Privatlivspolitik

Dataansvarlig i henhold til den schweiziske databeskyttelseslov (DSG) er:

Fristo — et tilbud fra Hoang Nguyen
Hohfurristrasse 24, 8408 Winterthur, Schweiz
datenschutz@fristo.ch

For kunder i EØS: Vi behandler data fra Schweiz. EU anerkender, at Schweiz har et tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau.

Denne privatlivspolitik beskriver, hvad vi selv gør med data: på vores websted, ved login, fakturering og support.

For de data, som en virksomhed registrerer i Fristo — også dem om dens medarbejdere og eksterne firmaer og fejlmeldingerne via QR-mærkater —, er virksomheden ansvarlig. Vi behandler dem på dens vegne og efter dens instrukser (forretningsbetingelserne, § 8, og databehandleraftalen). Spørgsmål herom retter du bedst til virksomheden; det, der når os, videresender vi til den.

Konto: navn, e-mailadresse, telefonnummer (frivilligt), rolle, sprog.

Virksomhedsdata: bygninger, anlæg, arbejdsordrer, fejlmeldinger, eftersynsfrister, dokumenter, fotos og planer og den tilhørende dokumentation — altså det, du selv registrerer.

Beskeder: Beskeder, fotos og filer, som personer i en virksomhed skriver til hinanden, gemmer vi som virksomhedsdata på virksomhedens vegne. De kan læses af samtalens medlemmer; en samtale om en arbejdsordre af alle, der må se denne arbejdsordre. Virksomhedens administration læser ikke med i direkte samtaler og grupper, som den ikke er medlem af. En slettet besked mister straks tekst og vedhæftede filer. I browseren kommer beskeder frem via en tjeneste fra Laravel Cloud i Frankfurt, på telefonen via Apple (afsnittet »Fristo-appen«). De gemmes, så længe virksomhedens aftale løber.

Fejlmeldinger uden konto: Den, der melder en fejl via et QR-mærkat, angiver en tekst og frivilligt navn og e-mailadresse — adressen, så vedkommende kan få at vide, hvordan det ender. Der oprettes ingen konto i den forbindelse.

Forhåndsanmeldelser uden konto: Eksterne firmaer anmelder via et link deres opgave hos en virksomhed med tillægsmodulet Adgang og nøgler — med kontaktperson, de personer, der kommer, og en underskrift; et rengøringsfirma bekræfter sit arbejde i tillægsmodulet Rengøring via linket til sit adgangskort. Virksomheden er ansvarlig (afsnittet »Hvad virksomheden er ansvarlig for«); der oprettes ingen konto i den forbindelse.

Login: tidspunktet for seneste login, sessionen og loginkoderne, hver især med IP-adresse (afsnittet »Logfiler og IP-adresser«).

Accept af betingelserne: Den, der opretter en konto, accepterer forretningsbetingelserne og brugsvilkårene. Vi registrerer, hvem der har accepteret hvilken udgave, hvornår og på hvilket sprog.

Aftaler: Underskriver du i Fristo en aftale med os, registrerer vi navn, funktion, e-mailadresse, tidspunkt, IP-adresse og browseridentifikation som dokumentation.

Fakturering: faktureringsadresse, niveau, fakturaer og betalinger. Kortdata ser vi aldrig. Vælger du QR-faktura, kontrollerer vi din virksomheds UID-nummer i det offentlige UID-register hos det schweiziske forbundsstatistikkontor. Vi registrerer resultatet, virksomhedens navn ifølge registret og tidspunktet og tager hensyn til din betalingsadfærd hos os (rykkere). Vi spørger ikke et kreditoplysningsbureau.

E-mails til os og vores adressebog: Den, der skriver til os — via kontaktformularen eller pr. e-mail —, står derefter i vores adressebog med navn, e-mailadresse og det, vedkommende fortæller os (f.eks. firma, telefon, funktion), samt selve beskederne. Så kan vi finde korrespondancen igen og skal ikke begynde forfra med hvert svar.

