæssigt.

Fristo videregiver kun data til stater med et tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau eller med garantier i henhold til art. 16, stk. 2, DSG og art. 46 GDPR — navnlig certificeringen i henhold til EU-US Data Privacy Framework og dets Swiss-US-del eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Hvilke stater det drejer sig om, fremgår af privatlivspolitikken.

Fristo bistår kunden med applikationens midler, så kunden kan besvare anmodninger fra registrerede: indsigt i data om virksomheden og om hver enkelt person med et klik, berigtigelse i profilen, sletning og begrænsning efter anmodning, udlevering via dataeksporten.

Anmoder en person hos kunden selv i applikationen om sletning eller begrænsning af sine data, underretter Fristo kundens administration. Kunden instruerer hermed Fristo i at gennemføre sådanne anmodninger, hvis kunden ikke gør indsigelse inden for ti dage; gør kunden indsigelse, afklarer Fristo sagen med kunden og personen. Anmodninger, som kunden selv fremsætter, gennemfører Fristo uden denne frist. Hver gennemførelse registreres i en signeret protokol, som kunden modtager.

Når en anmodning når Fristo ad anden vej, videresender Fristo den til kunden og besvarer den ikke selv.

Fristo bistår desuden kunden med behandlingssikkerheden, med anmeldelser af brud på persondatasikkerheden og med konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse, for så vidt det angår Fristo. Bistand, der går ud over applikationens midler og enkle oplysninger, kan Fristo afregne efter medgået tid.

Konstaterer Fristo et brud på persondatasikkerheden, der vedrører kundens data, underretter Fristo kunden om det så hurtigt som muligt, senest inden for 72 timer, med det, der er kendt: bruddets art, berørte data og personer, sandsynlige konsekvenser, trufne foranstaltninger. Det, der bliver kendt senere, eftersender Fristo. Kunden afgør, om tilsynsmyndigheden og de registrerede skal underrettes.

Kunden kan til enhver tid eksportere sine data fuldstændigt. Efter aftalens ophør forbliver de tilgængelige i fristen i henhold til forretningsbetingelsernes § 7; derefter sletter Fristo dem, og sikkerhedskopierne overskrives i den cyklus, som privatlivspolitikken angiver. Fristo må opbevare det, som loven kræver — navnlig fakturaer.

Fristo stiller på anmodning de oplysninger til rådighed for kunden, som kunden har brug for til at dokumentere overholdelsen af denne aftale — primært skriftligt: beskrivelse af foranstaltningerne, liste over underdatabehandlere, deres certifikater og rapporter.

En inspektion på stedet er kun mulig ved begrundet anledning: med et varsel på mindst 30 dage, i normal arbejdstid, uden adgang til andre kunders data og ved en person, der er forpligtet til fortrolighed. Omkostningerne afholdes af kunden. Underdatabehandlernes datacentre kontrolleres via deres rapporter og certifikater, ikke på stedet.

For ansvaret gælder forretningsbetingelsernes § 11. I øvrigt gælder forretningsbetingelserne, også hvad angår lovvalg og værneting.