Indsigt, sletning og begrænsning: Vi registrerer, hvem der har anmodet om hvad og hvornår, og hvad vi har gjort — som dokumentation, i en signeret protokol.

Kontaktformular og besøg på vores offentlige sider: hver i sit eget afsnit nedenfor.

Til drift af applikationen: beregne frister, tildele arbejdsordrer, danne dokumentation, logge dig ind og give dig besked. Desuden til fakturering og support, til sikkerhed og for at finde og rette fejl. Dine virksomhedsdata bliver ikke analyseret til andre formål, og de bliver ikke solgt til tredjeparter.

Afhængigt af formålet:

Opfyldelse af en kontrakt (art. 31, stk. 2, litra a, DSG; art. 6, stk. 1, litra b, GDPR) — for driften af applikationen og faktureringen.

Legitim interesse (art. 31, stk. 1, DSG; art. 6, stk. 1, litra f, GDPR) — for sikkerhed, forebyggelse af misbrug og fejlsøgning, den anonyme optælling af sidevisninger, spambeskyttelsen i kontaktformularen og opbevaringen af dokumenter, som schweizisk ret kræver.

Samtykke (art. 6, stk. 1, litra a, GDPR) — udelukkende for besøgsstatistikken med id. Du kan til enhver tid trække det tilbage via »Cookieindstillinger« nederst på hver side; det, der er registreret indtil da, forbliver lovligt.

Ud over dette gør vi intet, der ville kræve samtykke: ingen annoncesporing, ingen profiler, ingen videregivelse til fremmede formål. Automatiske individuelle afgørelser træffer vi ikke.

Applikation og database kører på servere i Frankfurt am Main (region eu-central-1), drevet via Laravel Cloud på Amazon Web Services. Dér ligger også de daglige sikkerhedskopier.

Filer — fotos, dokumenter, planer, dokumentation — ligger i et lager hos Cloudflare (R2), som Laravel Cloud driver for os. Dets placering er ikke bundet til EU.

Set fra Schweiz er det en videregivelse til udlandet. Til staterne i EØS er den tilladt, fordi det schweiziske forbundsråd anerkender, at de har et tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau (bilag 1 til den schweiziske Datenschutzverordnung). Hvad der går til USA, og hvilken garanti vi støtter os på i den forbindelse, fremgår af næste afsnit.

Nogle af vores leverandører har hjemsted i USA og kan dér blive pålagt af myndighederne at udlevere data. Aftalerne med dem forpligter dem til at prøve sådanne anmodninger og til at underrette os, i det omfang loven tillader det. Overførslen er krypteret, og vi udleverer selv kun data, som loven forpligter os til at udlevere.

Vi bruger leverandører, der behandler data på vores vegne. Med hver af dem har vi indgået en databehandleraftale.

– Laravel Holdings Inc. (USA) med Laravel Cloud: drift af applikation, database, fillagring og sikkerhedskopier. Laravel bruger hertil egne underdatabehandlere, navnlig Amazon Web Services (datacentre i Frankfurt) og Cloudflare (fillagring og det netværk, der videresender hver forespørgsel og afværger angreb; i den forbindelse behandles din IP-adresse).

– Laravel Nightwatch (ligeledes Laravel Holdings Inc.): overvågning af fejl og svartider. For hver forespørgsel registreres den anmodede adresse, tidspunkt, varighed og resultat, desuden en forkortet IP-adresse og id'et for den indloggede person — ikke personens navn, ikke personens e-mailadresse og ikke det, du indtaster i formularer. Derudover fejlmeddelelser og emnet for afsendte e-mails. Dataene ligger i EU og slettes efter 90 dage.

– cyon GmbH (Basel, Schweiz): afsendelse af vores e-mails — loginkoder, notifikationer, modtagelseskvitteringer, fakturaer. Behandlingen finder sted i Schweiz.

– Anthropic PBC (USA): kun når du bruger »Hent fra dokument«, rumgenkendelsen på plantegningen eller modulet AI-bilagsregistrering. Det valgte dokument sendes til analyse hos en sprogmodel; forslaget kommer tilbage i en formular, som du ser og kan ændre, før du gemmer. Anthropic bruger i henhold til aftalen ikke dataene til træning og sletter input og resultater inden for 30 dage — medmindre Anthropic skal opbevare dem længere på grund af misbrug eller i henhold til loven. Den samme model kan hjælpe os med at formulere svar på dine beskeder; i så fald sendes beskedens tekst med.

– Stripe Payments Europe Ltd. (Irland): kortbetalinger, så snart du betaler for et abonnement med kort. Kortdata går direkte til Stripe; vi ser og gemmer dem aldrig. For forebyggelse af svig og lovpligtige forpligtelser er Stripe selv ansvarlig og overfører i den forbindelse data til Stripe Inc. (USA).

– Google LLC (USA): reCAPTCHA i kontaktformularen (afsnittet »Kontaktformularen og dens spambeskyttelse«).

– Apple (Apple Distribution International Ltd., Irland, og Apple Inc., USA): levering af notifikationer til Fristo-appen. Apple baserer overførslen til USA på Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Indbetalinger på QR-fakturaer henter PostFinance AG (Bern) for os; den behandler dataene som bank på eget ansvar.

Til vores egen kommunikation og administration — e-mail, kontorprogrammer, bogføring, forsendelse — bruger vi almindelige tjenester med hjemsted eller datacentre i Schweiz og EU. Det, du skriver til os, ligger dér.

Til USA går data til Laravel, Cloudflare, Anthropic, Stripe, Google og Apple. Laravel, Cloudflare, Stripe og Google er certificeret i henhold til EU-US Data Privacy Framework og dets Swiss-US-del; for certificerede virksomheder anerkender Schweiz og EU et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Med Anthropic gælder Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser i den udgave, som den schweiziske føderale databeskyttelses- og offentlighedskommissær (EDÖB) har anerkendt; det samme gælder supplerende for alle de andre, hvis en certificering bortfalder.

Ud over dette videregiver vi ingen data — medmindre loven pålægger os det.

Ved hver forespørgsel behandler vores hostingudbyder og dens netværk din IP-adresse for at levere siden og afværge angreb.

Vi begrænser selv loginforsøg, fejlmeldinger og henvendelser via kontaktformularen pr. IP-adresse; disse tællere udløber efter højst en time. Til en loginkode gemmer vi din e-mail- og IP-adresse og sletter begge efter 30 dage. Din session kan indeholde IP-adresse og browseridentifikation; den slutter to timer efter seneste sidevisning. Underskriver du en aftale i Fristo, registrerer vi IP-adresse og browseridentifikation som dokumentation, så længe aftalen skal opbevares.

Ud over dette gemmer vi ingen IP-adresse — heller ikke i kontaktformularen og ved fejlmeldinger via et QR-mærkat.

Så længe din konto findes. Efter aftalens ophør er din virksomheds data endnu i en periode tilgængelige, men kun til læsning, så du kan eksportere dem fuldstændigt — i mindst 30 dage og højst ét år; den nøjagtige frist oplyser vi dig sammen med opsigelsen. Derefter sletter vi dem. Dokumentation, som du selv har arkiveret, forbliver uændret læsbar indtil da.

Sikkerhedskopierne går en måned tilbage; ældre slettes. Så længe kan slettede data stadig findes dér.

Loginkoder: 30 dage. Henvendelser fra kontaktformularen og e-mails til os med den tilhørende korrespondance: to år efter den seneste besked — derefter sletter vi dem automatisk og dermed også indførslen i adressebogen, medmindre du er kunde eller forretningspartner. Besøgsstatistik med id: 14 måneder. Protokoller over indsigt, sletning og begrænsning: ti år, som dokumentation.

Fakturaer og regnskabsbilag opbevarer vi i ti år, fordi den schweiziske obligationsret kræver det (art. 958f OR). Underskrevne aftaler og accepten af betingelserne opbevarer vi, så længe krav i henhold til dem endnu ikke er forældet — op til ti år efter aftalens ophør (art. 127 OR).

Tekniske og organisatoriske foranstaltninger i overensstemmelse med det aktuelle tekniske niveau:

Krypteret overførsel (TLS) på alle forbindelser.

Login uden adgangskode — med engangskode eller adgangsnøgle. Ved en adgangsnøgle bliver fingeraftryk og ansigt på din enhed; vi modtager dem aldrig.

Adskillelse af virksomhederne i databaselaget, ikke først i brugerfladen.

Daglige sikkerhedskopier og logført adgang for supporten.

Fuldstændig sikkerhed kan ingen garantere. Konstaterer vi et brud på persondatasikkerheden, der berører dig, underretter vi dig og — hvor loven kræver det — tilsynsmyndigheden.

Ved dit første besøg spørger vi dig, hvilke cookies du tillader. Dit valg kan du til enhver tid ændre via »Cookieindstillinger« nederst på hver side.

Nødvendige — altid aktive, fordi siden ikke fungerer uden dem:
– fristo-session: din session og dit login, to timer efter seneste sidevisning
– XSRF-TOKEN: beskyttelse mod misbrug af formularer, lige så længe
– appearance: dit valg af udseende, ét år; sidebar_state: om applikationens sidepanel er åbent, syv dage
– fristo_consent: dit svar på dette spørgsmål, ét år
– fristo_reinigung: et rengøringsfirmas adgangskort på den telefon, der har åbnet adgangskortets link, ét år

Analyse — kun med dit samtykke:
– fristo_av: et tilfældigt id, som vi genkender gentagne besøg på, ét år. Det indeholder intet om dig og læses kun på vores offentlige sider.

Desuden gemmer siden følgende i din browsers lager (ikke som cookie og uden at sende det til os): dine indstillinger for læsehjælp, den valgte valuta for priserne og dit cookievalg.

Vi sætter ingen cookies for tredjeparter. Den eneste undtagelse er Google reCAPTCHA: Den indlæses, så snart afsnittet med kontaktformularen vises på skærmen, og kan så sætte sine egne cookies (afsnittet »Kontaktformularen og dens spambeskyttelse«).

Det, du skriver i formularen — navn, e-mailadresse, frivilligt virksomhed og telefon, din besked —, gemmer vi for at kunne svare. Henvendelsen og korrespondancen om den sletter vi automatisk to år efter den seneste besked.

Mod masseudsendelser bruger vi Google reCAPTCHA v3. Så snart afsnittet med formularen vises på skærmen, indlæser din browser et script fra Google. Fra da af sendes tekniske oplysninger om din enhed og din adfærd på siden til Google — også til USA —, og når du sender formularen, omregnes de til en score, der angiver, hvor sandsynligt det er, at du er et menneske. Grundlaget er vores legitime interesse i en formular, der forbliver tilgængelig (art. 31, stk. 1, DSG; art. 6, stk. 1, litra f, GDPR); for overførslen til USA støtter vi os på EU-US Data Privacy Framework og dets Swiss-US-del, som Google er certificeret i henhold til.

Derudover gælder Googles privatlivspolitik og servicevilkår (policies.google.com). Fra denne kontrol gemmer vi kun scoren for at kunne vurdere, om tærsklen er sat rigtigt. Tilbageholder spambeskyttelsen din henvendelse, kan du kontakte os pr. e-mail på email@fristo.ch.

Vi vil gerne vide, hvordan vores offentlige sider — forsiden, de juridiske sider, registreringen — bliver brugt, så vi kan forbedre dem. Til det findes der to trin.

Uden samtykke tæller vi anonymt: én linje pr. dag med side, sprog, enhedstype (telefon eller computer) og navnet på det websted, den besøgende kom fra — og en tæller. Ingen IP-adresse, intet id i din browser, intet klokkeslæt. Derudfra kan intet besøg spores tilbage, heller ikke af os.

Med dit samtykke registrerer vi desuden for hver sidevisning:
– det tilfældige id fra cookien fristo_av og et id for sessionen
– den viste side med dens adresse, inklusive kampagneoplysninger (utm)
– den side, du kom fra
– browser, styresystem og enhedstype, udledt af den identifikation, som din browser sender med
– land og, hvor det er tilgængeligt, by — fastslået ud fra IP-adressen af det netværk, der er koblet foran vores hostingudbyder
– sprog, tidspunkt og hvor hurtigt siden svarede

Der gemmes ikke: din IP-adresse (heller ikke krypteret eller forkortet), dit navn, din e-mailadresse eller en forbindelse til en konto. Dataene ligger hos vores hostingudbyder i Frankfurt, videregives ikke og slettes efter 14 måneder.

Bag login er der ingen besøgsstatistik og ingen analyse af din adfærd. For at Fristo kan køre pålideligt, registrerer vi dér tekniske oplysninger om hver forespørgsel — hvilken side, hvor hurtigt, om der opstod en fejl (Nightwatch, afsnittet »Hvem der ellers har adgang«).

Vi informerer vores kunders konti i Fristo om nye funktioner, vedligeholdelse og driftsforstyrrelser, inviterer til arrangementer og sender en hilsen på helligdage. En sådan rundskrivelse vises blandt notifikationerne og under »Nyheder«; vigtige rundskrivelser sender vi desuden pr. e-mail eller som notifikation til telefonen (afsnittet »Fristo-appen«).

Til det bruger vi det, din konto allerede indeholder — navn, sprog, rolle og virksomhed —, så en rundskrivelse når de rigtige personer, på deres sprog og med deres navn. For hver person registrerer vi, om og hvornår vedkommende har åbnet den, om den allerede er vist ved åbning af Fristo, og om den er sendt pr. e-mail: Så tæller den som læst og vises ikke to gange. Kun antallet bliver analyseret, aldrig den enkelte person — vi ser, hvor mange der har åbnet en rundskrivelse, ikke hvem. Vi registrerer ikke, om du åbner en e-mail.

Du kan når som helst framelde dig rundskrivelser pr. e-mail om arrangementer, helligdage og nye funktioner — via linket i hver rundskrivelse pr. e-mail eller i Fristo under »Nyheder«. I selve Fristo vises de fortsat. Undtaget er meddelelser om driftsforstyrrelser, vedligeholdelse og rettelser og personlige beskeder om din aftale: De er en del af vores ydelse og kommer også, efter at du har frameldt dig.

Billeder i rundskrivelser ligger på en offentlig adresse med et tilfældigt navn, den samme for alle modtagere — ellers ville dit mailprogram ikke vise dem. De indeholder ingen data fra virksomheder.

En sprogmodel fra Anthropic kan foreslå og oversætte teksten for os (afsnittet »Hvem der ellers har adgang«). Dertil går kun vores egne tekster, ingen oplysninger om dig eller din virksomhed.

Grundlaget for meddelelser om driftsforstyrrelser, vedligeholdelse, rettelser og din aftale er opfyldelse af en kontrakt (art. 31, stk. 2, litra a, DSG; art. 6, stk. 1, litra b, GDPR); for de øvrige rundskrivelser er det vores legitime interesse i at informere vores kunder om Fristo (art. 31, stk. 1, DSG; art. 6, stk. 1, litra f, GDPR).

Appen til iPhone er endnu en adgang til den samme applikation; alt i denne privatlivspolitik gælder også for den. Derudover gælder:

Enhed: Ved parring registrerer vi, hvad enheden er (»iPhone«), versionerne af app og styresystem, et navn som »Marcos iPhone« og hvornår den sidst blev brugt. Så kan du og din virksomhed se i Fristo, hvilke enheder der er logget ind, og logge hver enkelt ud. En enhed, der ikke er brugt i 90 dage, logges automatisk ud — i virksomheder med eget loginsystem efter 30 dage.

Notifikationer: Tillader du notifikationer, får appen et id fra Apple, som vi sender notifikationer til — fx »Ny arbejdsordre til dig« med titel og sted for arbejdsordren eller en ny besked med afsender og begyndelsen af teksten. De leveres via Apples pushtjeneste. Når du logger ud, sletter vi id’et.

Kamera og fotos: Kameraet læser QR-koder på enheden; kun den genkendte kode overføres. Fotos, som du tager ved en arbejdsordre, en fejlmelding eller i en samtale eller vælger blandt dine fotos, går til Fristo som et foto, der er uploadet i browseren.

Diktering: Talegenkendelsen kører på enheden. Kun den genkendte tekst overføres, aldrig optagelsen.

Face ID og adgangskode: Kontrollen foretages af styresystemet. Appen får kun at vide, om den lykkedes.

På enheden: For at du kan arbejde uden dækning, gemmer appen dine egne arbejdsordrer med de tilhørende bygninger, anlæg og dokumenter samt indtastninger, der endnu ikke er sendt — med styresystemets filbeskyttelse. Widgets, låseskærmen og Dynamic Island viser kun det, der allerede ligger på enheden. Når du logger ud, sletter appen alt dette.

Ingen reklamer, ingen sporing: Appen indeholder ingen reklamer og ingen analyse- eller sporingstjenester fra tredjeparter.

Download og opdateringer sker via App Store; det er Apple selv ansvarlig for.

Du kan kræve indsigt i dine data og en kopi af dem, få dem berigtiget, slettet eller begrænset og modtage dem i et almindeligt anvendt elektronisk format, så du kan give dem videre (art. 25, 28 og 32 DSG; art. 15 til 20 GDPR).

Det meste klarer du uden os. Indsigtsrapporten downloader du i din profil under »Dine data« — en signeret PDF til at læse og en JSON-fil til at give videre; for hele virksomheden gør administrationen det under »Support og databeskyttelse«. Dine oplysninger retter du i din profil; hele virksomhedens data downloader administrationen fuldstændigt med dataeksporten. Sletning og begrænsning anmoder du om de samme steder; vi gennemfører dem inden for 30 dage og sender dig en signeret protokol. Begrænset betyder: Dine data forbliver gemt og læsbare, men de bliver ikke længere ændret eller behandlet yderligere.

Det, vi skal opbevare som dokumentation, bevares også efter en sletning — fakturaer, underskrevne aftaler og accepten af betingelserne (afsnittet »Hvor længe«). Hvor din virksomhed i sine dokumenter henviser til dig — arbejdsordrer, tilbagemeldinger, dokumentation —, står der derefter »Ex-Mitarbeiter/in« (tidligere medarbejder). Instruktioner i medicinsk udstyr beholder navn, personalenummer og underskrift, fordi virksomheden opbevarer dem som dokumentation for udstyret (udstyrsjournal).

Uden konto eller ved spørgsmål: datenschutz@fristo.ch. Drejer det sig om data, som en virksomhed har registreret i Fristo, er virksomheden ansvarlig; anmoder du om sletning eller begrænsning i applikationen, underretter vi virksomheden, og den kan gøre indsigelse inden for ti dage. Kommer du ikke videre, kan du henvende dig til den schweiziske føderale databeskyttelses- og offentlighedskommissær (edoeb.admin.ch); i EØS til den tilsynsmyndighed, der er kompetent for dig.

Hvor vi støtter os på en legitim interesse, kan du til enhver tid gøre indsigelse mod behandlingen — af grunde, der vedrører din særlige situation. En besked til datenschutz@fristo.ch er nok. Vi behandler så ikke længere dataene, medmindre der foreligger vægtige grunde hertil, som går forud for dine interesser, eller vi har brug for dem til at gøre retskrav gældende eller forsvare os mod dem.

I det daglige ser vi kun dine data, når du synligt giver adgang til en bestemt sag. Adgangen er tidsbegrænset og bliver logført; loggen kan du se.

Undtaget er det, der er nødvendigt uden din godkendelse: at afhjælpe en driftsforstyrrelse eller en sikkerhedshændelse, at gendanne en sikkerhedskopi, at forfølge et tip om misbrug eller at opfylde en lovpligtig forpligtelse. Sådan adgang begrænser vi til det nødvendige og registrerer den.

Vi tilpasser denne privatlivspolitik, når applikationen eller retstilstanden ændres. Øverst står, hvornår den sidst er opdateret. Ved væsentlige ændringer underretter vi virksomhedernes administration pr. e-mail eller i applikationen.